Coordonnateur.trice de l'accueil - Welcome Coordinator

An english version will follow Notre compagnie soeur Cinesite recherche un.e coordonnateur.trice de l'accueil pour rejoindre le département des opérations.

Dans les coulisses de Cinesite  Cinesite est un studio international d'effets visuels et d'animation qui compte plus de 30 ans d'expérience dans l'industrie du cinéma et télévisuelle et qui est fier de produire des œuvres avant-gardistes et primées.

Nous travaillons en tant que collectif, où l'excellence, l'expertise et l'expression sont valorisées par tous.

Cinesite Montréal est à la recherche d’un(e) coordonnateur / coordonnatrice de l’accueil pour assister l’équipe Opérations dans les tâches administratives quotidiennes et pour s’assurer du bon fonctionnement des opérations au bureau.

Sous la direction de la gestionnaire des opérations, le.la coordonnateur.trice sera responsable de l’aire de réception incluant l’accueil de clients et de visiteurs.

Elle aidera également à coordonner et à mettre en place des procédures liées au processus d'intégration et d'accueil des nouveaux employés afin d’offrir une expérience employé agréable.  À quoi va ressembler votre quotidien ?  S’assurer de respecter les mesures de sécurité du studio  : enregistrements des visiteurs à la réception, signatures des accords de non-divulgation, gestion efficace des visiteurs inattendus, des clients, etc.

Accueillir les nouveaux employés et les visiteurs au bureau selon la procédure de l'entreprise.

Coordonner l'arrivée des employés qui passent du télétravail complet au travail au studio et agir en tant que personne-ressource au bureau (leur montrer l'espace de travail qui leur est assigné, répondre aux questions).

Organiser des visites de studios pour les nouveaux employés et les visiteurs.

Assurer le respect des mesures de santé et sécurité de Cinesite selon les protocoles établis (entrée et sortie des visiteurs, accords de non-divulgation, questionnaire santé, etc.).

S’occuper des demandes de livraisons (FedEX, courriers) et les expéditions postales conformément à la procédure de l’entreprise.

Suivre toutes les absences des employés reçues par courriel et envoyer des mises à jour quotidiennes.

Faire l’inventaire des cartes d’accès et informer les opérations pour placer la commande et s’assurer que toutes les cartes d’accès temporaires des visiteurs sont comptabilisées quotidiennement.

Effectuer des demandes pour des achats administratifs et les commandes hebdomadaires pour le personnel du studio.

Organiser des activités hebdomadaires ou ad hoc (ex.

séances de massage, évènements au bureau) pour les employés de Cinesite.

Maintenir l'intégrité et la confidentialité des informations du studio.

Soutenir l'équipe des opérations et participer à divers projets selon les besoins.

• Offrir du support à d’autres postes administratifs au besoin (ex.

pour organiser des voyages d’affaires ou des relocalisations d’employés).

Qualifications Bonnes connaissances de Word, Excel la suite Google.

Excellentes compétences en communication.

Maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.

Démontre des compétences organisationnelles et la capacité à gérer plusieurs priorités à la fois.

Digne de confiance, fiable et ponctuel.

Habileté à rester calme sous pression.

Disponibilité à travailler sur site à temps plein.

Projecteur sur nos avantages Flexibilité :  Nous avons pleinement adopté le travail hybride, offrant à nos employés la flexibilité de travailler à domicile, au studio ou d’alterner les deux (sauf exception),  CineCare pour votre bien-être :   Assurances collectives flexibles modulaires Programme de support aux employés, Plateforme de télémédecine (Dialogue) Programme Inflow (TDA-H)  Jours personnels  Nos autres avantages :   Un jour de célébration flottant pour célébrer avec vous ce qui vous rend unique  L’équipement et le matériel pour travailler au bureau et la maison Accès à des activités culturelles et pour votre bien-être (yoga, massage) Rabais avec divers partenaires Et plus encore… Apprenez-en plus sur notre culture ici .

Pour postuler L'expérience candidat est au cœur de nos processus guidés par nos valeurs d'équité, d'empathie et de transparence. Si vous voulez faire partie de l'histoire de Cinesite, veuillez soumettre votre candidature en ligne via ce site.

Si votre candidature est acceptée, vous serez contacté.e sous peu.

Si votre candidature n'est pas retenue pour ce poste, elle restera au dossier pour de futures opportunités.

Behind the scenes at Cinesite Cinesite is an international Visual Effects and Animation studio with over 30 years of experience in the film and television industry.

We take pride in producing cutting-edge, award-winning work.

We operate as a collective, where excellence, expertise, and creativity are valued by all.

Cinesite Montreal is recruiting a Welcome Coordinator to assist the Operations team in their daily administrative tasks to ensure the smooth running of the office.

Reporting to the Operations Manager, this person will be responsible for the reception area including greeting clients and visitors.

They will also help coordinate and implement procedures related to the onboarding process for new employees to provide a pleasant employee experience.

What your day-to-day will look like?

Ensure compliance with office security measures (visitors sign- in and out, sign a non-disclosure agreement, effectively manage unexpected visitors, manage clients, etc.).

Meet and greet new employees and visitors in a friendly and welcoming manner according to company procedure.

Coordinate the arrival of employees switching from fully remote working to office working, and act as their point person in the office (showing them to their assigned workspace, answering questions).

Conduct studio tours for new employees and visitors.

Ensure compliance to Cinesite’s security and health and safety measures (visitors sign- in and out, non-disclosure agreements, health declaration, etc.).

Handle shipping requirements (FedEx, couriers, post) and coordinate post office runs according to company procedures.

Keep track of all employee absences and send daily updates by email.

Take inventory of access cards and inform operations to place orders and ensure that all temporary visitor access cards are accounted for daily.

Make day-to-day administrative purchases and place weekly orders for the studio staff.

Organize weekly or ad hoc activities (e.g., massage sessions, office events) for Cinesite employees.

Uphold the integrity and confidentiality of studio information.

Support the Operations team and participate in various projects as needed.

Perform and provide general administrative duties to support the team as needed (e.g.

to organize business trips or employee relocations).

Qualifications Good knowledge of Word, Excel, and Google Suite.

Strong communication skills.

Fluent in French and English, both oral and written.

Demonstrated organizational skills and an ability to manage multiple priorities.

Friendly and helpful manner.

Trustworthy, reliable, and punctual.

Ability to work under pressure.

Available to work on site full-time.

Spotlight on our benefits  Flexibility :  We have fully embraced hybrid work, offering our employees the flexibility to work from home, at the studio, or alternate between the two (with exceptions).

CineCare  for your well-being : Flexible modular group insurance Employee support program Telemedicine platform (Dialogue) Inflow program (ADHD) Personal days Other benefits : A floating celebration day to honor what makes you unique Equipment and material for both office and home  Access to cultural and well-being activities (yoga, massage, etc.) Discounts and deals with various partners And much more!

Learn more about our culture here.

To Apply  The candidate experience is at the heart of our recruitment processes.

We are guided by our values of fairness, empathy, and transparency.

To be a part of the Cinesite story, please submit your application online through our  website.

If your application is accepted, you will be contacted shortly.

If your application is not selected for this position, it will remain on file for future opportunities.

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