Building Facilities and Maintenance Coordinator

Building Facilities and Maintenance Coordinator

Position Description
The ideal candidate for this role will have a minimum of 3 years' experience as a Building Facilities and Maintenance Coordinator where they have maintained multiple locations. Most importantly, they will be proactive and have highly developed teamwork and interpersonal skills.

Your future duties and responsibilities
-Responsibility for day-to-day buildings operation management, including safety and regulatory checks
-Direct Liaison with Landlords, Property Managers and Cleaners as it pertains to Facility related items
-Work closely with CRE in the design planning of new and existing office renovations including member relocations, furniture procurement etc.
-Manage the security (access requests, alarm investigations, etc.), cleaning, maintenance (planned and reactive), safety (evacuation drills, training, ergo requests) and service the offices to ensure a safe and comfortable working environment for members
-Work with Manager for the procurement of facilities contracts, implement best practices to improve efficiency, and to constantly strive to reduce operating costs and increasing productivity
-Work with Manager to develop Budget and expenditure planning (Purchase Orders) and management including proactive review of all tenders/contracts and detailed reporting on same
-Help negotiate contracts with external vendors for all facilities services, equipment and office products (including purchasing)
-Responsible for annual audit process (maintain registry and prepare for audit with Manager)
-Responsible for misc. reports (security, energy, paper consumption, etc.)
-Look to optimize space planning, internal moves and office utilization
-Reporting to Facilities Manager on Facilities Management and making recommendations where relevant
-Project management, supervision and coordination of work of contractors, vendors and team members
-Responding appropriately to emergencies or urgent issues as they arise and resolving same in a timely manner
-Coordinating facility requests from staff/members and responding to same in a timely manner
-Occupancy Reporting
-Event planning (provide guidance, assistance when required)
-Be the backup for team members when required.
-Other duties as required

Required qualifications to be successful in this role
-Minimum of 3 years' experience in a similar position and environment is essential.
-Experience managing a facilities team, with oversight of day-to-day work and management of their performance and professional development is an asset.
-Demonstrated experience in budgeting, space planning and management of multiple locations
-Project Management experience is an asset.
-Technical knowledge of building and mechanical systems (Hvac, generators) is a asset.
-Exceptional administrative and organizational skills with an ability to work to, and implement processes
-Excellent verbal and written skills in both French and English
-Proven record of accomplishment of accountability, problem solving driving results.
-Ability to influence at all levels of an organization and build relationships with both staff/members and the Senior Management Team
-High level of customer service experience and professional, friendly & flexible attitude required
-Computer literacy and advanced level knowledge of Powerpoint, Excel, Word and MS Project
-Ability to work independently, in a fast-paced environment
-Attention to detail (writing reports, site inspections, etc.)
-May be required to travel/visit other sites on occasion (within Quebec)
-Ability to deal with crisis situations and emergencies
-May be required to work after hours in case of an emergency

CGI is providing a reasonable estimate of the pay range for this role. The determination of this range includes factors such as skill set level, geographic market, experience and training, and licenses and certifications. Compensation decisions depend on the facts and circumstances of each case. A reasonable estimate of the current range is $50,000–$100,000. This role is an existing vacancy.

Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.

Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…

You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.

Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.

You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.

At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter.

To learn more about accessibility at CGI, contact us via email. Please note that this email is strictly for accessibility requests and cannot be used for application status inquiries.

Come join our team—one of the largest IT and business consulting services firms in the world.

Coordonnateur(trice) de maintenance des installations

Job Description
La personne idéale pour ce rôle possède au moins trois années d’expérience comme coordonnateur·trice des installations et de la maintenance, au cours desquelles elle a géré plusieurs sites. Plus important encore, elle fait preuve de proactivité et démontre d’excellentes aptitudes pour le travail d’équipe ainsi que de solides compétences interpersonnelles.

Your future duties and responsibilities
-veiller à la gestion des activités courantes liées au fonctionnement des bâtiments, y compris les vérifications de sécurité et les contrôles réglementaires
-assurer une liaison directe avec les propriétaires, les gestionnaires immobiliers et les entreprises d'entretien en ce qui concerne les questions liées aux installations
-travailler en étroite collaboration avec l'équipe des Affaires immobilières afin de planifier la conception de nouveaux bureaux et la rénovation de bureaux, y compris le déménagement des employé(e)s et l'achat de mobilier
-gérer les activités relatives à la sécurité (demandes d'accès, enquêtes sur les systèmes d'alarme, etc.), au nettoyage, à l'entretien (planifié et réactif), à la sûreté (exercices d'évacuation, formations, évaluations ergonomiques) et aux bureaux pour assurer un environnement de travail sécuritaire et confortable
-collaborer avec le chef ou la cheffe de service à l'attribution des contrats pour les installations, mettre en place les bonnes pratiques pour améliorer l'efficacité et s'efforcer de toujours réduire les frais d'exploitation et améliorer la productivité
-collaborer avec le chef ou la cheffe de service à la planification et la gestion des budgets et des dépenses (bons de commande), y compris l'examen proactif des contrats et des soumissions et la production de rapports détaillés à ce sujet
-participer à la négociation de contrats avec les fournisseurs externes pour l'ensemble des services, de l'équipement et des fournitures nécessaires dans les installations, y compris les achats
-être responsable du processus d'audit annuel (tenir à jour le registre et se préparer en vue de l'audit avec le chef ou la cheffe de service)
-être responsable de divers rapports (sécurité, consommation d'énergie et de papier, etc.)
-optimiser la planification de l'espace, les déménagements internes et l'utilisation des bureaux
-rendre compte de la gestion des installations au chef ou à la cheffe de service et formuler des recommandations au besoin
-gérer les projets, superviser et coordonner le travail des sous-traitants, des fournisseurs et des membres de l'équipe
-réagir adéquatement aux urgences ou aux problèmes pressants à mesure qu'ils surviennent et les résoudre rapidement
-coordonner les demandes du personnel et des employé(e)s concernant les installations et y répondre rapidement
-produire des rapports d'occupation
-s'occuper de la planification des événements (fournir des conseils et de l'aide au besoin)
-remplacer un ou une membre de l'équipe au besoin
-exécuter d'autres tâches selon les besoins.

Required qualifications to be successful in this role
-au moins trois ans d'expérience dans un poste et un environnement similaires (obligatoire)
-expérience en gestion d'une équipe responsable des installations, en supervision des tâches courantes ainsi qu'en gestion de la performance et du perfectionnement professionnel (atout)
-expérience en budgétisation, en planification de l'espace et en gestion de multiples emplacements
-expérience en gestion de projets (atout)
-connaissance technique des systèmes mécaniques et des bâtiments (CVC, génératrices) (atout)
-compétences exceptionnelles en administration et en organisation, capacité à travailler avec des processus et à les mettre en œuvre
-excellentes compétences en communication verbale et écrite (français et anglais)
-capacité à assumer ses responsabilités, à résoudre des problèmes et à produire des résultats
-capacité à influencer tous les échelons d'une organisation et à établir des relations avec le personnel, les employé(e)s et la haute direction
-vaste expérience en service à la clientèle, attitude professionnelle, courtoisie et capacité d'adaptation
-connaissances informatiques et maîtrise avancée des logiciels PowerPoint, Excel, Word et Project de Microsoft
-capacité à travailler de façon autonome dans un environnement dynamique
-souci du détail (rédaction de rapports, inspection de sites, etc.)
-en mesure de se déplacer occasionnellement pour visiter d'autres sites au Québec.
-Avoir la capacité de gérer les situations de crise et d'urgence
-Peut être amené(e) à travailler après les heures normales en cas d'urgence

CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l’expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 50,000 $ et 100,000 $. Ce poste est vacant

#LI-AS24
#INDCGIC

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…

Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.

Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.

Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.

Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.

Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.

Joignez-vous à nous, l’une des plus importantes entreprises de conseil en technologie de l’information (TI) et en management au monde.