Réceptionniste

Mandat :

Le / la réceptionniste reçoit et achemine les appels téléphoniques, assure un accueil de qualité auprès des résidents et leurs visiteurs, tant au comptoir de la réception qu’au téléphone, fourni des renseignements généraux, transmet les informations reçues aux services concernés et effectue les tâches administratives requises pour la bonne administration de la résidence.

Tâches et responsabilités :

• Accueillir les visiteurs et résidents à la réception, recevoir leur demande, répondre à leur question et les diriger aux bonnes personnes au besoin;
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, rediriger les appels au bon département;
• Recevoir et distribuer le courrier et les mémos;
• Gérer la réception des télécopies;
• Remplir et consigner les appels de services;
• Gérer les rendez-vous service clientèle;
• Consigner les informations des clients potentiels sur une fiche visiteur dans l’indisponibilité de la direction service clientèle et location;
• Recevoir et transmettre les chèques pour le loyer à la fin de chaque mois à la direction service clientèle et location;
• Imprimer et distribuer les renouvellements de baux, en plus d’en assurer le suivi;
• Assurer le suivi des inscriptions pour les activités et créer les plans de salle au besoin;
• Effectuer la collecte des paiements des services et des activités;
• Apparier, numériser et classer les documents des comptes fournisseurs;
• Assurer l’importation quotidienne des données MDF et corriger les erreurs au besoin;
• Concilier les rapports de Diligence et TPV avec les factures et relevés de transactions;
• Ajouter ou déduire les repas dans le logiciel Diligence;
• Tenir l’inventaire et commander les fournitures de bureau;
• Effectuer la mise à jour des documents à l’accueil et toutes les listes de renseignements des clients;
• Assurer le transfert des informations pour la réceptionniste de fin de semaine;
• Responsable de la mise à jour des procédures liées au poste;
• Rédiger certains documents requis par la direction;
• Effectue au besoin, toutes autres tâches connexes.

Qualités et compétences requises :

Conditions de travail :

Avantages :