Facilities Administrator
With your background, skills and experience you’ve already found success in the wealth management industry. Have you found your ideal firm, one that encourages you to pursue a balanced lifestyle as well as professional success?
Our Facilities Team is currently growing! We’re seeking a Facilities Administrator – someone who will partner with the business to understand their needs and manage the on-going maintenance of our space, working towards a positive employee experience while in the workplace.
WE WANT YOU TO JOIN OUR TEAM OF WINNERS!
At Investment Planning Counsel we’ve designed every aspect of the Facilities Administrator role with you in mind.
What is the role of the Facilities Administrator?
- Support certain on-boarding employee requests
- Respond in a timely manner to employee inquiries to fulfill requests within outlined SLA’s
- Standard Operating process, quarterly review and updates
- Working with your leader to schedule maintenance work and employee requests received through UVC
- Submit required ticketing through the tenant Online Portal.
- Perform frequent site inspections to ensure safe and pristine facilities, as well as to identify any areas of concern that should be repaired. Notify leader of repairs and inform applicable vendors
- Working closely with our internal stakeholder partners to ensure employees have a positive experience using workplace amenities (e.g., ensuring board rooms are clean and have all required amenities for use).
- Provide in the moment support (e.g., settling into new space on day 1, how to use a new chair, how to navigate a new office space, etc.).
- On the ground service to employees to assist with minor requests such as : locked out of locker, lost keys, pass card etc.
- Involvement during fire drills with Workplace Health & Safety Committees
- Manage all vendor scheduling such as Brew centre, carpet cleaning, patio setup, Stericycle etc.
- Manage all orders for head office needs
- Manage kitchens and other public office space with required amenities.
- Maintain good landlord relationship to support building maintenance and tenant health & safety.
- Raise any vendor performance issues.
- May require weekend and after hours work during weekend scheduled vendor activities.
- Sort incoming mail, courier and faxes and ensure delivery to the proper persons and / or departments and / or representatives.
- Return mail handling, stats, reporting requests, and updates within Univeris
- Provide support with indexing and imaging and may require overtime and occasional weekends.
What traits and competencies should a Facilities Administrator possess?
Client service orientation skills, acknowledging and responding to internal / external client needs and perspectivesAccountability skills, results oriented individual who takes ownership and delivers on commitmentsAbility to clearly communicate in a concise and tactful manner. Active objective listener with open and consistent communicationTeam player, works collaboratively with others to achieve common goals while adding value to the teamCritical thinking skills, holds the ability to organize and prioritize multiple tasks under tight deadlinesWhat are the preferred qualifications for a Facilities Administrator ?
Minimum 2 years of administrative and operational experience preferably in the Financial Services industryPost-secondary education in a business disciplineStrong business and technical skillsProficiency in PC capabilities including the Microsoft Office Suite. Experience with ITSM tools such as Remedy or ServiceNow is preferredWhat is #lifeatIPC?
Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your roleAwesome community involvement opportunities through IPC CaresAwesome perks : benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and funAwesome recognition : kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellenceAwesome Leadership teams that know your nameAdministrateur, Installations ou Administratrice, Installations
Grâce à votre formation, à vos compétences et à votre expérience, vous menez une brillante carrière dans le secteur de la gestion du patrimoine. Mais avez-vous trouvé votre entreprise idéale, celle qui vous encourage à adopter un style de vie équilibré ainsi qu’à réussir sur le plan professionnel?
Notre équipe Installations s’agrandit. Nous sommes à la recherche d’un administrateur, Installations ou d’une administratrice, Installations – une personne qui collaborera avec l’entreprise pour comprendre ses besoins et gérer l’entretien continu de notre espace, travaillant à une expérience employé positive en milieu de travail.
JOIGNEZ-VOUS À NOTRE ÉQUIPE GAGNANTE!
Chez Investment Planning Counsel, nous avons réfléchi à chaque aspect du poste d’administrateur, Installations ou d’administratrice, Installations en pensant à vous.
Quel est le rôle de l’administrateur, Installations ou de l’administratrice, Installations?
Soutenir certaines demandes d’accueil et d’intégration des employésRépondre rapidement aux demandes de renseignements des employés afin de respecter les délais prévus par les ententes de niveau de serviceProcessus d’exploitation standard : examen et mises à jour trimestrielsTravailler avec son leader pour planifier les demandes de travaux d’entretien et les demandes des employés reçues par l’intermédiaire d’UVCSoumettre les billets requis par l’intermédiaire du portail des locatairesEffectuer fréquemment des inspections du site pour s’assurer de la sécurité et de la propreté des installations, ainsi que pour relever tous les éléments nécessitant des réparationsAviser le leader des réparations à effectuer et informer les fournisseurs concernésTravailler en étroite collaboration avec nos partenaires internes pour veiller à ce que le personnel ait une expérience positive lorsqu’il utilise les commodités au travail (p. ex. propreté des salles de conférence avec toutes les commodités nécessaires)Offrir aux nouveaux membres du personnel un soutien immédiat (pour qu’ils puissent s’installer dans leur nouvel espace dès le premier jour, sachent comment utiliser une nouvelle chaise, puissent trouver leurs repères dans leur nouvel espace de bureau, etc.)Offrir du service sur place aux employés pour les aider relativement à des demandes mineures : casier impossible à ouvrir, clés perdues, cartes d’accès, etc.Participer, avec les comités de santé et de sécurité au travail, au déroulement des exercices d’incendieGérer la planification pour tous les fournisseurs, notamment pour le Brew Centre, le nettoyage des tapis, la configuration des patios, Stericycle, etc.Gérer toutes les commandes pour les besoins du siège socialS’assurer que les cuisines et les autres espaces de bureaux publics sont dotés des commodités requisesMaintenir de bonnes relations avec les propriétaires pour favoriser l’entretien des immeubles ainsi que la santé et la sécurité des locatairesSignaler tout problème de rendement des fournisseursÊtre prêt, au besoin, à travailler la fin de semaine et après les heures normales de bureau lorsque les fournisseurs se présententTrier le courrier, les envois livrés par service de messagerie et les télécopies entrants et en assurer la livraison aux personnes, aux services et aux représentants appropriésTraiter le courrier retourné, produire des statistiques, répondre aux demandes de rapports et effectuer des mises à jour dans UniverisOffrir du soutien en matière d’indexation et d’imagerie, ce qui peut nécessiter des heures supplémentaires, y compris la fin de semaine à l’occasionQuels traits de personnalité et quelles aptitudes devez-vous posséder?
Compétences en matière de service à la clientèle, capacité de reconnaître les besoins et le point de vue des clients internes et externes et de répondre à ceux-ciPersonne responsable axée sur les résultats qui prend les choses en main et respecte ses engagementsCapacité de communiquer clairement de façon concise et avec tact Capacité d’écoute active et objective et de communication ouverte et constantePersonne animée d’un bon esprit d’équipe capable de travailler en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs tout en apportant une valeur ajoutée à l’équipeAptitudes en pensée critique, capacité d’organiser et de hiérarchiser de multiples tâches dans des délais serrésQuelle qualification professionnelle devez-vous avoir?
Minimum de deux ans d’expérience administrative et opérationnelle, préférablement dans le secteur des services financiersDiplôme d’études postsecondaires dans le domaine des affairesSolides compétences commerciales et techniquesMaîtrise des fonctions de l’ordinateur, y compris la suite Microsoft Office Expérience avec les outils ITSM, comme Remedy ou ServiceNow, souhaitableQu’est-ce que la #VieChezIPC?
Un soutien extraordinaire grâce à une formation de premier plan qui vous aidera à réussir dans vos fonctionsD’extraordinaires occasions en matière d’engagement communautaire grâce à IPC CaresDes avantages extraordinaires : des garanties collectives qui répondent à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, un programme de rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire d’été et beaucoup de plaisirDes marques de reconnaissance extraordinaires : des félicitations, un programme d’étoiles, la présentation des étoiles montantes et un cercle d’excellenceDes équipes de leaders extraordinaires qui vous connaissent par votre nom