Lead, planification événementielle

Description du poste

Les grands événements ne commencent pas le jour J. Ils commencent un an plus tôt, avec le bon lieu, les bons partenaires et un plan solide.

À titre de Responsable de la planification événementielle, vous êtes l'architecte des tournées promotionnelles, des événements de fidélisation et des salons professionnels de Techo-Bloc au Canada et aux États-Unis. Pendant que notre équipe d'exécution donne vie à chaque événement sur le terrain, vous travaillez une saison complète à l'avance. Vous tracez l'itinéraire, réservez les lieux, négociez les ententes et bâtissez les partenariats qui préparent toute l'équipe au succès.

Vos responsabilités

• Stratégie et feuille de route annuelle : Élaborer et maintenir le calendrier événementiel, incluant les marchés, la séquence des événements, les échéanciers et les lieux, de 9 à 12 mois à l’avance.
• Recherche de lieux et contrats : Rechercher, évaluer et sélectionner les lieux; mener les négociations concernant les prix, conditions, BEO, clauses d’attrition, politiques d’annulation et autres exigences contractuelles.
• Gestion des fournisseurs et partenaires : Développer des relations solides et durables avec les lieux et fournisseurs clés, gérer les demandes de soumissions et les négociations, et assurer le suivi de la performance des fournisseurs.
• Budgets événementiels : Élaborer et gérer les budgets, des premières estimations jusqu’à la réconciliation finale, incluant les bons de commande, factures, prévisions budgétaires et rapports post-événement.
• Planification globale : Gérer le calendrier maître des événements, les échéanciers critiques, les dépendances et les principales étapes afin de maintenir tous les intervenants alignés.
• Coordination interfonctionnelle : Impliquer les équipes Marketing, Contenu, Médias sociaux, Design et les autres partenaires suffisamment tôt afin que leurs livrables soient intégrés à la stratégie de chaque événement.
• Gestion des risques et plans de contingence : Identifier les enjeux potentiels en amont, élaborer des plans alternatifs et résoudre les obstacles avant qu’ils n’aient un impact sur l’exécution.
• Transfert vers l’exécution : S’assurer que chaque événement est entièrement planifié, contracté, budgété et documenté avant son transfert à l’équipe responsable de l’exécution.

À quoi ressemble le quotidien

Vos semaines seront variées. Vous pourriez notamment :

• Visiter des lieux et évaluer leur capacité à répondre aux exigences opérationnelles et à l’expérience souhaitée pour un futur événement.
• Négocier un contrat avec un hôtel huit mois à l’avance afin d’obtenir de meilleurs tarifs ou de meilleures conditions.
• Réviser les budgets événementiels et remettre en question certains coûts avant de prendre des engagements.
• Élaborer l’échéancier de planification d’une série d’événements dans plusieurs marchés.
• Rencontrer les équipes Marketing et Contenu six mois à l’avance afin d’aligner les objectifs, campagnes et livrables liés à l’événement.
• Analyser la performance des fournisseurs de la saison précédente et déterminer les améliorations à apporter.
• Identifier et régler un enjeu potentiel avec un lieu ou un fournisseur plusieurs mois avant qu’il ne devienne un problème le jour de l’événement.

Qualifications

Ce que vous apportez

• 3 ans ou plus d’expérience en planification ou gestion événementielle, approvisionnement, coordination de projets ou dans un domaine connexe.
• Expérience concrète en recherche de lieux, négociation de contrats et gestion de fournisseurs.
• Expérience pratique avec les BEO, ententes fournisseurs, budgets événementiels et factures.
• Excellentes compétences en gestion de projets et expérience avec des outils tels que Teamwork, Asana, Monday.com ou des plateformes similaires.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs événements, échéanciers, intervenants et priorités simultanément.
• Solides aptitudes en négociation, communication et développement de relations d’affaires.
• Excellente communication écrite et orale en français et en anglais. L’anglais est essentiel pour les déplacements et les échanges avec nos partenaires aux États-Unis.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office.
• Permis de conduire et passeport valides, ainsi que la capacité et la volonté de voyager au Canada et aux États-Unis.

Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous

• Pensez plusieurs mois à l’avance, et pas seulement au prochain événement.
• Aimez trouver le bon lieu, négocier la bonne entente et prendre les bonnes décisions suffisamment tôt.
• Êtes à l’aise de gérer des budgets, des contrats et de prendre des décisions importantes.
• Savez développer de solides relations avec les fournisseurs tout en sachant quand négocier de meilleures conditions.
• Repérez naturellement les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
• Aimez structurer des projets complexes comportant plusieurs éléments et intervenants.
• Aimez travailler en collaboration avec différentes équipes et savez maintenir tout le monde aligné sans faire de microgestion.
• Prenez en charge un projet de la stratégie jusqu’au transfert à l’équipe d’exécution et n’attendez pas que quelqu’un d’autre règle le problème.

Informations complémentaires

Ce que nous offrons

• Rémunération concurrentielle et régime de bonification
• Assurances collectives, REER avec contribution de l'employeur, télémédecine et Programme d'aide aux employés (PAE) accessibles 24/7
• Rencontres individuelles hebdomadaires, développement du leadership et formation continue
• Rabais sur les produits Techo-Bloc
• Activités d'équipe et programme de référencement d'employé(e)s