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Excel personnel inc.
Secrétaire-réceptionniste (contrat temporaire)Excel personnel inc. • Saint-Eustache, QC, CA
Secrétaire-réceptionniste (contrat temporaire)

Secrétaire-réceptionniste (contrat temporaire)

Excel personnel inc. • Saint-Eustache, QC, CA
1 day ago
Job type
  • Temporary
Job description

Un de nos clients, une résidence pour des personnes âgées, se trouve à la recherche une personne pour un contrat temporaire.

Il/elle assure un accueil chaleureux, professionnel et sécuritaire, tout en contribuant au bon fonctionnement administratif et opérationnel du milieu de vie. Par sa présence, il/elle participe à créer un environnement rassurant, structuré et respectueux pour l’ensemble des personnes présentes dans la résidence.

Salaire : 21,50$

Horaire : 7 à 15h30, du lundi au vendredi

Lieu de travail : Saint-Eustache

Principales tâches et responsabilités :

  • Répondre aux appels téléphoniques, identifier les interlocuteurs, transférer les appels ou prendre et transmettre les messages.
  • Assurer le suivi de la boîte vocale de l’accueil.
  • Programmer les numéros de téléphone et ajuster les paramètres requis au besoin.
  • Assurer le basculement des appels vers le poste désigné à la fin de son quart de travail
  • Accueillir les visiteurs, les renseigner et valider leur identité avant de leur permettre l’accès à la résidence.
  • Assurer une présence à l’accueil et répondre aux demandes des résidents, des familles et des visiteurs.
  • Accueillir les médecins consultants et aviser les résidents concernés.
  • Offrir un soutien aux personnes lors de leurs déplacements, au besoin
  • Exercer une vigilance constante des allées et venues.
  • S’assurer que les portes et issues sont sécurisées, notamment à l’aide des caméras de surveillance.
  • Porter assistance aux personnes présentes dans les aires communes lorsque requis.
  • Signaler toute situation inhabituelle et aviser les personnes responsables en cas d’urgence
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis.
  • Effectuer les envois postaux et par messager.
  • Assurer la réception des colis et leur distribution aux personnes concernées
  • Effectuer diverses tâches administratives (classement, reproduction, impression de documents).
  • Classer les factures approuvées et les transmettre aux comptes payables.
  • Assurer la tenue et la gestion des fournitures administratives (commandes, réception, distribution).
  • Tenir à jour différentes listes administratives (employés, coordonnées, informations pertinentes).
  • Effectuer l’ouverture des dossiers employés et recueillir les documents requis pour la paie.
  • Assurer la circulation de l’information et la transmission des messages aux équipes.
  • Diffuser les communications internes.
  • Collaborer avec la direction lors de l’accueil de nouveaux résidents ou de séjours temporaires.
  • Assurer la gestion de la caisse (ex. coupons repas, services ponctuels) et en faire le suivi administratif.
  • Tenir à jour certains outils internes (menus, calendriers, informations quotidiennes).
  • Informer la direction du nombre de résidents présents, selon les besoins.
  • Maintenir un espace d’accueil propre, organisé et fonctionnel.
  • Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la direction.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat, bureautique, administration ou dans un domaine connexe.
  • Minimum un (1) an d’expérience en réception ou dans un rôle administratif.
  • Expérience en milieu de vie (RPA, RI, CHSLD ou milieu communautaire), un atout.
  • Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite bureautique.
  • Toute combinaison équivalente de formation pertinente pourra être considérée.

Qualités recherchées

  • Sens de l’accueil et du service à la clientèle développé.
  • Discrétion et professionnalisme.
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités.
  • Autonomie et fiabilité.
  • Bon jugement et vigilance.
  • Aisance à interagir avec une clientèle en perte d’autonomie.
  • Capacité à communiquer avec respect et clarté.
  • Esprit d’équipe et attitude collaborative.

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Secrétaire-réceptionniste (contrat temporaire) • Saint-Eustache, QC, CA

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