Hull Adult Education Centre - Office Agent Class II, Temporary (Special Project) / Agente ou Agent

Nature of Special Project: Exam Room Supervisor. MEQ and BIM exams. September 14, 2026 to June 11, 2027. Exam room is for all students at the Hull Centre and Distance EdWe, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people. The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people. Nature of the work The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of relatively simple administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions based on a limited number of elements. Characteristic functions The employee in this class of employment compiles data, performs simple calculations and prepares reports.The employee fills out forms, cards, purchase orders, form letters, notices or any other simple document of the same nature and forwards them, as required. He or she takes and transfers telephone calls; receives and forwards messages and faxes; provides information of a general nature on the telephone or in person; greets and, if necessary, directs visitors. He or she drafts notes concerning telephone calls. He or she records answering-machine messages.The employee files documents, books and cards; he or she repairs damaged books; carries out the loan of audiovisual documents, equipment and books; if necessary, collects fines. The employee may be required to enter texts and various data into a computer from manuscripts or other sources; he or she verifies the accuracy of the data or any other data contained on a list or document. The employee may be required to carry out supervision in premises where aptitude tests are being administered. The employee may be required to receive, stamp, sort and file mail and ensures its distribution. If need be, he or she may photocopy documents. The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she uses electronic mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. The employee may be required to train new class II office agents. If need be, he or she performs any other related duty. Required qualifications Schooling Hold a Diploma of Vocational Studies in an appropriate specialty for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority. Other RequirementsOrganizational skillsKnows how to use a computer. (This is outlined in the classification plan)Bilingual English/French an asset. Communication with students is outlined in the classification planExperience supporting students during examinationHave some knowledge of office automation Experience working with adult students In accordance with Law 94, new employees must comply with regulations concerning the wearing of religious symbols in the workplace. While the Board values diversity and inclusion, we are required to fulfill our obligations under provincial law.___________ Nature du projet spécial : Superviseur de salle d'examen. Examens MEQ et BIM. Du 14 septembre 2026 au 11 juin 2027. La salle d'examen est accessible à tous les étudiants du Hull Center et de la formation à distance. En tant qu'organisation, nous nous efforçons d'embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l'amour de l'apprentissage tout au long de la vie, le travail d'équipe et l'éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d'œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d'emploi proactives afin d'aborder les barrières systémiques et d'éliminer les obstacles à l'embauche et à la rétention de personnes qualifiées. Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu'organisation, en tant qu'éducateurs et en tant qu'individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe. La Commission scolaire Western Québec s'engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l'excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. Nature du travailLe rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives peu complexes selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers basés sur un nombre limité d’éléments.Attributions caractéristiquesLa personne salariée de cette classe d’emplois compile des données, effectue des calculs simples et en produit des rapports.Elle remplit des formulaires, des fiches, des bons de commande, des lettres types, des avis ou toute autre pièce simple du même genre et les expédie, au besoin. Elle reçoit et transmet des appels téléphoniques; elle prend et transmet les messages et les télécopies; elle fournit les renseignements d’ordre général au téléphone ou en personne; elle accueille et, au besoin, dirige les visiteurs; elle remplit des rapports relatifs aux appels téléphoniques; elle enregistre des messages pour le répondeur. Elle classe des documents, des livres et des fiches; elle répare des livres; elle effectue le prêt de livres, d’appareils et de documents audiovisuels; au besoin, elle perçoit les amendes des retardataires.Elle effectue la saisie, à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de toute autre source; elle vérifie l’exactitude de ces entrées ou celles de diverses listes ou documents. Elle peut être appelée à exercer une surveillance dans les locaux à l’occasion de passation de tests d’aptitude. Elle peut être appelée à recevoir, estampiller, trier et classer le courrier et voit à sa distribution. Elle peut, au besoin, photocopier des documents.Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe II. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Qualifications requises Scolarité Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.Autre exigenceCompétences organisationnellesMaîtrise de l'outil informatique (tel que précisé dans le plan de classification)Bilinguisme anglais/français souhaitable (les modalités de communication avec les étudiants sont définies dans le plan de classification)Expérience dans l'accompagnement d'étudiants lors des examensPosséder des notions en bureautique.Expérience de travail avec étudiants adultesConformément à la loi 94, les nouveaux employés doivent se conformer à la réglementation relative au port de symboles religieux sur le lieu de travail. Bien que le Conseil d'administration valorise la diversité et l'inclusion, nous sommes tenus de respecter nos obligations en vertu de la loi provinciale.