Coordonnateur | Coordonnatrice administrative

Depuis plus de 50 ans, l’équipe bâtiment donne vie à d’innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l’industrie et visant l’obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux-être des communautés.

Édifices à bureaux, centres hospitaliers et de recherche, établissements d’enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels, notre équipe excelle à ériger ces lieux en utilisant les outils à la fine pointe de la technologie et place l’humain au cœur de ses préoccupations en prônant une approche collaborative innovante.

Venez bâtir l’avenir avec nous!

Responsabilités

Sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs, les responsabilités du coordonnateur/trice administratif(ve), se diviseront en 2 axes :

Volet Adminstration :

Ø Service à la clientèle :

· Gestion des envois de colis et courriers;

· Gestion des courriels de la boite du bureau de Montréal;

· Commandes de papeterie et divers articles de bureau;

· Gestion des appels entrants;

· Participation à l’organisation d’événements sociaux.

Ø Gestion comptable payables de fournisseurs

· Obtenir et vérifier tous les documents nécessaires pour chacun des fournisseurs;

· Consolidation et réception des bons de livraison dans le système informatique.

Ø Autres tâches administratives

· Effectuer les dépôts bancaires et transmettre l’information aux comptes payables;

· Participer à l’optimisation des méthodes de travail;

· Effectuer toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement du département;

Volet Estimation :

Relevant de la direction de l’estimation, le/la coordonnateur/trice assure la coordination administrative et documentaire des appels d’offres.

Principales responsabilités

• Coordination des nouveaux appels d’offres
  
• Soutien au démarrage des projets d’estimation
  
• Préparation administrative et dépôt
  
• Coordination de l’ouverture et des résultats des soumissions
  
  

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
  
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
  
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
  
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
  

Compétences organisationnelles

• Excellente capacité de planification et de gestion des priorités.
  
• Grande rigueur dans la saisie, la validation et la mise à jour de l’information.
  
• Capacité à structurer les dossiers de manière uniforme et facilement compréhensible.
  
• Bon jugement pour reconnaître les renseignements incomplets, incohérents ou urgents.
  

Profil

Exigences

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
  
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
  
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
  
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  
• Bilinguisme: français, anglais fonctionnel afin de pouvoir communiquer avec la haute direction et avec certains acteurs clés répartis partout au Canada;
  

Profil recherché

• Sens élevé de l’organisation.
  
• Minutie et souci du détail.
  
• Fiabilité et sens des responsabilités.
  
• Autonomie et initiative.
  
• Proactivité.
  
• Capacité d’adaptation.
  
• Souci du service interne.
  

Informations contractuelles

• Salaire compétitif;
  
• 4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste;
  
• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l’entrée en poste;
  
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
  
• Programme d’aide aux employés;
  
• Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche;
  
• REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  
• Programmes de formation et de perfectionnement;
  
• Milieu de travail convivial;
  
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
  
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
  
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.