Chargé.e de l’administration des projets, Programmes / Project Administration Manager, Programs

Description du poste

Identification de l’emploi

Titre : Chargé.e de l’administration des projets, Programmes

Groupe : Curatorial

Division: Programmes

Superviseur.e immédiat.e: Directeur.trice associé.e, Programmes

Statut : Contractuel, 3 ans, temps plein (35 hrs/semaine)

Durée de l'affichage: 8 septembre au 29 septembre 2026

Entrée en poste: Octobre 2026

Mandat

La division Programmes du CCA effectue des recherches et organise des expositions et des programmes publics en tant que production culturelle afin de suggérer de nouvelles perspectives pour le débat architectural et pour catalyser de nouvelles pistes de réflexion. Nos programmes publics conçoivent et déploient des projets visant à générer de nouvelles idées et des rencontres avec un public varié.

Sommaire de l’emploi

Le titulaire assiste le.la Directeur.trice associé.e des programmes dans la gestion des projets et l’administration de la division. Le titulaire assure la coordination des délais globaux pour les projets de la division, les accords contractuels, ainsi que la planification et le suivi du budget pour les projets de conservation dans divers formats (expositions et programmes publics).

Principales responsabilités

Base (50 %)

• Faciliter la communication entre les différents services ou équipes et les collaborateurs.trices externes en veillant à ce que chacun soit informé des mises à jour des politiques, procédures, des projets, des échéances et toutes autres informations importantes pour assurer la bonne marche des activités du service tout en respectant les normes en vigueur;
• Veiller à ce que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour soutenir les activités des projets et évènements, y compris les collaborateurs.trices, l’équipement et le matériel;
• Coordonner les évènements physiques et virtuels initiés par le service, les réunions, et les autres activités de collaboration afin de s’assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et informées;
• Contrôler l’avancement des projets et les échéanciers, et identifier les problèmes ou retards potentiels. Proposer des solutions, changements, et améliorations aux parties prenantes afin d’assurer l’atteinte des objectifs et d’accroître l’efficacité et l’efficience;
• Assurer le suivi des budgets et les devis du projet, en assurer le suivi par la production des rapports de statut et les procès-verbaux des réunions et maintenir la documentation du projet.

Spécifique (50 %)

• Développer et maintenir les archives, la documentation et les statistiques de la division; assurer la liaison des informations nécessaires avec les archives institutionnelles;
• Superviser le calendrier principal de production et d’installation des expositions (internes, coproduites et itinérantes) et organiser les réunions de l’équipe de projet avec toutes les parties prenantes;
• Élaborer et contrôler le budget de la division sous la supervision du.de la Directeur.trice associé.e, Programmes et préparer les demandes de décaissement pour la division;
• Jouer un rôle de soutien dans l’accueil des nouveaux membres du personnel et des invité.es de la division, l’administration des cartes d’accès, des clés, de l’espace de bureau, le suivi budgétaire, la préparation des rapports et la gestion de la correspondance et la coordination des voyages;
• Travailler avec plusieurs équipes et assurer le soutien à plusieurs services sur une base régulière en proposant une approche flexible et collaborative dans le respect des budgets, des échéanciers et des normes du CCA.

ENGLISH Version

Job identification

Job title: Project Administration Manager, Programs

Group: Curatorial

Department: Programs

Immediate Supervisor: Associate Director, Programs

Job Status: Contract, 3 years, full-time (35 hrs/week)

Posting Period: September 8 to 29, 2026

Job entry: October 2026

Mandate

The CCA's Programs Division conducts research and organizes exhibitions and public programs as a cultural production to suggest new perspectives for architectural debate and to catalyze new avenues for reflection. Our public programs design and deploy projects aimed at generating new ideas and encounters with a diverse audience.

Job summary

The incumbent assists the Associate Director, Programs in the project management and administration of the division. The incumbent ensures the coordination of overall deadlines for the division's projects, contractual agreements, as well as the planning and monitoring of the budget for conservation projects in various formats (exhibitions and public programs).

Key responsibilities

Core (50%)

• Facilitates communication between services, teams, and external partners, ensuring that all stakeholders are informed of updates to policies, procedures, projects, deadlines, and other important information required for the smooth functioning of departmental activities, while respecting established standards;
• Ensures that all necessary resources are available to support projects and event activities, including collaborators, equipment and material;
• Coordinates in-person and virtual events initiated by the department, as well as meetings, and other collaborative activities, ensuring that all stakeholders are involved and informed;
• Monitors project progress and timelines, identifies potential issues or delays, and proposes solutions, adjustments, and improvements to stakeholders in order to support the achievement of objectives and increase efficiency and effectiveness;
• Monitors project budgets and forecasts, tracks them through status reports and meeting minutes, and maintains project documentation.

Specific (50%)

• Develops and maintains the division's archives, documentation and statistics; shares the necessary information with institutional archives;
• Oversees the main production and installation schedule for exhibitions (in-house, co-produced and touring) and organizes project team meetings with all stakeholders;
• Develops and controls the division's budget under the supervision of the Associate Director, Programs and prepares disbursement requests for the division;
• Plays a supporting role in welcoming new staff members and divisional guests, administering access cards, keys, office space, budget tracking, preparing reports and managing correspondence and coordinating travel;
• Works with multiple teams and provides support to multiple departments on a regular basis by offering a flexible and collaborative approach within CCA budgets, timelines and standards.

Qualifications

• Niveau de scolarité : Diplôme universitaire de 1er cycle (Baccalauréat) en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine connexe. Un diplôme en gestion d’organisations culturelles est un atout;
• Nombre d’années d’expérience pertinente requises : 3 à 5 ans;
• Une connaissance générale et modérée propre à son secteur d’activités professionnelles;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;
• Capacité à rédiger et à réviser des documents;
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps;
• Connaissance avancée des logiciels de gestion de projets;
• S'assurer de la conformité des contrats, en utilisant les modèles révisés par le bureau d’avocat.

ENGLISH Version

• Education: Bachelor’s degree in business administration, project management or related fields. Degree in cultural organization management is an asset;
• Number of years of relevant work experience: 3 to 5 years;
• A general and moderate knowledge specific to their professional field;
• Excellent knowledge of spoken and written French and English;
• Ability to write and revise documents;
• Strong organizational and time management skills;
• Advanced knowledge of project management applications;
• Ensures the compliance of contracts, using the models revised by the law firm.

Informations complémentaires

Vous profiterez des avantages suivants

• La conciliation travail-vie personnelle, avec possibilité de télétravail partiel
• Horaire 35h/semaine et politiques d’heures flexibles
• 4 semaines de vacances dès la première année
• Quantité généreuse de jours de congé de maladie, de congés personnels et de jours de congés du CCA
• Assurances collectives, programme d’aide aux employé.es et régime de retraite disponibles
• Accès aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et à la librairie

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) au plus tard le 29 septembre 2026, à l’attention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien d’Architecture. Seuls les candidats retenus seront contactés.

Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi et encourage la diversité. Le CCA invite toute personne possédant les compétences mentionnées dans l’affichage de poste à soumettre leur candidature.

Pour connaître toutes les opportunités d’emploi au CCA, visitez notre site web: www.cca.qc.ca

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You will enjoy the following benefits:

• Work-life balance, with the possibility of partial telework
• 35 hours/week schedule and flexible hours policy
• 4 weeks of vacation after the first year
• Generous amount of sick days, personal days and CCA days
• Group insurance, employee assistance program and pension plan available
• Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore

Please submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture, 1920 rue Baile, Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is September 29, 2026. Only selected applicants will be contacted.

The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.

To find out about all the employment opportunities at the CCA, visit our website: www.cca.qc.ca