Objectif du poste
Premier point de contact dès l’entrée dans le studio de Montréal, le coordinateur de studio joue un rôle essentiel dans l’expérience, l’organisation et le bien-être au sein de l’espace de travail de l’entreprise. Doté d’un esprit d’initiative, il prend plaisir à créer et à maintenir des systèmes, à se plonger dans la planification de projets et à maîtriser les détails. Le coordinateur de studio est ainsi un maillon essentiel de tous les projets qui nous sont confiés.
Responsabilités
Expérience client
- Assurer la liaison avec les clients se rendant au studio de Montréal ; faciliter les réservations d’hôtel et de voyage
- Organiser la remise de kits de bienvenue et d’autres avantages selon les besoins, en collaboration avec l’équipe marketing
- Organiser la restauration et répondre aux besoins spécifiques pour les réunions au bureau avec les clients et les invités
- Assurer le suivi auprès des clients et des invités avant leur visite afin de les préparer, de leur offrir une assistance et de s’assurer qu’ils se sentent les bienvenus et attendus
- Proposer des visites guidées soignées des locaux selon les besoins (même en l’absence d’accueil, faire appel à des personnes qualifiées pour assurer les visites)
- Accueillir chaque personne se rendant au Studio de Montréal comme un invité de marque et lui fournir des indications claires (clients, fournisseurs, personnel chargé des visites)
- Offrir un environnement accueillant aux invités visitant nos locaux. Veiller à un accueil rapide, respecter les procédures d’enregistrement à l’arrivée et au départ, fournir des badges si nécessaire et communiquer toutes les informations indispensables à une visite fructueuse
- Offrir un accueil chaleureux aux visiteurs de nos locaux. Veiller à un accueil rapide, respecter les procédures d’enregistrement à l’arrivée et au départ, remettre des badges si nécessaire et fournir toutes les informations indispensables à une visite fructueuse
- Participer aux tâches administratives générales, qui peuvent inclure l’organisation et la commande des déjeuners, la gestion de projets spéciaux et le traitement des demandes ponctuelles des clients selon les instructions (organisation de services de transport, réservations d’hôtel, etc.)
- Apprendre à connaître les clients VIP, les clients réguliers, les fournisseurs, etc., et établir de bonnes relations de travail
- Préparer le comptoir d’accueil pour traiter rapidement les appels entrants (dans les 3 sonneries), enregistrer les appels dans le CRM à des fins de suivi et de référence ultérieure
- Consulter la base de données clients (CRM) si nécessaire pour évaluer les besoins
Gérer les espaces de ce studio
- Gérer l’expérience d’accueil et l’aménagement de l’entrée pour accueillir tous les visiteurs et garantir un processus fluide d’entrée, d’enregistrement et d’attente
- Gérer la réservation, l’installation et le rangement des « bureaux partagés » et des salles de conférence du studio de Montréal
- Gérer le réapprovisionnement en fournitures de bureau au sein du studio de Montréal
- Outre les fournitures de bureau, gérer également les provisions de cuisine.
- Gérer les projets urgents et confidentiels à la demande ou selon les instructions de la direction
- Collaborer avec l’équipe de gestion des installations pour veiller à ce que les espaces de bureau et les salles de conférence restent en ordre
- Collaborer avec l’équipe GTS pour s’assurer que l’équipement technique nécessaire dans les espaces de bureau et les salles de conférence est installé et fonctionne correctement
- Traiter les factures entrantes en vue de leur paiement.
- Gérer les badges d’accès au bâtiment et au parking.
- Tenir à jour une liste active des employés à consulter pour les demandes téléphoniques ne figurant pas dans le système, ainsi que pour assurer la sécurité de la réception face aux personnes récemment licenciées.
- Gérer une carte de crédit et traiter les dépenses mensuelles en vue de leur validation.
- Trier tout le courrier et le distribuer dans l’ensemble de l’entreprise.
- Tenir à jour une liste active des numéros « Ne pas appeler ».
- Assurer le remplacement au niveau des opérations : veiller à ce que les lumières soient allumées, faire la vaisselle, réapprovisionner le stock de café et d’ustensiles.
- Assurer le remplacement au service des ressources humaines : aider à l’intégration, au départ et à l’orientation des nouvelles recrues.
- Traiter les demandes de cartes de visite.
Gestion des installations
- Entretenir les locaux afin de créer un environnement de vie et de travail sain.
- Participer à l’élaboration de nouvelles procédures et proposer des optimisations des procédures existantes.
- Inspecter, entretenir et effectuer des réparations mineures dans les bâtiments et les espaces extérieurs de l’entreprise.
- Effectuer divers travaux de réparation, notamment la peinture, le remplacement de quincaillerie, le montage de matériel de bureau, etc.
- Collaborer avec GTS pour assurer la maintenance des systèmes téléphoniques et d’alarme.
- Gérer les systèmes d’accès aux bâtiments (systèmes de distribution de clés et de cartes)
- Coordonner l’entretien courant des locaux (CVC, planning de nettoyage régulier, etc.)
- Répondre aux problèmes liés aux locaux et coordonner leur résolution (en faisant appel à des experts hautement qualifiés si nécessaire)
- Veiller à la propreté quotidienne générale des bureaux et des cuisines (vider les poubelles, nettoyer les vitres, balayer les trottoirs, etc.)
- Commander, réapprovisionner et tenir à jour l’inventaire de toutes les fournitures de nettoyage et d’accueil.
Achats
- Établir et traiter les bons de commande, assurer le suivi auprès des fournisseurs et tenir à jour les informations dans le système ERP.
- Effectuer les achats nécessaires auprès des fournisseurs.
- Gérer la facturation des achats effectués (validations, codage, envoi pour validation).
- Trier et transmettre les factures aux personnes concernées.
- Ouvrir des comptes d’entreprise et entretenir les relations avec nos fournisseurs habituels.
Exigences du poste
- 3 ans d'expérience professionnelle pertinente ; une expérience dans le secteur du divertissement serait un atout
- Diplôme universitaire
- Connaissance du français et maîtrise de l'anglais
- Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation, avec une capacité à anticiper et à s’adapter avec souplesse aux changements
- Excellent jugement, bon sens, discrétion, respect de la confidentialité et esprit de décision
- Sang-froid face à la pression, imperturbable et capable d’aborder les problèmes avec calme
- Capacité à créer une atmosphère positive et innovante
- Esprit d’initiative et sens aigu des responsabilités
- Approche optimiste et axée sur les résultats face aux situations difficiles.
- Très crédible, stratégique, diplomate et proactif.
- A le sens de l’organisation et le souci du détail
- Capacité à travailler en permanence avec un sens de l’urgence sans perdre de vue les détails
- Esprit d’équipe et de collaboration.
- Intérêt marqué pour l’intégrité du poste
- Sensibilité culturelle ; capacité à travailler avec des cultures diverses et des équipes multigénérationnelles
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Position Purpose
The first point of contact upon entering the Montreal studio, the Studio Coordinator plays a pivotal role in contributing to the experience, organization and wellbeing of the company’s workspace. A self-starter who thrives on creating and maintaining systems, digging into planning projects and mastering details, the Studio Coordinator is a linchpin in any and all projects that come through our doors.
Responsibilities
Guest experience
- Liaise with clients coming to Montreal Studio; support reservations for hotel and travel
- Arrange for welcome packages and other perks as needed, alongside marketing
- Organize catering and special needs for in-office meetings with clients and guests
- Following up with clients and guests ahead of their visit to prepare them, offer assistance, and ensure they feel welcomed and expected
- Provide polished facility tours as needed (even if not hosting, arrange qualified individuals to give tours)
- Greet everyone who comes to the Montreal Studio as a VIP and provide intuitive guidance (clients, vendors, tour staff)
- Provide a welcome environment for guests visiting our buildings. Ensure a prompt welcome, follow sign-in and sign-out process, provide badges when needed, and provide any information necessary for a productive visit
- Provide a welcome environment for guests visiting our buildings. Ensure a prompt welcome, follow sign-in and sign-out process, provide badges when needed, and provide any information necessary for a productive visit
- Assist with general administrative duties which may include organizing and ordering lunches, special projects, and ad hoc client requests as assigned (arranging car service, hotel arrangements, etc.).
- Develop an understanding of VIP clients, repeat clients, vendors, etc. and develop good working relationships
- Set up reception desk to handle incoming phone calls promptly (within 3 rings), log calls for tracking and future reference inside the CRM
- Access client information database (CRM) as needed to triage needs
Own and manage this Studio spaces
- Own the “front door” experience and layout for welcoming all visitors and ensuring an easy process for entry/signing in/waiting area
- Own "Hot Desk" and Conference Room booking, set-up and tear down for the Montreal Studio
- Own the stocking of Office Supplies in the Montreal Studio facility
- In addition to office supplies, also Maintain Kitchen supplies.
- Handle time-sensitive and confidential projects as requested or required by Executives
- Work alongside Facilities Management Team to ensure the office areas and conference rooms remain tidy
- Work alongside GTS Team to ensure the tech. needed in office areas and conference rooms is setup and working
- Process incoming invoices for payment.
- Track access badges to the building and parking
- Maintain an active Employee roster to reference for phone requests that are not in the system, as well as safety for the front desk with recently terminated.
- Maintain a credit card and process monthly expenses for approval.
- Sort all mail and distribute it throughout the company.
- Maintain an active "Do Not Call" list
- Backup for Operations, lights on, doing dishes, stocking coffee and utensils.
- Backup for HR, help with onboarding, offboarding and orientations for new hires
- Process incoming requests for Business cards.
Facility Management
- Maintaining spaces to create a healthy living and working environment
- Participate in the development of new procedures and propose optimisations to existing procedure
- Inspects, maintains, and makes minor repairs to the buildings and grounds for the company.
- Perform various repair work to include painting, replace hardware, assemble office equipment, etc.
- Work with GTS to maintain phone and alarm systems.
- Maintains building access systems (key and card distributions systems)
- Coordination of routine facility maintenance (HVAC, regular cleaning schedule, etc)
- Responds to facility issues and coordinate resolutions (liaison to highly skilled experts if necessary)
- Maintain overall day to day cleanliness of the offices and kitchens (empty trash, clean windows, sweep sidewalks, etc)
- Order, restock and keep current inventory of all cleaning and hospitality supplies.
Purchasing
- Produce and process purchase orders, follow up with suppliers and keep information up to date in the ERP system
- Make the necessary purchases from suppliers
- Manage the invoicing of purchases made (validations, coding, sending for approvals)
- Sort and communicate invoices to the appropriate people
- Open corporate accounts and maintain relationships with our regular suppliers
Shipping/Receiving
- Responsible for the receiving and shipping area of the studio
- Prepare packages for shipment and follow up with delivery services
- Receive incoming packages, code, inventory and forward to the appropriate people
- Follow up on deliveries to be received
Perform assigned duties according to the policies and expectations prescribed by the company.
To perform this position successfully, each essential responsibility/accountability must be fulfilled satisfactorily. Reasonable accommodations may be made to enable an individual with disabilities to perform the responsibilities and accountabilities outlined above.
Other duties may be assigned to meet business needs.
Position Requirements
- 3 years relevant work experience, entertainment experience is a plus
- College diploma
- Knowledge of French and fluency in English
- Highly developed planning and organizing skills, with the ability to anticipate and nimbly react to change
- Superb judgment, common sense, discretion, confidentiality, and decisiveness
- Poised under pressure, unflappable with a calm approach to problems
- Creates a positive and innovative atmosphere
- Exercises initiative and possesses a sterling sense of accountability
- Takes an optimistic and results-oriented approach to challenging situations.
- Highly credible, strategic, diplomatic, and proactive.
- Has an eye for organization and attention to detail
- Ability to consistently operate with a sense of urgency while not losing sight of the details
- A team player/collaborative.
- Vested interest in the integrity of the position
- Culturally sensitive; ability to work with diverse cultures and multi-generational teams
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