GESTIONNAIRE DE SOUTIEN AUX OPERATIONS i OPERATIONS SUPPORT MANAGER

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GESTIONNAIRE DE SOUTIEN AUX OPÉRATIONS

Principales responsabilités :

• Gestion et coordination des opérations : Planifier, organiser, coordonner, contrôler et assurer le suivi des activités opérationnelles quotidiennes liées au soutien des travaux de l'entreprise, notamment les travaux en cours, les commandes clients, l'approvisionnement, les expéditions et réceptions, la gestion des stocks et la coordination entre les différents départements. Veiller à ce que les activités soient réalisées dans les délais établis, conformément aux priorités opérationnelles et aux procédures de l'entreprise.
• Planification et suivi des activités opérationnelles : Assurer une vue d'ensemble des activités en cours et à venir, établir les priorités administratives et opérationnelles et effectuer les suivis nécessaires auprès des départements concernés afin de maintenir l'avancement des dossiers et de prévenir les retards, les oublis ou les interruptions dans les opérations.
• Coordination des travaux et des dossiers clients : Superviser la circulation des informations nécessaires à l'exécution des travaux, notamment les heures de main-d'œuvre, les pièces, les exigences des clients, les bons de travail et les documents connexes. Identifier les écarts ou les éléments manquants pouvant affecter l'avancement des travaux et assurer leur résolution ou leur transmission au responsable approprié.
• Gestion des soumissions et commandes clients : Coordonner la préparation, la révision et le traitement des soumissions et commandes clients à partir des informations fournies par les départements concernés et les fournisseurs. Contrôler l'exactitude des coûts de main-d'œuvre, des pièces et des prix fournisseurs, assurer le respect du processus d'approbation et effectuer les suivis nécessaires jusqu'à la conclusion du dossier.
• Contrôle des travaux et des bons de travail : Superviser le traitement administratif des rapports de travail et des bons de travail afin de s'assurer que les heures de main-d'œuvre, les pièces utilisées, les signatures et les documents justificatifs sont complets et exacts. Identifier les écarts susceptibles d'avoir une incidence sur la facturation, les coûts ou le suivi des travaux et coordonner les corrections requises.
• Approvisionnement et coordination des fournisseurs : Planifier et coordonner les activités d'approvisionnement nécessaires aux opérations. Obtenir et analyser les prix des fournisseurs, préparer et suivre les bons de commande, surveiller les délais de livraison et intervenir lorsque les commandes sont retardées, incomplètes ou problématiques afin de limiter les impacts sur les opérations.
• Gestion des stocks et disponibilité du matériel : Superviser le suivi des niveaux de stocks et de la disponibilité du matériel requis pour les opérations. Coordonner les décomptes d'inventaire, identifier les besoins de réapprovisionnement, signaler les risques de rupture et assurer le suivi des achats nécessaires auprès des personnes ou départements concernés.
• Coordination des expéditions et réceptions : Superviser les activités et la documentation liées aux expéditions et aux réceptions. Contrôler la conformité des marchandises reçues avec les commandes et documents applicables, identifier les écarts, dommages ou articles manquants et coordonner les mesures de suivi requises.
• Coordination interdépartementale : Assurer la coordination entre les opérations, l'ingénierie, la maintenance, l'approvisionnement, le magasin, la qualité, les finances et les autres fonctions concernées afin d'assurer la circulation efficace de l'information et la réalisation des activités selon les priorités établies.
• Gestion des priorités et résolution des problèmes opérationnels : Surveiller les dossiers, commandes, travaux, achats et livraisons en suspens. Identifier les contraintes, retards ou problèmes pouvant affecter les opérations, déterminer les mesures de suivi appropriées et escalader les situations nécessitant une décision de gestion ou une expertise spécialisée.
• Contrôle de l'information opérationnelle : Superviser la saisie, la mise à jour et la vérification des données liées aux travaux, à la main-d'œuvre, aux pièces, aux achats, aux commandes, aux stocks et aux expéditions. S'assurer que les informations utilisées pour le suivi des opérations sont exactes, à jour et disponibles pour les personnes responsables.
• Rapports et indicateurs de performance : Maintenir et analyser les outils de suivi opérationnels et préparer des rapports périodiques portant notamment sur les travaux en cours, les commandes, les achats, les stocks, les soumissions, les livraisons et les dossiers en suspens. Fournir à la direction une visibilité sur l'état des opérations, les écarts, les priorités et les enjeux nécessitant une intervention.
• Amélioration des processus opérationnels : Évaluer les processus et méthodes de travail liés au soutien des opérations, identifier les inefficacités, les problèmes récurrents et les risques de retard ou d'erreur, et recommander des améliorations visant à accroître l'efficacité, la fiabilité et le contrôle des opérations.
• Procédures et contrôles : Maintenir et améliorer les procédures, contrôles et outils de suivi nécessaires au bon fonctionnement des activités opérationnelles. Veiller à leur application uniforme et proposer des mesures correctives lorsque des écarts sont constatés.
• Coordination avec les clients et fournisseurs : Agir comme point de coordination pour les communications opérationnelles avec les clients et les fournisseurs concernant les commandes, les travaux, les livraisons, les besoins matériels, les délais et la documentation. Assurer le suivi des engagements et transmettre aux responsables concernés les enjeux nécessitant une décision.
• Soutien à la direction et prise de décision opérationnelle : Fournir à la direction des informations, analyses et recommandations concernant l'état des opérations, les priorités, les ressources matérielles, les achats, les travaux en cours, les fournisseurs et les dossiers présentant des enjeux opérationnels.
• Réunions et suivi des décisions : Participer à la coordination des réunions opérationnelles, préparer les informations nécessaires à la prise de décision, documenter les décisions et assurer le suivi des actions attribuées aux différents intervenants.
• Encadrement et coordination du personnel, lorsque requis : Coordonner les activités des employés ou collaborateurs impliqués dans les fonctions administratives et opérationnelles relevant de son secteur, communiquer les priorités, assurer le suivi des responsabilités et contribuer à l'amélioration des méthodes de travail et de la performance de l'équipe.

Qualifications et exigences

• Maitrise en génie aérospatial ou dans un domaine d'études connexes.
• Minimum de 3 ans d'expérience dans l'industrie aérospatiale ou dans un domaine connexe.
• Minimum de 3 ans d'expérience en gestion ou supervision d'équipe
• Excellentes capacités d'organisation, de coordination, de suivi et de résolution de problèmes.
• Connaissance du français et de l'anglais, l'anglais étant requis pour les communications avec les clients à l'extérieur du Québec.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
• Connaissance de CATIA, SolidWorks, AutoCAD ou d'un logiciel de conception assistée par ordinateur (CAO)
• Nom légal de l'entreprise : Corporation Logic Air Inc.
• Lieu de travail et adresse complète : 91 rue Gaston-Dumoulin, Blainville, Québec J7C 6B4
• Titre exact du poste : Gestionnaire de soutien aux opérations
• Conditions d'emploi : Permanent, temps plein (40 heures/semaine), lundi au vendredi 8:00 à 16:30 (à l'exception des jours fériés)
• Échelle salariale : à partir de 40.00$
• Avantages sociaux : REER collectif, RPDP, Dentaire, PAE, Telemedecine

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OPERATIONS SUPPORT MANAGER - Main Responsibilities:

• Operations Management and Coordination: Plan, organize, coordinate, control, and monitor daily operational activities related to supporting the company's work, including ongoing projects, customer orders, procurement, shipping and receiving, inventory management, and coordination between various departments. Ensure that activities are completed within established timelines, in accordance with operational priorities and company procedures.
• Operational Planning and Activity Monitoring: Maintain an overall view of current and upcoming activities, establish administrative and operational priorities, and conduct the necessary follow-ups with the departments concerned to maintain progress on files and prevent delays, oversights, or interruptions to operations.
• Work and Customer File Coordination: Oversee the flow of information required to carry out work, including labour hours, parts, customer requirements, work orders, and related documentation. Identify discrepancies or missing information that could affect the progress of work and ensure their resolution or escalation to the appropriate person responsible.
• Quotation and Customer Order Management: Coordinate the preparation, review, and processing of quotations and customer orders based on information provided by the relevant departments and suppliers. Verify the accuracy of labour costs, parts, and supplier pricing, ensure compliance with the approval process, and conduct the necessary follow-ups through to completion of the file.
• Work and Work Order Control: Supervise the administrative processing of work reports and work orders to ensure that labour hours, parts used, signatures, and supporting documentation are complete and accurate. Identify discrepancies that may affect invoicing, costs, or work tracking and coordinate the required corrections.
• Procurement and Supplier Coordination: Plan and coordinate procurement activities required to support operations. Obtain and analyze supplier pricing, prepare and monitor purchase orders, monitor delivery timelines, and intervene when orders are delayed, incomplete, or problematic in order to minimize operational impacts.
• Inventory Management and Material Availability: Oversee the monitoring of inventory levels and availability of materials required for operations. Coordinate inventory counts, identify replenishment requirements, flag potential stock shortages, and follow up on required purchases with the appropriate individuals or departments.
• Shipping and Receiving Coordination: Supervise activities and documentation related to shipping and receiving. Verify the conformity of received goods against applicable orders and documentation, identify discrepancies, damages, or missing items, and coordinate the required follow-up actions.
• Interdepartmental Coordination: Ensure coordination between Operations, Engineering, Maintenance, Procurement, Stores, Quality, Finance, and other relevant functions to ensure the effective flow of information and the completion of activities according to established priorities.
• Priority Management and Operational Problem Solving: Monitor outstanding files, orders, work, purchases, and deliveries. Identify constraints, delays, or issues that may affect operations, determine appropriate follow-up actions, and escalate situations requiring a management decision or specialized expertise.
• Operational Information Control: Oversee the entry, updating, and verification of data related to work, labour, parts, purchases, orders, inventory, and shipments. Ensure that information used to monitor operations is accurate, up to date, and available to the individuals responsible.
• Reporting and Performance Indicators: Maintain and analyze operational tracking tools and prepare periodic reports covering, among other things, ongoing work, orders, purchases, inventory, quotations, deliveries, and outstanding files. Provide management with visibility into the status of operations, discrepancies, priorities, and issues requiring intervention.
• Operational Process Improvement: Evaluate processes and work methods related to operational support, identify inefficiencies, recurring issues, and risks of delays or errors, and recommend improvements aimed at increasing the efficiency, reliability, and control of operations.
• Procedures and Controls: Maintain and improve the procedures, controls, and tracking tools required for the effective operation of activities. Ensure their consistent application and propose corrective measures when discrepancies are identified.
• Customer and Supplier Coordination: Act as a coordination point for operational communications with customers and suppliers regarding orders, work, deliveries, material requirements, timelines, and documentation. Follow up on commitments and communicate issues requiring a decision to the appropriate individuals.
• Management Support and Operational Decision-Making: Provide management with information, analyses, and recommendations regarding the status of operations, priorities, material resources, purchasing, ongoing work, suppliers, and files involving operational issues.
• Meetings and Decision Follow-Up: Participate in the coordination of operational meetings, prepare the information required for decision-making, document decisions, and follow up on actions assigned to the various stakeholders.
• Employee Guidance and Coordination, When Required: Coordinate the activities of employees or collaborators involved in administrative and operational functions within the assigned area, communicate priorities, monitor responsibilities, and contribute to improving work methods and team performance.

Qualifications and Requirements

• Master's degree in aerospace engineering or a related field of study.
• Minimum of 3 years of experience in the aerospace industry or a related field.
• Minimum of 3 years of experience managing or supervising a team.
• Excellent organizational, coordination, follow-up, and problem-solving skills.
• Proficiency in both French and English, with English required for communications with customers outside Quebec.
• Proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Teams.
• Knowledge of CATIA, SolidWorks, AutoCAD, or computer-aided design (CAD) software.

iNFORMATION ADDITIONNELLE I ADDITIONNAL INFORMATION

• Legal Company Name: Corporation Logic Air Inc.
• Lieu de travail et addresse/Work Location and Full Address: 91 rue Gaston-Dumoulin, Blainville, Quebec J7C 6B4
• Titre exacte du psote / Exact Job Title: Gestionnaire de soutien aux operations / Operations Support Manager
• Conditions de travail / Employment Conditions: Permanent, full-time (40 hours/week), Monday to Friday, 8:00 a.m. to 4:30 p.m. (excluding statutory holidays)
• Salaire / Salary: à partir de 40,00$ de l`heure / Starting at $40.00/hour
• Benefits: REER coleectif (Group RRSP), Dentaire (dental insurance), Programme dàide aux employés (Employee Assistance Program), telemedicine
• Affichage / Posting : pour/for 30 jour/days