Coordonnateur ou coordonnatrice du traitement des dons

La date limite pour le dépôt des candidatures est jeudi 3 septembre 2026 – 9 h (HNE).

Au cœur de l'identité de Médecins Sans Frontières (MSF) Canada se trouve un engagement en faveur de l'éthique médicale, de l'indépendance, de la neutralité et de l'impartialité. Nous allons là où les besoins sont les plus grands. Depuis la création de MSF, en 1971, ces idéaux guident tous les aspects de notre travail, des soins médicaux à la coordination logistique, en passant par les finances et la communication.

Le département de la collecte de fonds joue un rôle essentiel dans l'obtention des ressources nécessaires à MSF Canada pour fournir une assistance médicale humanitaire à des personnes touchées par un conflit, une épidémie ou une catastrophe naturelle, ou qui sont privées de soins de santé.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du traitement des dons soutient le département de la collecte de fonds en assurant le traitement précis et rapide des dons pour les divers programmes de collecte de fonds. Relevant de la responsable de l'unité de traitement des dons, la personne à ce poste contribue à offrir aux donateurs et donatrices une expérience exceptionnelle grâce à une administration efficace des dons, à maintenir l'intégrité des données de collecte de fonds et à renforcer les processus opérationnels par la collaboration avec ses collègues des départements de la collecte de fonds, des finances et de l'administration. Grâce à son travail, elle offre aux donateurs et donatrices un service après-don en temps opportun et veille à ce que les équipes de collecte de fonds disposent d'informations fiables pour soutenir la prise de décision et la gestion des relations.

Nos valeurs :

Notre travail est guidé par les principes humanitaires d'impartialité, de neutralité et d'indépendance, et enraciné dans l'éthique médicale universelle.

Nous donnons vie à ces principes grâce à la façon dont nous traitons les autres, travaillons et entretenons des relations avec le mouvement international de MSF :

• Respect, intégrité, inclusion – favoriser un milieu de travail fondé sur l'équité et l'appartenance

• Découverte, apprentissage, audace – encourager la curiosité, l'innovation et l'action audacieuse

• Impact, transformation, responsabilité partagée – susciter le changement significatif et la responsabilité collective

Ces valeurs façonnent notre culture et guident tout ce que nous faisons pour soutenir la mission sociale de MSF.

MSF Canada est à la recherche d'une personne pour :

• Gérer avec rapidité, précision et efficacité l'administration de tous les dons philanthropiques, depuis la réception du courrier physique ou électronique jusqu'à l'envoi des reçus fiscaux. Cela inclut le téléchargement, la gestion et le classement des documents contenant ces informations dans SharePoint et la base de données Raiser's Edge.

• S'assurer que les données liées aux dons philanthropiques sont exactes et à jour, en surveillant l'entrée des données par l'équipe de la philanthropie, en mettant à jour les profils et en travaillant en collaboration avec l'unité de stratégie des données au sein du groupe Systèmes de collecte de fonds.

• Créer et documenter les processus, mettre à jour les documents de processus existants et donner de la formation aux collègues de l'équipe de la philanthropie.

Administration des dons; traitement précis et rapide des dons

Trier le courrier comportant des dons; faire la saisie des codes de dons, le groupage des télévirements et des chèques, ainsi que les dépôts bancaires; ces tâches s'effectuent au bureau

• Produire les reçus pour les dons, ainsi que les accusés de réception, en français et en anglais

• Communiquer avec le personnel de coordination de l'unité pour signaler les nouveaux dons et les demandes reçues de donateurs et donatrices, en veillant à ce qu'on leur réponde dans un délai de 48 heures

• Maintenir une bonne compréhension de la production des reçus et des accusés de réception, ainsi que des lignes directrices de l'ARC relativement à la production de reçus

• Gérer un système centralisé de suivi des dons et des accusés de réception

• Gérer le transfert et le rapprochement des données des donateurs et donatrices dans la base de données CRM en collaboration avec le personnel de coordination de l'unité

• Gérer et coordonner les différentes lettres (accusés de réception et reçus fiscaux) envoyées aux donateurs et donatrices philanthropiques.

• Soutenir les processus de dons des agrégateurs tiers (Benevity, CAF, Double the Donation, Canada Helps)

• Travailler en collaboration avec les fournisseurs externes, les contacts et les membres de l'équipe interne pour les dons philanthropiques et les données associées

Connaissance de la maintenance des bases de données; mettre à jour, modifier et valider les données des donateurs et donatrices

• Endosser la responsabilité de l'hygiène des données dans Raiser's Edge et veiller à ce que les entrées et profils soient à jour

• S'assurer que les codes de dons sont correctement entrés dans Raiser's Edge

• Effectuer des requêtes dans la base de données, résumer les résultats et présenter des informations exploitables

• Gérer et surveiller les documents Excel servant au suivi des dons

• Connaissance générale des règles fiscales et de la conformité liées à la délivrance des reçus au Canada

• Former les collègues de la philanthropie (nouvelles embauches) sur les processus pertinents pour le rôle : saisie des dons dans Raiser's Edge, accusés de réception et production de reçus

• Se tenir au fait des mises à jour dans ReceipterPro et en assurer la maintenance – mettre à jour les processus dès que les changements se produisent

• Se tenir au fait des mises à jour et changements dans Raiser's Edge – mettre à jour les processus dès que les changements sont apporté

Administration; connaissance des activités d'administration; capacité à effectuer des tâches administratives et à soutenir l'équipe de manière efficace et efficiente

• Surveiller les dons entrants

• Créer et mettre à jour régulièrement la documentation pertinente sur les processus

• Organiser et maintenir des fichiers numériques et physiques sur les dons philanthropiques

• Fournir un soutien administratif lors des événements et des réunions d'équipe en ce qui a trait à la saisie des dons en collaboration avec la responsable de l'unité de traitement des dons.

• Organiser et programmer des réunions, rédiger les procès-verbaux

• Soutien administratif général en lien avec les dons pour l'équipe de la philanthropie

La personne retenue devra démontrer :

• Expérience professionnelle démontrée dans les domaines de la gestion des documents, de l'assistance juridique, de la collecte de fonds ou de l'administration.

• Solides connaissances en informatique, y compris la capacité à utiliser les logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de base de données, à naviguer sur Internet à des fins de recherche et à apprendre à utiliser de nouveaux programmes sous Windows

• Expérience avec Raiser's Edge, Salesforce ou une base de données équivalente

• Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication écrite et orale

• Compétences administratives avérées, y compris une grande attention aux détails, avec une capacité à suivre plusieurs projets à la fois

• Aptitudes organisationnelles et compétences en gestion du temps avec une capacité éprouvée à établir des priorités et à maintenir un équilibre entre les diverses charges de travail

Éducation, certifications et langues

• Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

• Maîtrise du français, un atout

Conditions de travail :

• Les horaires de travail sont généralement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure de l'Est.

• Horaires de travail flexibles et modèle de travail hybride (au bureau 3 jours par semaine)

• Un bureau dans un espace ouvert, partagé avec d’autres collègues

• Le poste de travail comprend un bureau assis/debout, un tapis anti-fatigue, une chaise pivotante, un ordinateur portable avec station d'accueil et un deuxième écran

• Fonctions exigeant de passer de longues heures devant un écran d'ordinateur.

• Interaction avec les clients et clientes, les donateurs et donatrices et le grand public

• À noter qu’il est obligatoire d’être disponible pendant les périodes de grand volume de dons (c.-à-d., fin de l'année et saison des déclarations de revenus)

Avantages sociaux :

• Assurance collective complète (santé, soins dentaires, plan Tranquillité d'esprit, assurance vie, assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels)

• 5 % de cotisation à un REER (aucune cotisation équivalente requise)

• 4 semaines de vacances par an

• Comptes crédit santé et crédit bien-être

• Horaires de travail flexibles

• Budget annuel de perfectionnement professionnel

• Programme d'aide aux employés et à la famille (PAEF)

• Accès aux ressources internes de l'unité de santé psychosociale

Il faut être légalement autorisé · e à travailler au Canada ; MSF Canada n'est pas en mesure de soutenir ou de relocaliser des candidat · e · s de l'extérieur du Canada.

Offre d’emploi

Cette annonce concerne un poste existant et n’a pas pour objectif de constituer une banque de candidatures pour de futurs postes. Les candidatures qualifiées seront évaluées individuellement pour les critères explicitement reliés à ce poste.

Déclaration sur l’utilisation de l’IA

Nous n’utilisons pas l’intelligence artificielle (IA) pour présélectionner ou choisir automatiquement les gens pour un entretien. L’IA peut être utilisée en soutien dans le processus de recrutement, notamment pour :

• résumer les notes des personnes responsables du recrutement et des interviews;

• effectuer des recherches limitées par mots-clés pour des critères spécifiques liés au poste.

Chaque candidature est examinée par une personne qualifiée, afin d’évaluer l’expérience transférable ou similaire, indépendamment de toute analyse préliminaire assistée par l’IA.

Le safeguarding

MSF s’engage à prévenir les abus, les comportements inappropriés, les manquements à l’intégrité ainsi que les inconduites financières dans le cadre de ses activités et de ses espaces de soins. MSF attend de l’ensemble de son personnel qu’il adhère à cet engagement et contribue à promouvoir un environnement où les abus et les inconduites ne sont pas tolérés.

Accessibilité

Pour toute question concernant les accommodements potentiels et l’accessibilité, contactez l'équipe des ressources humaines.