Adjoint(e) exécutif(ve )/ Executive Assistant

Job Description

Fondée en 1971, NEUF architectes est l’une des firmes d’architecture et de design les plus importantes et diversifiées du Canada. Avec des bureaux à Montréal, Ottawa et Toronto, notre approche collaborative a mené à la réalisation de plus de 10 000 projets au service des communautés d’ici et d’ailleurs. Mais au-delà de ses réalisations, NEUF est avant tout un collectif de 250 créatifs brillants qui façonnent des lieux inspirants. Portés par l’innovation, la technologie et les solutions durables, nous sommes toujours à l’écoute des nouveaux talents pour nourrir la réflexion et faire évoluer notre pratique.

TON RÔLE

Nous sommes à la recherche d’une personne pour le poste d'adjoint(e) exécutif(ve) hautement proactive et rigoureuse pour prendre en charge les responsabilités administratives auprès de notre président et architecte associé ainsi que son équipe de Montréal.

Ce poste joue un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités exécutives quotidiennes. Nous recherchons une personne organisée, minutieuse et discrète, capable d’évoluer avec aisance dans un environnement dynamique où les priorités sont multiples et en constante évolution.

La personne recherchée se distingue par son professionnalisme, son agilité face au changement et sa capacité à maintenir son calme et son efficacité sous pression.

TON QUOTIDIEN

• Assister le président dans ses tâches exécutives et assurer l’avancement des projets ou des mandats dans les délais prévus ;
  
• Rédiger, réviser et mettre en forme des documents clés, notamment des présentations internes et externes, de la correspondance, des rapports, des notes de service, des courriels et tout autre document de soutien ;
  
• Coordonner les réunions internes et externes, y compris la planification, la préparation des ordres du jour, la rédaction des procès-verbaux, l’organisation des déplacements et la production des rapports de dépenses ;
  
• Assurer la liaison avec les clients, les consultants et les membres de l’équipe de manière professionnelle au nom du président ;
  
• Collaborer avec les équipes de projet et leur fournir le soutien nécessaire selon les besoins ;
  
• Soutenir l'équipe administrative de nos bureaux en Ontario ;
  
• Rédiger la documentation des projets d’architecture selon les différentes phases des projets, assurer les soumissions, les suivis, les rappels et le classement des dossiers.
  

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Founded in 1971, NEUF architectes is one of the largest and most diverse architecture and design firms in Canada. With offices in Montréal, Ottawa, and Toronto, our collaborative approach has led to the successful completion of over 10,000 projects serving communities here and abroad. But beyond our achievements, NEUF is first and foremost a collective of 250 brilliant creatives shaping inspiring places. Guided by innovation, technology, and sustainable solutions, we continually seek new talent to challenge ideas and contribute to the evolution of our practice.

YOUR ROLE:

We are seeking a highly proactive and precision-driven Executive Assistant to spearhead the administrative responsibilities for our President and Partner Architect and his Montreal team.

This position will play a critical role in ensuring the seamless operation of the President and Partner Architect’s daily activities. This role requires a highly organized, detail-oriented, and discreet professional who thrives in a fast-paced environment and can manage multiple priorities with confidence and efficiency.

This individual will demonstrate professionalism, agility in navigating change, and unwavering composure under pressure.

YOUR DAY-TO-DAY:

• Assist the President and Partner Architect in executive tasks and ensure the timely advancement of projects or assignments ;
  
• Draft, refine, and format key documents, including internal and external presentations, correspondence, reports, memos, emails and other supporting documents ;
  
• Coordinate internal and external meetings, including scheduling, preparing agendas, taking minutes, travel arrangements and generate expense reports ;
  
• Liaise professionally with clients, consultants, and team members on behalf of the President and Partner Architect ;
  
• Collaborate with project teams and provide assistance as needed ;
  
• Support our administrative team in our Ontario offices ;
  
• Draft architectural project documents according to the project phases | Handle submissions, follow-ups, reminders, and filing.
  

Profil

TES COMPÉTENCES

• Minimum de 8 ans d’expérience dans un rôle administratif ou d’adjointe de direction, idéalement dans un environnement similaire ;
  
• Excellentes compétences en gestion du temps, avec la capacité d’établir les priorités et de porter une attention particulière aux détails ;
  
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), démontrant un souci exceptionnel du détail et une grande précision ;
  
• Aptitudes en communication écrite et verbale, avec la capacité de transmettre l’information de façon claire et professionnelle, en français et en anglais (En raison du territoire desservi de la firme (Québec et Ontario), la maîtrise de l’anglais est requise et utilisée environ 40 % du temps) ;
  
• Capacité à gérer des informations d’affaires hautement confidentielles, tout en faisant preuve de discrétion et de professionnalisme en tout temps ;
  
• Présentation soignée et professionnelle, reflétant une approche assurée et raffinée dans l’ensemble des responsabilités assumées.
  

TON PROFIL

• Posséder de l’entregent et capacité à interagir avec différents intervenants ;
  
• Être à l’aise dans un environnement rapide et dynamique ;
  
• Avoir de l’autonomie ;
  
• Avoir un excellent sens des priorités et une approche méthodique et organisée ;
  
• Capacité à gérer les priorités et respecter les échéanciers ;
  
• Sens de la discrétion.
  

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YOUR SKILLS :

• Minimum 8 years of experience in an administrative or executive assistant role, ideally in similar environment ;
  
• Possesses excellent time management skills and the ability to identify priorities and demonstrate attention to detail ;
  
• Advanced proficiency in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) demonstrating exceptional attention to details and accuracy ;
  
• Outstanding written and verbal communication skills, with the ability to convey information clearly and professionally in English and French (Given the regions we serve (Québec and Ontario), English is required and used approximately 40% of the time);
  
• Capable of handling highly sensitive business information, always maintaining confidentiality and professionalism ;
  
• Polished and professional presence, embodying a confident and sophisticate approach to all responsibilities.
  

Informations contractuelles

NEUF RAISONS DE FAIRE ÉQUIPE

1. Mandats stimulants : projets diversifiés, d’envergure, innovants et durables.
   
2. Environnement de choix : accès facile aux transports en commun.
   
3. Horaire flexible : 37,5 h/semaine, horaire d’été.
   
4. Avantages sociaux attrayants : assurances, télémédecine et compte santé.
   
5. Développement professionnel : formations continues.
   
6. Culture participative : collaboration réelle, accès à des mentors.
   
7. Vie de bureau animée : activités sociales et sportives couvertes par NEUF.
   
8. Engagement durable : fruits frais, rabais pour le transport actif, bornes de recharge.
   
9. Bien-être : café et thés à volonté, gym sur place gratuit, aires de détente, soccer sur table.
   

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9 REASONS TO JOIN NEUF

1. Exciting projects – Diverse, large-scale, innovative, and sustainable ;
   
2. Prime location – Easy access by public transportation ;
   
3. Flexible schedule – 37.5 hours/week, summer hours, remote work options ;
   
4. Great benefits – Group insurance, telemedicine, and health spending account ;
   
5. Professional development – Ongoing training and learning opportunities ;
   
6. Collaborative culture – Real teamwork, access to mentors ;
   
7. Vibrant office life – Social and sports activities covered by NEUF ;
   
8. Sustainability focus – Fresh fruit, active transport deals, EV chargers ;
   
9. Well-being – Unlimited coffee and tea, access to gym, lounge areas, and foosball table.
   

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