COORDONNATEUR(TRICE) / ADJOINT(E), RESSOURCES HUMAINES - HUMAN RESOURCES COORDINATOR / ASSISTANT

Relevant du service des Ressources humaines, le/la titulaire assure un soutien administratif et opérationnel aux différents processus RH de l’entreprise. Il/elle contribue notamment au recrutement, à la gestion des dossiers employés, aux communications RH et à diverses activités administratives, tout en offrant un service professionnel aux employés, candidats, clients et visiteurs.

Principales responsabilités

• Participer au processus de recrutement, notamment l’analyse des candidatures, les communications avec les candidats, la planification des entrevues et les suivis.
• Élaborer et publier des offres d’emploi sur différentes plateformes de recrutement et réseaux sociaux afin de rejoindre un bassin de candidats vaste et diversifié.
• Utiliser les médias sociaux à des fins de recrutement et contribuer à renforcer la présence de Tecnickrome sur Facebook, Instagram et autres plateformes pertinentes.
• Développer des initiatives de recrutement ciblant notamment les étudiants, diplômés, écoles professionnelles, cégeps et centres de formation.
• Maintenir, numériser, classer et archiver les dossiers des employés en assurant la confidentialité des renseignements.
• Préparer et diffuser diverses communications RH, lettres, rapports, tableaux et statistiques.
• Effectuer les entrées de données et maintenir à jour différents registres et systèmes RH, notamment le système de gestion du temps et des présences (WFN) et les listes SST.
• Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires et autres documents liés aux employés.
• Programmer et administrer les cartes d’accès et les cartes à code-barres.
• Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les employés, candidats, clients et visiteurs de façon professionnelle et courtoise.
• Fournir un soutien administratif à l’équipe RH et aux gestionnaires, selon les besoins.
• Contribuer aux communications RH internes et au développement éventuel d’un mini-bulletin ou bulletin d’entreprise, notamment en préparant du contenu et des articles intéressants et engageants en français et en anglais.
• Effectuer diverses tâches administratives, notamment les bons de commande, les réservations, les commandes de services et autres activités connexes.
• Respecter les politiques et procédures de l’entreprise ainsi que les exigences en matière de santé et sécurité au travail.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus RH, des stratégies de recrutement et des communications internes.

Qualifications et compétences

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, ressources humaines ou dans un domaine connexe, ou combinaison de formation et d’expérience pertinente.
• Minimum d’un (1) an d’expérience pertinente en ressources humaines, administration, recrutement ou service à la clientèle.
• Expérience en recrutement, particulièrement avec les médias sociaux et les plateformes de recrutement en ligne, constitue un atout.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Word et Excel.
• Aisance avec Facebook, Instagram, LinkedIn et autres plateformes de médias sociaux à des fins de recrutement et de marque employeur.
• Excellentes aptitudes en rédaction et capacité à créer du contenu intéressant et engageant en français et en anglais constitue un atout important.
• Expérience auprès d’étudiants, de diplômés, d’écoles professionnelles, de cégeps ou de centres de formation constitue un atout.
• Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et rigueur.
• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Discrétion, bon jugement et respect de la confidentialité.
• Autonomie, initiative et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Esprit d’équipe et attitude positive et enthousiaste.

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Reporting to the Human Resources department, the incumbent provides administrative and operational support for various HR processes. The role contributes to recruitment, employee records management, HR communications and other administrative activities, while providing professional service to employees, candidates, clients and visitors.

Key Responsibilities

• Support the recruitment process, including reviewing applications, communicating with candidates, scheduling interviews and follow-ups.
• Develop and publish job postings on various recruitment platforms and social media channels to reach a broad and diverse candidate pool.
• Leverage social media for recruitment and help strengthen Tecnickrome’s presence on Facebook, Instagram and other relevant platforms.
• Develop recruitment outreach initiatives targeting students, graduates, vocational schools, colleges and training centres.
• Maintain, scan, file and archive employee records while ensuring confidentiality.
• Prepare and distribute HR communications, letters, reports, spreadsheets and statistics.
• Enter data and maintain various HR records and systems, including the time and attendance system (WFN) and OHS lists.
• Provide administrative follow-up for overtime and other employee-related documentation.
• Program and administer access cards and barcode cards.
• Answer telephone calls and greet employees, candidates, clients and visitors in a professional and courteous manner.
• Provide administrative support to the HR team and managers as required.
• Contribute to internal HR communications and support the development of a company newsletter or mini-bulletin, including preparing engaging content and articles in both English and French.
• Perform various administrative duties, including purchase orders, reservations, service orders and other related activities.
• Follow company policies, procedures and occupational health and safety requirements.
• Contribute to the continuous improvement of HR processes, recruitment strategies and internal communications.

Qualifications & Skills

• College diploma (DEC) in Administration, Human Resources or a related field, or a combination of relevant education and experience.
• Minimum of one (1) year of relevant experience in Human Resources, administration, recruitment or customer service.
• Recruitment experience, particularly using social media and online recruitment platforms, is an asset.
• Strong proficiency in Microsoft Office, particularly Word and Excel.
• Comfortable using Facebook, Instagram, LinkedIn and other social media platforms for recruitment and employer branding.
• Strong written communication skills, with the ability to create engaging content in both French and English, is a strong asset.
• Experience working with students, graduates, vocational schools, colleges or training centres is an asset.
• Bilingual in French and English, both spoken and written.
• Excellent organizational skills, attention to detail and accuracy.
• Strong communication and customer service skills.
• Discretion, sound judgment and respect for confidentiality.
• Ability to work independently, take initiative and manage multiple priorities.
• Strong team player with a positive and enthusiastic attitude.