Order Entry Specialist

About DEHN

DEHN is a global leader in lightning and surge protection, safety equipment, and power quality solutions. Founded in 1910 and headquartered in Neumarkt, Germany, DEHN operates in over 70 countries with more than 2,500 employees worldwide. With over 900 patents and a strong commitment to innovation, we deliver solutions that protect people, buildings, and electrical systems across industries such as energy, telecommunications, transportation, and critical infrastructure. Our mission is simple: “DEHN protects.”

Position Summary

The Order Entry Specialist is responsible for the accurate and timely processing of customer purchase orders, sales orders, and order changes. This position serves as a key point of contact for customers and sales representatives and coordinates with internal teams to ensure orders are entered correctly, processed efficiently, and delivered according to customer requirements and company standards. The role requires strong attention to detail, proficiency with SAP and order-entry systems, and experience with EDI. This person must reside in the Greater Montreal Area.

Key Tasks and Responsibilities

• Process customer purchase orders and sales orders accurately and efficiently in SAP and/or other order-entry systems.
• Review purchase orders for accuracy, completeness, pricing, product numbers, quantities, shipping information, and customer requirements.
• Enter customer orders, order changes, cancellations, and other requested updates in accordance with established processes.
• Process EDI orders and investigate and resolve order-entry or EDI discrepancies as needed.
• Obtain customer specifications and other information required to process orders accurately and completely.
• Communicate with customers and sales representatives to clarify order requirements and obtain missing information.
• Coordinate with distribution, planning, accounting, product management, and sales to ensure orders are processed correctly and on time.
• Verify product availability and communicate expected availability or delivery information to customers and sales personnel.
• Monitor the progress of orders through production and shipment and provide timely updates to internal and external stakeholders.
• Maintain accurate records and files of purchase orders, sales orders, invoices, pricing, work orders, and other order-related documentation.
• Ensure order information is communicated accurately and proactively to customers, sales representatives, and other stakeholders.
• Identify order-processing, system, or process issues and recommend continuous improvements.
• Assist and provide coverage for team members during periods of high order volume or absence.
• Support customer satisfaction by providing responsive, accurate, and timely information throughout the order-processing cycle.

Skills and Abilities

• High degree of organization and exceptional attention to detail and accuracy.
• Strong data-entry and order-processing skills with a focus on accuracy and completeness.
• Sound judgment and the ability to identify, investigate, and resolve order discrepancies.
• Ability to thrive in a fast-paced, time-sensitive environment and manage multiple priorities.
• Strong problem-solving skills with a proactive approach to potential order-processing issues.
• Excellent written and verbal communication skills, including the ability to communicate effectively with all levels of the organization and external customers.
• Strong interpersonal skills and math skills.
• Ability to remain calm and professional in high-pressure situations.
• Must be perfectly bilingual (French/English). English is required to communicate with our US headquarters and English-speaking customers across North America.

Qualifications

• 3-5 years of EDI experience.
• SAP experience required.
• CEGEP degree or equivalent experience/education with a minimum of two years’ work experience.
• Proficiency in MS Windows applications.
• Experience with order-entry software applications.
• Previous experience processing purchase orders, sales orders, or customer orders is strongly preferred.

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À propos de DEHN

DEHN est un leader mondial dans les domaines de la protection contre la foudre et les surtensions, des équipements de sécurité et des solutions de qualité de l'énergie. Fondée en 1910 et basée à Neumarkt, en Allemagne, l'entreprise est présente dans plus de 70 pays et emploie plus de 2 500 personnes à travers le monde. Forte de plus de 900 brevets et d'un engagement marqué envers l'innovation, DEHN fournit des solutions protégeant les personnes, les bâtiments et les systèmes électriques dans des secteurs tels que l'énergie, les télécommunications, les transports et les infrastructures critiques. Notre mission est simple : « DEHN protège ».

Résumé du poste

Le spécialiste de la saisie des commandes est responsable du traitement précis et rapide des bons de commande clients, des commandes de vente et des modifications de commandes. Ce poste agit comme un point de contact clé pour les clients et les représentants commerciaux et assure la coordination avec les équipes internes afin de garantir que les commandes sont saisies correctement, traitées efficacement et livrées conformément aux exigences des clients et aux normes de l'entreprise. Le poste exige une grande attention aux détails, une maîtrise de SAP et des systèmes de saisie des commandes, ainsi qu'une expérience en EDI. Le titulaire du poste doit résider dans la région du Grand Montréal.

Principales tâches et responsabilités

• Traiter avec précision et efficacité les bons de commande clients et les commandes de vente dans SAP et/ou d'autres systèmes de saisie des commandes.
• Vérifier l'exactitude et l'intégralité des bons de commande, notamment les prix, les références produits, les quantités, les informations d'expédition et les exigences des clients.
• Saisir les commandes clients, les modifications, les annulations et autres mises à jour demandées conformément aux processus établis.
• Traiter les commandes EDI et rechercher et résoudre les écarts liés à la saisie des commandes ou à l'EDI, au besoin.
• Recueillir les spécifications des clients et toute autre information nécessaire au traitement précis et complet des commandes.
• Communiquer avec les clients et les représentants commerciaux afin de clarifier les exigences des commandes et d'obtenir les informations manquantes.
• Coordonner avec les services de distribution, de planification, de comptabilité, de gestion des produits et des ventes afin de garantir le traitement correct et ponctuel des commandes.
• Vérifier la disponibilité des produits et communiquer les informations relatives à la disponibilité ou aux délais prévus aux clients et aux représentants commerciaux.
• Suivre l'avancement des commandes en production et à l'expédition et transmettre rapidement les mises à jour aux parties prenantes internes et externes.
• Assurer un classement précis des bons de commande, commandes de vente, factures, tarifs, ordres de fabrication et autres documents liés aux commandes.
• Veiller à ce que les informations relatives aux commandes soient communiquées de manière exacte et proactive aux clients, aux représentants commerciaux et aux autres parties prenantes.
• Identifier les problèmes liés au traitement des commandes, aux systèmes ou aux processus et recommander des améliorations continues.
• Soutenir et remplacer les membres de l'équipe pendant les périodes de volume élevé de commandes ou en cas d'absence.
• Contribuer à la satisfaction des clients en fournissant des informations réactives, précises et rapides tout au long du cycle de traitement des commandes.

Compétences et aptitudes

• Grand sens de l'organisation et souci exceptionnel du détail et de la précision.
• Solides compétences en saisie de données et en traitement des commandes, avec un souci constant de précision et d'exhaustivité.
• Jugement sûr et capacité à identifier, analyser et résoudre les écarts liés aux commandes.
• Capacité à s'épanouir dans un environnement dynamique où les délais sont serrés et à gérer plusieurs priorités.
• Solides compétences en résolution de problèmes et approche proactive face aux difficultés potentielles liées au traitement des commandes.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, y compris la capacité à communiquer efficacement avec tous les niveaux de l'organisation et avec les clients externes.
• Aisance relationnelle et compétences en calcul.
• Capacité à garder son calme et à demeurer professionnel dans des situations de forte pression.
• Parfaitement bilingue (français/anglais). La maîtrise de l'anglais est requise pour communiquer avec notre siège social américain et nos clients anglophones à travers l'Amérique du Nord.

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience en EDI.
• Expérience sur SAP requise.
• Diplôme d'études collégiales (DEC) ou formation/expérience équivalente, avec un minimum de deux ans d'expérience professionnelle.
• Maîtrise des applications MS Windows.
• Expérience des logiciels de saisie de commandes.
• Expérience préalable dans le traitement des bons de commande, des commandes de vente ou des commandes clients fortement souhaitée.