Adjoint.e de direction principal.e et personnel.le

À propos de SACO

SACO Technologies a inventé l'écran vidéo à DEL et a donné naissance à toute une industrie. La Sphère de Las Vegas, la façade multimédia du Burj Khalifa et certaines des installations visuelles les plus emblématiques de la planète ne sont que quelques-unes des réalisations d'exception qui portent notre signature. Nous réunissons des technologues, des experts en éclairage et des spécialistes des médias issus de divers horizons afin de créer une communauté fondée sur le savoir, la passion et la volonté commune de réaliser des projets extraordinaires. Nous ne sommes pas une entreprise technologique comme les autres.

Le poste

Relevant directement du Co-CEO, l'Adjoint(e) de direction principal(e) et personnel(le) est le pilier opérationnel de la direction. Plus qu'un rôle d'adjoint(e) traditionnel(le), vous soutenez la gestion fluide des priorités d'affaires à haut risque, des relations confidentielles et des affaires personnelles.

La personne idéale apporte de la structure, un jugement sûr et un sens aigu de la discrétion dans la prise en charge. Vous anticipez les besoins, prenez des initiatives et gérez les priorités avant même qu'on ne vous le demande, gagnant la confiance par votre constance et votre fiabilité.

Il s'agit d'un rôle en présentiel basé à nos bureaux de Montréal. Une certaine flexibilité d'horaires pourra être discutée lors du processus d'embauche. La disponibilité en dehors des heures régulières de bureau, y compris les soirs et les fins de semaine, fait partie intégrante du soutien apporté à un cadre de ce niveau.

Ce que vous ferez

A. Opérations exécutives

• Gérer les agendas et coordonner les réunions à travers différents fuseaux horaires et priorités concurrentes à l'aide d'outils d'IA, incluant Claude;
• Identifier et mettre en œuvre des opportunités de systématiser les flux de travail récurrents;
• Suivre les échéances, les engagements et les relances pour garder une longueur d'avance sur le calendrier;
• Assister aux réunions stratégiques, prendre en note les points clés ainsi que les actions à entreprendre, et gérer la correspondance avec discrétion;
• Coordonner la documentation et les tâches administratives liées aux affaires professionnelles et personnelles.

B. Voyages et logistique VIP

• Coordonner les déplacements professionnels et personnels de la direction, incluant des itinéraires détaillés et des plans de contingence : itinéraires complets, transporteurs et sièges préférentiels, hébergements 5 étoiles ou équivalents, transferts privés ou de catégorie exécutive;
• Gérer les changements de voyage de dernière minute avec précision et un minimum de perturbation;
• Accueillir et coordonner la visite des invités VIP chez SACO (agendas, service de traiteur, transport et hospitalité) en assurant une expérience haut de gamme et sans couture, de l'arrivée au départ.

C. Administration personnelle

• Coordonner les entrepreneurs, prestataires de services et fournisseurs pour les questions personnelles et autres intérêts d'affaires;
• Rechercher des fournisseurs, obtenir des soumissions concurrentielles et appuyer les projets spéciaux ainsi que les mandats ad hoc;
• Suivre et faire le suivi des expéditions et livraisons en résolvant les problèmes de manière proactive;
• Gérer les demandes personnelles et les courses du quotidien selon les besoins, incluant la collecte des repas, du café et d'autres requêtes quotidiennes.

D. Soutien financier et commercial

• Appuyer l'administration financière et la tenue de registres pour les affaires personnelles et de portefeuille, et prendre en charge d'autres tâches connexes au besoin;
• Gérer les rapports de dépenses et la documentation financière;
• Traiter les factures et dépenses récurrentes, y compris sur la carte de crédit d'entreprise;
• Gérer le matériel promotionnel, incluant les commandes, l'inventaire et la distribution.

Ce que vous apportez

Expérience et profil

• Expérience démontrée dans le soutien d'un cadre supérieur (C-suite), d'un particulier à valeur nette élevée (HNWI) ou l'équivalent;
• Un sens aigu de la discrétion : vous protégez instinctivement les informations sensibles et comprenez que la confidentialité est fondamentale dans ce rôle;
• Le calme et le jugement nécessaires pour prendre des décisions de manière autonome, agir de votre propre initiative et rester posé(e) lorsque les priorités changent sans préavis;
• Une véritable orientation vers le service : vous tirez une fierté à anticiper les besoins et à les combler avec élégance, qu'il s'agisse de commander et servir un repas, de veiller à ce que le café d'un invité soit prêt à son arrivée, ou de vous assurer que chaque détail de la journée soit réglé avant même qu'on ne vous le demande;
• Les candidates et candidats issus d'un milieu de service à la clientèle haut de gamme se sentiront très à l'aise dans ce rôle.

Exigences pratiques

• Un permis de conduire valide du Québec et l'accès à un véhicule personnel fiable, requis pour les courses et la logistique survenant à court préavis;
• Aisance avec les documents financiers : capacité à réviser les rapports de dépenses, identifier les anomalies et assurer une tenue de registres de base. Des compétences formelles en comptabilité ne sont pas requises;
• Maîtrise de l'IA et des outils de productivité;
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit, requis.

Ce que nous offrons

Chez SACO, vous travaillerez aux côtés d'une équipe passionnée et talentueuse sur certains des projets les plus remarquables au monde. Nous offrons à nos employés l'opportunité de grandir, d'avoir un impact réel et de faire partie de quelque chose de véritablement extraordinaire.

• Rémunération compétitive, basée sur l'expérience, les compétences et les qualifications;
• Gamme complète d'avantages sociaux incluant la couverture médicale, dentaire et de la vue, la cotisation de l'employeur au REER et des congés payés;
• Un environnement de travail moderne et collaboratif avec des outils et technologies de pointe, au sein d'un fabricant technologique innovant et en pleine croissance.

SACO Technologies souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et s'efforce de constituer une main-d'œuvre diversifiée et inclusive