Customer Experience Coordinator

Titre du poste : Coordonnateur(trice) de l’expérience client Division : KYOCERA Document Solutions Canada - Copicom Solutions Inc. Département : Ventes Lieu : Saint-Laurent, Quebec Statut: Temps plein, permanent À propos de l'entreprise Chez KYOCERA Document Solutions Canada, Ltée, vous joignez une organisation mondiale fondée sur l’innovation, une mission claire et un engagement à faire ce qui est juste. En tant que membre de KYOCERA Corporation, une entreprise du Forbes Global 2000 reconnue parmi les organisations les plus durables au monde, nous sommes fiers d’avoir un impact dans divers secteurs grâce à des technologies et à des solutions réfléchies. Au Canada, nous aidons les entreprises à travailler plus efficacement grâce à des solutions documentaires écoresponsables, des applications d’affaires et des services-conseils qui favorisent l’efficacité et génèrent des résultats concrets. Ce qui nous distingue, c’est notre façon de travailler. Guidés par notre philosophie de « faire ce qui est juste en tant qu’être humain », nous favorisons une culture fondée sur l’intégrité, la collaboration et la responsabilisation. Nous sommes fiers d’être certifiés Great Place to Work®, ce qui reflète notre engagement envers un environnement inclusif et favorable où les employés peuvent évoluer, avoir un impact significatif et explorer des occasions d’avancement interne, voire de mobilité internationale au sein de notre organisation mondiale. Nous soutenons nos employés grâce à un programme complet de rémunération globale, comprenant une rémunération concurrentielle, des avantages sociaux collectifs, des congés payés, un régime d’épargne-retraite avec cotisation de l’employeur (REER), des initiatives de mieux-être et des possibilités de développement professionnel. Si vous êtes motivé(e) par les défis, inspiré(e) par l’innovation et prêt(e) à faire une différence, KYOCERA est l’endroit idéal pour bâtir votre carrière. À propos du poste En tant que Coordonnateur(trice) de l’expérience client, vous jouerez un rôle clé dans la prestation d’un service à la clientèle exceptionnel en soutenant la gestion des commandes, la coordination logistique et la résolution des demandes des clients et des concessionnaires. Vous serez responsable du traitement précis et rapide des commandes, ainsi que de la coordination entre les équipes internes, les entrepôts, les transporteurs et les clients, afin d’assurer une expérience client fluide de bout en bout. Vous agirez comme point de contact principal pour les demandes liées aux commandes, aux livraisons, aux installations et aux comptes clients, tout en veillant au respect des politiques de vente et des processus internes. Principales responsabilités - Coordonner les demandes des clients/vendeurs concernant les déménagements d’appareils en communiquant avec les clients/transporteurs/service - Assurer l’exactitude des renseignements fournis par les vendeurs - Créer et sauvegarder les bons de livraison et les demandes de transport dans e-Automate & SharePoint - Saisir et mettre à jour les données liées aux appareils/équipements dans e-Automate et KFS - Planifier et assurer le suivi des livraisons et des installations auprès de nos clients - Négocier les frais de transport hors territoire avec les transporteurs - Préparer les documents de transport et les transmettre aux transporteurs - Effectuer les demandes d'installation et transmettre la documentation/ l’information aux techniciens - Identifier les appareils devant être livrés afin de fluidifier le chargement des camions des transporteurs - Récolter les bons de livraison signés par les clients auprès des techniciens et des partenaires - Créer les bons d’achat à destination des partenaires afin d’approuver les demandes inter-territoriales - Effectuer le suivi des demandes inter pour l’obtention des n/s afin d’assurer la transmission des bons de livraison aux partenaires et la réception de la signature du client à la livraison/installation - Anticiper et prévoir toute récupération d’anciens appareils - Informer l'administration des contrats de service lors d’une fin de contrat et lui fournir le rapport final sur les compteurs - Transmettre les dossiers complétés à la facturation - Vérifier les commandes d'équipement et leurs expéditions aux partenaires interterritoriaux. - Vérifier les cartouches d’encre sèche afin d’anticiper la création des bons de livraison de fournitures en utilisant le système des alertes de KFS - Déterminer les demandes urgentes afin d’optimiser la coordination des ventes - Répondre aux demandes des clients et des concessionnaires concernant les statuts de commande, les livraisons, les retards et les preuves de livraison (POD) - Assister les clients et concessionnaires avec les demandes de renseignements généraux et la résolution de problèmes liés aux commandes - Assister les concessionnaires et les clients avec les demandes de solde de compte et le support administratif général - Soutenir les vérifications internes et externes en fournissant la documentation et les informations requises - Participer aux réunions d’équipe mensuelles et aux formations, et contribuer activement à la résolution des enjeux clients et à l’amélioration des processus - Coordonner certaines demandes spécifiques (ex. programmes spéciaux, recyclage, etc.) au besoin - Collaborer avec les équipes internes (ventes, finance, service) afin d’assurer une expérience client fluide et cohérente Qualifications Exigences : - Posséder des compétences fortes en communication, ainsi que des compétences personnelles - Très à l’écoute des besoins des clients - Capable de gérer plusieurs priorités à la fois, tout en offrant un excellent service à la clientèle - Apporter de l’expérience avec le service à la clientèle - Posséder des connaissances de base avec la suite Microsoft Office - Confortable avec la technologie et les logiciels informatiques - Esprit d’équipe et collaboration - Expérience avec des logiciels de répartition ou une ouverture à l’apprendre - Un bon jugement et esprit critique - Bilingue; français & anglais, oral et écrit - Excellent souci aux détails et un sens de l’organisation très fort Atouts : - 1-2 années d’expérience dans le service à la clientèle - Certification PMP ou équivalant - Connaissances du logiciel E-Automate - Connaissance de l’industrie Ce que nous vous offrons ? Chez KYOCERA, nous nous engageons à créer un milieu de travail diversifié et inclusif où chacun se sent valorisé et respecté. En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap, l’état matrimonial ou le statut d’ancien combattant. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en vous joignant à notre équipe : - Rémunération concurrentielle : Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel, adapté à votre expérience et à vos compétences. - Avantages sociaux complets : Congés payés généreux, avantages sociaux collectifs, REER avec contribution de l’employeur et activités mensuelles d’engagement des employés. - Développement professionnel : Nous soutenons votre évolution grâce à des formations, des certifications et des possibilités d’avancement. - Équilibre travail-vie personnelle : Options de télétravail pour concilier votre vie professionnelle et personnelle. - Culture collaborative : Travaillez dans un environnement axé sur le travail d’équipe où vos idées sont valorisées et la collaboration est essentielle. - Bien-être des employés : Accès à des rabais sur les abonnements à des centres de conditionnement physique. KYOCERA Document Solutions Canada, Ltée est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à promouvoir un milieu de travail inclusif, accessible et diversifié. Les décisions en matière d’emploi sont prises sans égard à la race, la couleur, la religion, les croyances, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, la citoyenneté, l’âge, l’état matrimonial ou familial, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales et provinciales applicables en matière de droits de la personne. KYOCERA s’engage à offrir des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement et de sélection, conformément aux lois applicables en matière d’accessibilité et de droits de la personne. Les candidats ayant besoin d’une mesure d’adaptation sont invités à en informer les Ressources humaines à toute étape du processus d’embauche.