Job descriptionWe are seeking a highly organized and proactive professional to coordinate Engineering operations and provide executive support that drives efficiency, alignment, and results. The Engineering Operations Coordinator supports the daily operations of the Engineering department while providing executive support to the Director of Projects & Engineering. Approximately 60% of the role is dedicated to coordinating departmental operations, improving processes and systems, monitoring performance, and supporting cross-functional initiatives. The remaining 40% focuses on executive support, including managing priorities, schedules, communications, and administrative activities to enable the Director's effectiveness. This role serves as a key operational resource, helping ensure departmental objectives are executed efficiently and effectively. This is an in-office position based out of our office located in Pointe Claire, Montreal. As this role supports customers across Canada, English proficiency both written and verbal is required. Key Responsibilities - Support daily operations of the Engineering department. - Develop, maintain, and improve engineering workflows, procedures, and best practices. - Coordinate activities across Engineering, PMO, Operations, Sales, and other departments. - Identify and implement process improvements to increase efficiency, consistency, and scalability. - Support document revisions, change management, audits, and compliance activities. - Assist with the implementation of new tools, technologies, and process improvements. - Develop and maintain KPIs, dashboards, and performance reports. - Monitor engineering and project metrics, including workload, backlog, capacity, turnaround times, rework trends, and on-time delivery. - Conduct research, analyze data, and provide insights to support planning, reporting, decision-making, and continuous improvement. - Assist with departmental planning, budgeting, resource forecasting, and onboarding. - Manage departmental records, expenses, invoices, and purchase orders. - Manage the Director of Projects & Engineering’s calendar, meetings, travel, expenses, and daily schedule. - Prepare meeting agendas, materials, minutes, and follow-up action items. - Track priorities, commitments, deadlines, and deliverables to ensure timely completion and escalation of issues when required. - Coordinate requests, approvals, and decisions with internal stakeholders. - Act as a key point of contact for employees, customers, vendors, and other stakeholders. - Screen and prioritize communications, draft correspondence and reports, and maintain confidentiality of sensitive information. - Perform other duties as required to support departmental objectives. Qualifications - Proven experience supporting a senior executive - Exceptional organizational, communication, and follow-up skills - Strong attention to detail and ability to prioritize in a fast-paced environment. - Discretion handling sensitive financial, corporate, and personal information. - Proficiency in MS Office and comfort with learning new systems quickly. - Strong business acumen and ability to exercise judgement, tact, and professionalism. Why join us? - Growth & Development. Be part of an expanding team with opportunities for personal and professional growth. - Impact. Help drive our sales goals forward and build our reputation as a trusted partner in height safety. - Collaboration. Join a culture that values teamwork, innovation, and where your contributions are recognized and supported by a dedicated team. - Company culture. Be part of a driven, ambitious, and supportive team focused on achieving goals and delivering exceptional service. Job Type: Full-time Salary: $70,000 - $90,000 per annum Benefits: - Dental care - Extended health care - RRSP match - Vision care - Wellness program Schedule: Monday to Friday Work location: In-office (Pointe Claire). This is not a hybrid position. Additional Information As part of our recruitment and selection process, we use artificial intelligence to support note-taking to enhance the efficiency and consistency of our hiring practices. For some positions, candidates may also be invited to complete a talent analytics assessment designed to evaluate job-related skills and competencies. _____ Nous recherchons un(e) professionnel(le) très organisé(e) et proactif(ve) pour coordonner les opérations d’ingénierie et apporter un soutien à la direction afin de favoriser l’efficacité, la cohésion et l’obtention de résultats. Le coordinateur des opérations d'ingénierie soutient les activités quotidiennes du service d'ingénierie tout en assurant un soutien administratif au directeur des projets et de l'ingénierie. Environ 60 % de ce poste est consacré à la coordination des opérations du service, à l’amélioration des processus et des systèmes, au suivi des performances et au soutien des initiatives transversales. Les 40 % restants sont consacrés à l’assistance de direction, notamment à la gestion des priorités, des calendriers, des communications et des tâches administratives afin de garantir l’efficacité du directeur. Ce poste constitue une ressource opérationnelle essentielle, contribuant à garantir que les objectifs du service sont atteints de manière efficace et efficiente. Il s’agit d’un poste en présentiel basé dans nos locaux situés à Pointe-Claire, à Montréal. Ce poste impliquant l’accompagnement de clients à travers tout le Canada, une maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral est requise. Principales responsabilités - Soutenir les opérations quotidiennes du service d’ingénierie. - Développer, maintenir et améliorer les flux de travail, les procédures et les bonnes pratiques en matière d’ingénierie. - Coordonner les activités entre les services d’ingénierie, le PMO, les opérations, les ventes et d’autres services. - Identifier et mettre en œuvre des améliorations de processus afin d’accroître l’efficacité, la cohérence et l’évolutivité. - Apporter son soutien aux révisions de documents, à la gestion du changement, aux audits et aux activités de conformité. - Contribuer à la mise en œuvre de nouveaux outils, de nouvelles technologies et d’améliorations de processus. - Développer et mettre à jour les indicateurs clés de performance (KPI), les tableaux de bord et les rapports de performance. - Suivre les indicateurs d’ingénierie et de projet, notamment la charge de travail, le carnet de commandes, la capacité, les délais d’exécution, les tendances en matière de retouches et le respect des délais de livraison. - Mener des recherches, analyser des données et fournir des informations pertinentes pour soutenir la planification, le reporting, la prise de décision et l’amélioration continue. - Participer à la planification, à la budgétisation, à la prévision des ressources et à l’intégration des nouveaux collaborateurs au sein du service. - Gérer les dossiers, les dépenses, les factures et les bons de commande du service. - Gérer l’agenda, les réunions, les déplacements, les notes de frais et l’emploi du temps quotidien du directeur des projets et de l’ingénierie. - Préparer les ordres du jour des réunions, les documents, les comptes rendus et les actions de suivi. - Assurer le suivi des priorités, des engagements, des échéances et des livrables afin de garantir leur réalisation dans les délais et de signaler les problèmes en amont si nécessaire. - Coordonner les demandes, les validations et les décisions avec les parties prenantes internes. - Servir de point de contact principal pour les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les autres parties prenantes. - Filtrer et hiérarchiser les communications, rédiger la correspondance et les rapports, et préserver la confidentialité des informations sensibles. - Accomplir toute autre tâche nécessaire à la réalisation des objectifs du service. Compétences requises - Expérience avérée dans l’assistance à un cadre supérieur - Excellentes compétences en matière d’organisation, de communication et de suivi - Grand souci du détail et capacité à établir des priorités dans un environnement dynamique. - Discrétion dans le traitement d’informations sensibles d’ordre financier, d’entreprise et personnel. - Maîtrise de MS Office et facilité à assimiler rapidement de nouveaux systèmes. - Sens aigu des affaires et capacité à faire preuve de discernement, de tact et de professionnalisme. Pourquoi nous rejoindre ? - Croissance et développement. Intégrez une équipe en pleine expansion offrant des opportunités d’épanouissement personnel et professionnel. - Impact. Contribuez à la réalisation de nos objectifs commerciaux et renforcez notre réputation de partenaire de confiance dans le domaine de la sécurité en hauteur. - Collaboration. Rejoignez une culture d’entreprise qui valorise le travail d’équipe et l’innovation, et où vos contributions sont reconnues et soutenues par une équipe dévouée. - Culture d’entreprise. Intégrez une équipe motivée, ambitieuse et solidaire, déterminée à atteindre ses objectifs et à offrir un service exceptionnel. Type de poste : Temps plein Salaire : entre 70 000 et 90 000 dollars par an Avantages sociaux : - Soins dentaires - Couverture santé complémentaire - Abondement au REER - Soins ophtalmologiques - Programme de bien-être Horaires : Du lundi au vendredi Lieu de travail : Au bureau (Pointe-Claire). Il ne s'agit pas d'un poste hybride. Informations complémentaires Dans le cadre de notre processus de recrutement et de sélection, nous utilisons l’intelligence artificielle pour faciliter la prise de notes afin d’améliorer l’efficacité et la cohérence de nos pratiques d’embauche. Pour certains postes, les candidats peuvent également être invités à passer une évaluation d’analyse des talents conçue pour évaluer les aptitudes et les compétences liées au poste.
