Assistant(e) Exécutif et Coordinateur(trice) de Réception

À PROPOS D’ARTITALIA GROUP

Artitalia Group est l’un des principaux fabricants d’équipements et de mobilier sur mesure destinés aux secteurs de la vente au détail, de la restauration et de l’hôtellerie, ainsi qu’aux services de courrier et de colis et à la manutention. Nous travaillons avec des matériaux haut de gamme, dans des délais serrés et selon des normes de qualité élevées afin de fournir des produits d’exception à nos clients.

DESCRIPTION DU POSTE

En tant qu’Assistant Exécutif et Coordinateur de Réception, vous serez le visage du groupe Artitalia et le pilier administratif de notre siège social. Vous serez responsable de donner une excellente première impression à chaque visiteur, tout en veillant à ce que notre équipe de direction reste organisée, préparée et fonctionne efficacement.

RESPONSABILITÉS

1. Accueil et réception
2. Support exécutif
3. Réunions et accueil des clients
4. Administration du bureau
5. Gestion des voyages et des dépenses
6. Accueil au bureau

DÉTAILS

1. Accueil et réception

• Accueillir les clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et chaleur
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et les transférer
• Gérer l’enregistrement des visiteurs et les procédures d’accueil
• Veiller à ce que l’espace d’accueil soit bien rangé, propre et professionnel
• Coordonner la réception et l’envoi des colis et du courrier
• Gérer les fournitures de bureau et d’accueil
• Assurer la liaison avec la direction de l’immeuble et les prestataires de services externes lorsque cela est nécessaire

2. Support exécutif

Assurer le soutien administratif quotidien des membres de la direction en :

• Gérant des agendas et des plannings complexes
• Coordonnant les réunions et les rendez-vous
• Organisant les priorités et les ordres du jour quotidiens des dirigeants
• Préparant les présentations et les documents de réunion
• Traitant les notes de frais
• Gérant les informations confidentielles avec une discrétion absolue
• Assurant le suivi des actions à mener et veillant au respect des délais

3. Réunions et accueil des clients

Coordonner l’ensemble des réunions de direction et des visites de clients, notamment :

• Préparer les salles de réunion et les espaces dédiés aux réunions
• Organiser les supports de présentation
• Commander les services de traiteur et les repas
• Préparer le café, le thé, les boissons et les rafraîchissements
• Accueillir les invités à leur arrivée
• Veiller à ce que chaque client bénéficie d’une expérience professionnelle et de premier ordre

4. Administration de bureau

• Rédiger des courriers, des lettres et des communications internes
• Gérer les systèmes de classement et les archives de l’entreprise
• Coordonner les validations et les signatures de documents
• Participer à des projets spécifiques
• Apporter un soutien lors d’événements internes et pour les fonctions de direction
• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et à l’optimisation de l’efficacité

5. Gestion des voyages et des dépenses

• Coordonner l’organisation de tous les déplacements des cadres : réservation des voyages nationaux et internationaux
• Coordonner les réservations d’hôtels, de vols, de véhicules de location et des transferts. Préparer des itinéraires détaillés
• Suivre les modifications et ajustements apportés aux déplacements
• Vérifier la conformité des justificatifs et des dépenses
• Soumettre les notes de frais avec précision et dans les délais impartis

6. Accueil au bureau

• Assurer l’entretien des cuisines, des coins café et des espaces de réunion
• Veiller à ce que les rafraîchissements et les fournitures soient toujours disponibles
• Coordonner les repas, les réunions de direction et les événements d’entreprise
• Contribuer à créer une ambiance de travail accueillante et professionnelle

COMPÉTENCES REQUISES

• Au moins 3 à 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant(e) administratif(ve), coordinateur(trice) de bureau ou dans un poste similaire
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion simultanée de plusieurs tâches
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Excellentes compétences relationnelles et en service client
• Présentation et comportement professionnels
• Grand souci du détail
• Capacité à hiérarchiser plusieurs responsabilités simultanément
• Haut niveau d’intégrité et de confidentialité
• Solides capacités de résolution de problèmes
• Attitude positive et proactive

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Microsoft Teams
• Gestion de l’agenda
• Systèmes de gestion des dépenses
• Plateformes de visioconférence
• Capacité à maîtriser rapidement de nouveaux logiciels et systèmes d’entreprise