Leasing Administrator/Administrateur(trice) de location

About Leyad

Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential and commercial properties across Canada. For over a decade, we’ve focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our clients/tenants.

Position Summary

We are seeking a detail-oriented and proactive Leasing Administrator to support our commercial leasing team. This role is responsible for the administration of leasing activities across a portfolio of commercial properties, ensuring the accurate preparation and execution of lease documentation, maintaining lease records, supporting tenant renewals, and providing reporting and analytical support to the leasing team.

The ideal candidate has a strong background in commercial leasing administration, understands the complexities of lease agreements, and has a keen eye for detail to identify discrepancies, potential risks, and opportunities for improvement. They are highly organized, analytical, and comfortable working with business intelligence tools and lease management systems.

Key Responsibilities

• Prepare, review, and administer commercial lease documentation
• Coordinate the execution of lease documents with internal stakeholders, legal counsel, and tenants.
• Track critical lease dates, including renewals, expiries, rent escalations, and option periods.
• Maintain accurate lease records and tenant information within the lease management system.
• Ensure lease documentation complies with company policies and legal requirements.
• Review lease terms for accuracy and identify inconsistencies, missing information, or potential risks before execution.
• Support leasing managers throughout the negotiation and deal administration process.
• Prepare rental projection reports and assist with forecasting rental revenue.
• Analyze tenant sales reports and prepare sales projection analyses to support leasing decisions.
• Produce regular leasing reports, vacancy reports, pipeline reports, and occupancy statistics.
• Monitor tenant insurance certificates, security deposits, and other lease obligations.
• Coordinate with Property Management, Accounting, Legal, and Operations to ensure seamless lease implementation.
• Assist with budgeting and annual rental income forecasting.
• Respond to tenant inquiries regarding lease administration matters.
• Identify process improvements and opportunities to increase efficiency within the leasing administration function.
• Utilize business intelligence tools to analyze leasing performance, occupancy trends, and portfolio metrics.
• Maintain strict confidentiality of lease and tenant information.

Qualifications

• 2–4+ years of commercial leasing administration experience.
• Experience working with retail, shopping centre, or commercial real estate portfolios is considered a strong asset.
• Strong understanding of commercial lease agreements and leasing terminology.
• Experience preparing lease documentation from offer through execution.
• Proven experience administering tenant renewals and lease amendments.
• Strong analytical skills with experience preparing rental projections and sales analyses.
• Ability to identify discrepancies, risks, and loopholes within lease documentation.
• Excellent attention to detail and organizational skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel.
• Experience with lease management software such as Yardi, MRI, or similar platforms is an asset.
• Experience using Business Intelligence tools (Power BI, Tableau, or similar) to create reports and analyze leasing data is an asset.
• Knowledge of commercial real estate financial concepts, including CAM, additional rent, operating costs, and rent escalations.
• Ability to work independently while collaborating effectively with cross-functional teams.

Why Join Leyad

At Leyad, you’ll join a collaborative and forward-thinking real estate team dedicated to innovation and performance. This position offers the opportunity to play a key role in driving portfolio growth while developing your career within a dynamic and supportive environment.

À propos de Leyad

Leyad est une société montréalaise spécialisée dans l’investissement et la gestion immobilière, possédant un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles et commerciales à travers le Canada. Depuis plus de dix ans, nous créons de la valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables ainsi qu'à un engagement constant envers l'excellence. Notre succès repose sur notre capacité à repérer des occasions là où d'autres voient des défis et à offrir constamment des résultats solides à nos clients et locataires.

Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) Administrateur(trice) de location organisé(e), rigoureux(se) et proactif(ve) afin de soutenir notre équipe de location commerciale. Cette personne sera responsable de l'administration des activités de location pour un portefeuille de propriétés commerciales, en veillant à la préparation et à l'exécution précises des documents de location, à la gestion des dossiers de baux, au suivi des renouvellements de baux ainsi qu'à la production de rapports et d'analyses destinés à l'équipe de location.

Le ou la candidat(e) idéal(e) possède une solide expérience en administration de location commerciale, comprend les particularités des baux commerciaux et démontre un grand souci du détail afin de repérer les écarts, les risques potentiels et les occasions d'amélioration. Cette personne est très organisée, possède un esprit analytique développé et est à l'aise avec les outils d'intelligence d'affaires ainsi que les systèmes de gestion des baux.

Principales responsabilités

• Préparer, réviser et administrer la documentation liée aux baux commerciaux.
• Coordonner l'exécution des documents de location avec les intervenants internes, les conseillers juridiques et les locataires.
• Assurer le suivi des dates importantes des baux, notamment les renouvellements, les échéances, les augmentations de loyer et les périodes d'option.
• Maintenir à jour les dossiers de baux ainsi que les renseignements sur les locataires dans le système de gestion des baux.
• Veiller à ce que toute la documentation soit conforme aux politiques de l'entreprise et aux exigences légales.
• Réviser les clauses des baux afin d'en vérifier l'exactitude et d'identifier les incohérences, les informations manquantes ou les risques potentiels avant leur exécution.
• Soutenir les gestionnaires de location tout au long du processus de négociation et d'administration des transactions.
• Préparer des rapports de projections de revenus locatifs et participer aux prévisions des revenus de location.
• Analyser les rapports de ventes des locataires et produire des analyses de projections des ventes afin de soutenir les décisions de location.
• Produire régulièrement des rapports sur les activités de location, les locaux vacants, le pipeline de location et les taux d'occupation.
• Assurer le suivi des certificats d'assurance des locataires, des dépôts de garantie et des autres obligations prévues aux baux.
• Collaborer avec les équipes de gestion immobilière, de comptabilité, des affaires juridiques et des opérations afin d'assurer une mise en œuvre efficace des baux.
• Participer à la préparation des budgets et aux prévisions annuelles des revenus locatifs.
• Répondre aux demandes des locataires concernant l'administration de leurs baux.
• Recommander des améliorations aux processus afin d'accroître l'efficacité des activités d'administration de location.
• Utiliser des outils d'intelligence d'affaires pour analyser la performance locative, les tendances d'occupation et les indicateurs de performance du portefeuille.
• Assurer en tout temps la confidentialité des renseignements relatifs aux baux et aux locataires.

Qualifications

• De 2 à 4 ans ou plus d'expérience en administration de location commerciale.
• Une expérience dans le secteur du commerce de détail, des centres commerciaux ou de l'immobilier commercial constitue un atout important.
• Excellente connaissance des baux commerciaux et de leur terminologie.
• Expérience dans la préparation de documents de location, de l'offre jusqu'à l'exécution du bail.
• Expérience démontrée dans la gestion des renouvellements de baux et des amendements.
• Excellentes aptitudes analytiques, notamment dans la préparation de projections de revenus locatifs et d'analyses des ventes.
• Capacité à repérer les écarts, les risques et les failles potentielles dans les documents de location.
• Grand souci du détail et excellentes habiletés organisationnelles.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.
• Une expérience avec un logiciel de gestion des baux tel que Yardi, MRI ou une plateforme similaire constitue un atout.
• Expérience avec des outils d'intelligence d'affaires (Power BI, Tableau ou équivalent) pour la création de rapports et l'analyse de données locatives constitue un atout.
• Bonne compréhension des concepts financiers liés à l'immobilier commercial, notamment les frais d'exploitation récupérables (CAM), le loyer additionnel, les coûts d'exploitation et les indexations de loyer.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec des équipes multidisciplinaires.

Pourquoi joindre Leyad

Chez Leyad, vous ferez partie d'une équipe immobilière collaborative et innovante, engagée envers l'excellence et la performance. Ce poste vous offre l'occasion de jouer un rôle clé dans la croissance de notre portefeuille immobilier tout en développant votre carrière au sein d'un environnement dynamique, stimulant et favorable à votre épanouissement professionnel.