Adjoint(e) Administratif(ve) - amélioration locative

Chez Groupe Vossa, les projets immobiliers ne s'arrêtent pas lorsqu'une entente est conclue. C'est souvent à ce moment-là que le vrai travail commence : coordonner les prochaines étapes, sécuriser les accès, préparer les documents et faire en sorte que chaque détail soit aligné.

Anthony est celui qui mène les négociations, crée le lien avec les locataires et fait avancer les dossiers avec tact. Pour que ses ententes se transforment en actions concrètes, il a besoin d'un adjoint administratif capable de prendre le relais, structurer l'information et garder les dossiers en mouvement.

Ton rôle sera de faire le pont entre les discussions, les documents et l'exécution. Tu seras la personne qui transforme un « oui » verbal en un dossier complet, un accès confirmé et une prochaine étape clairement définie. Concrètement, tu deviendras le point de contact administratif derrière les projets de négociation :

• Coordonner les rendez-vous de négociation
  Tu communiqueras avec les locataires par téléphone afin de fixer les rendez-vous avec le négociateur. Tu confirmeras les rencontres, effectueras les rappels et assureras le suivi des reports et des annulations. Tu veilleras également à maintenir le calendrier des rendez-vous à jour en fonction des disponibilités du négociateur.

• Planifier les travaux et sécuriser les accès aux logements
  Tu communiqueras avec les locataires afin de céduler les travaux dans les logements. Tu coordonneras les dates avec les équipes internes et les entrepreneurs concernés, puis tu t'assureras d'obtenir et de confirmer les accès requis, dans le respect des avis et des délais prévus.

• Effectuer le suivi des accès et des travaux
  Tu feras le suivi des accès planifiés et signaleras rapidement tout refus, retard ou problème pouvant affecter l'échéancier. Après les travaux, tu communiqueras avec les locataires afin de confirmer leur réalisation et de recueillir les problèmes ou éléments nécessitant une intervention.

• Maintenir des dossiers complets et bien classés
  Tu recevras, vérifieras et classeras les documents signés, notamment les ententes, les avis et les autorisations d'accès. Tu t'assureras que chaque document est enregistré dans le bon dossier, qu'il soit physique ou numérique, et que les dossiers demeurent complets et conformes à chaque étape.

• Effectuer la saisie et la mise à jour des données
  Tu feras les entrées de données dans les systèmes de gestion, notamment UpperBee. Tu maintiendras à jour l'état d'avancement des dossiers, les échéanciers et les personnes responsables. Tu veilleras à ce que les suivis soient exacts, accessibles et suffisamment clairs pour permettre à toute l'équipe de connaître rapidement la situation de chaque dossier.

• Assurer la circulation de l'information
  Tu communiqueras les mises à jour aux autres départements concernés afin que chacun dispose de l'information nécessaire pour faire avancer les dossiers. Ton travail permettra de garder les équipes coordonnées et d'éviter les oublis ou les délais inutiles.

Tu possèdes une expérience en coordination administrative, soutien administratif, gestion de dossiers ou service à la clientèle. Tu es une personne qui aime suivre les choses jusqu'au bout. Tu apprécies les rôles où tu dois gérer plusieurs éléments en parallèle, communiquer avec différentes personnes et voir concrètement l'impact de ton travail.

Au-delà de ton expérience, c'est ta façon de travailler qui fera la différence. On recherche une personne fiable, structurée et persévérante, qui aime faire avancer les dossiers et faciliter le quotidien de son équipe :

• Tu es reconnu pour ta fiabilité. Ce qui est commencé est terminé. Tu assures les suivis nécessaires et tu gardes tes engagements ;

• Tu es persévérant sans perdre ton approche humaine. Les appels sans réponse ou les disponibilités difficiles à obtenir ne te découragent pas. Tu ajustes ton approche, que ce soit en français ou en anglais pour échanger avec des locataires anglophones, et tu trouves une façon d'avancer ;

• Tu sais mettre de l'ordre dans l'information. Tu aimes les dossiers bien structurés, les suivis clairs et les outils qui permettent de mieux travailler ;

• Tu as un réflexe solution. Face aux imprévus, tu cherches d'abord ce qui est possible plutôt que ce qui ne fonctionne pas ;

• Tu apprécies être la personne qui facilite le travail des autres. Tu tires ta satisfaction du fait de rendre les opérations plus simples et plus fluides ;

• Tu es confortable avec les outils administratifs. Tableaux de suivi et plateformes numériques font partie de ton quotidien.

Pour accompagner des projets immobiliers en croissance, il faut une personne organisée, engagée et qui aime avoir un réel impact. En retour, on t'offre un environnement où ton travail sera visible et où tes idées contribueront directement à améliorer nos façons de faire :

• Salaire compétitif, ajusté selon ton expérience;

• 3 semaines de vacances pour décrocher et revenir en pleine forme;

• Horaire flexible de 40 h/semaine, favorisant un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle;

• Possibilité de 100 % télétravail, avec la flexibilité d'organiser tes journées, tout en demeurant à proximité de nos immeubles pour répondre aux besoins ponctuels sur place et assurer une disponibilité durant les heures clés pour les locataires ;

• Assurances collectives complètes, avec une participation de l'employeur, incluant les médicaments, les soins dentaires, la télémédecine et les soins de la vue.

Chez nous, chacun joue un rôle important dans la croissance de l'entreprise. On recherche des personnes impliquées, autonomes et fières de contribuer à des projets concrets.

Si tu cherches un rôle de coordination administrative où ton sens de l'organisation, ta rigueur et ta capacité à faire avancer les choses auront un impact réel, Tamara, experte-conseil en recrutement, a bien hâte d'échanger avec toi.

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Le genre masculin est utilisé dans cette description dans le seul but d'alléger le texte.

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