Adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l'entreprise

Entreprise en service et réparation de piscine.

En affaire depuis plus de 22 ans.

Description de l’offre d’emploi

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, autonome et dynamique pour se joindre à notre équipe. Le poste est hybride : une partie du travail est effectuée au bureau et une autre peut être réalisée en télétravail, selon les tâches et les besoins de l’entreprise.

Nous utilisons des systèmes de gestion déjà bien implantés (CRM, QUICKBOOKS, DEXT), ce qui facilite le travail et permet une bonne organisation. Une formation est prévue afin de vous accompagner dans votre intégration.

Principales responsabilités

Prendre en charge les demandes de service reçues via notre site Web à l’aide de notre système de gestion Planit.

Ouvrir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur fermeture.

Planifier les rendez-vous et coordonner les horaires des techniciens.

Faire le suivi quotidien des travaux en cours.

Communiquer avec les clients pour les confirmations, les rappels et les suivis.

Préparer la facturation et assurer le suivi des comptes à recevoir.

Préparer les paies à l’aide du système Employeur D.

Maintenir les dossiers administratifs à jour.

Collaborer avec les techniciens afin d’assurer une bonne communication entre le bureau et le terrain.

Veiller à ce qu’aucun dossier ne soit oublié et que chaque demande soit traitée dans les délais.

Organisation saisonnière

Notre entreprise fonctionne selon un calendrier saisonnier bien établi.

Au printemps, une grande partie du travail consiste à préparer la saison des ouvertures de piscines :

Organiser les routes des techniciens.

Planifier les rendez-vous d’ouverture.

Préparer les dossiers afin que les équipes puissent travailler efficacement sur le terrain.

À partir de la mi-octobre jusqu’à la fin de la saison, nous planifions les routes des fermetures de piscines et assurons le suivi de tous les rendez-vous jusqu’à leur réalisation.

Le mois de novembre est consacré à remettre le bureau entièrement en ordre. Toute la facturation, les suivis, le classement et les dossiers doivent être complétés afin que rien ne demeure en suspens. Notre objectif est de repartir au printemps suivant avec une entreprise parfaitement organisée et prête à répondre rapidement aux demandes de nos clients.

Profil recherché

Nous recherchons une personne :

organisée et méthodique;

autonome et responsable;

à l’aise avec l’informatique;

ayant un bon sens des priorités;

capable de gérer plusieurs dossiers simultanément;

offrant un excellent service à la clientèle;

appréciant le travail d’équipe et les communications avec les techniciens.

Il s’agit d’un poste d’environ 20h à 30h par semaine, où les heures sont bien remplies. Nous recherchons avant tout une personne fiable, qui aime le travail bien fait et qui souhaite contribuer au bon fonctionnement de notre entreprise.

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Expérience7 à 11 moisCompétences

• Capacité d’adaptation
• Polyvalence
• Sens de l’initiative

Travailleuses et travailleurs expérimentésCette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)