Office Manager | Gestionnaire de bureau

Job Description

We're looking for an Office Manager who is passionate about creating an exceptional workplace experience. This role is ideal for someone who enjoys keeping an office running smoothly, supporting employees, building community, and ensuring every detail is taken care of.

As our Office Manager, you'll be responsible for the day-to-day management of our Montreal office and employee experience programs. You'll serve as a trusted resource for employees, visitors, and leadership while helping create a workplace that reflects our culture and values.

What You'll Do

• Oversee the daily operations of the office to ensure a welcoming, organized, and productive workplace.
• Serve as the primary point of contact for office-related questions and employee support.
• Coordinate office maintenance requests and liaise with building management, facilities teams, and service providers.
• Manage office supplies, equipment, inventory, and ordering processes.
• Coordinate catering, meeting logistics, and hospitality services for visitors, candidates, and team events.
• Support the planning and execution of employee engagement activities, celebrations, recognition programs, and social events.
• Assist with new hire onboarding, workspace preparation, and office orientation.
• Coordinate conference room scheduling, office communications, and workplace announcements.
• Manage vendor relationships and support invoice processing and purchase requests.
• Welcome guests and help ensure a positive experience for candidates, partners, and visitors.
• Support workplace health, safety, and security initiatives.
• Maintain office organization, presentation, and overall employee experience standards.
• Provide general administrative support to office leadership as needed.

Nous sommes à la recherche d’une personne occupant le poste de gestionnaire de bureau et passionnée par la création d’une expérience exceptionnelle en milieu de travail. Ce rôle convient parfaitement à une personne qui aime assurer le bon fonctionnement d’un bureau, soutenir le personnel, favoriser l’esprit de communauté et veiller à ce que chaque détail soit pris en charge.

À titre de gestionnaire de bureau, vous serez responsable de la gestion quotidienne de notre bureau de Montréal ainsi que des programmes liés à l’expérience employé. Vous agirez comme personne-ressource de confiance auprès du personnel, des visiteurs et de la direction tout en contribuant à créer un milieu de travail qui reflète notre culture et nos valeurs.

Ce que vous ferez

• Superviser les opérations quotidiennes du bureau afin d’assurer un environnement accueillant, organisé et productif.
• Agir à titre de principal point de contact pour les questions liées au bureau et le soutien au personnel.
• Coordonner les demandes d’entretien du bureau et assurer la liaison avec la gestion de l’immeuble, les équipes des installations et les fournisseurs de services.
• Gérer les fournitures de bureau, l’équipement, l’inventaire et les processus d’approvisionnement.
• Coordonner les services de traiteur, la logistique des réunions et les services d’accueil pour les visiteurs, les personnes candidates et les événements d’équipe.
• Soutenir la planification et la réalisation d’activités d’engagement du personnel, de célébrations, de programmes de reconnaissance et d’événements sociaux.
• Participer à l’intégration des nouvelles recrues, à la préparation des espaces de travail et à l’orientation au bureau.
• Coordonner la réservation des salles de réunion, les communications internes et les annonces liées au milieu de travail.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et appuyer le traitement des factures ainsi que les demandes d’achat.
• Accueillir les invité·e·s et contribuer à offrir une expérience positive aux personnes candidates, partenaires et visiteurs.
• Soutenir les initiatives en matière de santé, de sécurité et de sûreté au travail.
• Maintenir les normes relatives à l’organisation, à la présentation du bureau et à l’expérience employé globale.
• Fournir un soutien administratif général à la direction du bureau, au besoin.

Qualifications

What You'll Bring

The Essentials

• 3+ years of experience in office management, administrative management, workplace services, executive support, or a related role.
• Strong organizational and multitasking skills.
• Exceptional attention to detail and follow-through.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Ability to build positive relationships across all levels of an organization.
• Experience managing vendors, office services, and workplace logistics.
• Proficiency with Microsoft 365, including Outlook, Teams, Word, Excel, and PowerPoint.
• Ability to work onsite in Montreal.
• Bilingual in French and English, with the ability to communicate fluently (written and verbal) in both languages to support employees and visitors in Quebec, across Canada, and within the United States

Desired Characteristics

• Experience supporting a gaming, technology, media, entertainment, or creative organization.
• Familiarity with workplace operations in Canada and Quebec.
• Strong customer service and hospitality mindset.
• Ability to remain calm, organized, and professional in a fast-paced environment.
• Experience planning employee events and workplace engagement activities.

Eligibility Requirements:

• Interested candidates must apply to be considered.
• Must be willing to work in our Montreal office a minimum of 4 days a week.
• Must be willing to work overtime when required, in accordance with Quebec labor standards.
• Must be legally authorized to work in Canada.
• Must be willing to travel for work related business, if necessary

Ce que vous apporterez

Qualifications essentielles

• Plus de 3 ans d’expérience en gestion de bureau, gestion administrative, services en milieu de travail, soutien à la direction ou dans un rôle connexe.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion simultanée de plusieurs priorités.
• Souci exceptionnel du détail et grande rigueur dans le suivi des dossiers.
• Solides compétences interpersonnelles et en communication.
• Capacité à établir des relations positives à tous les échelons de l’organisation.
• Expérience dans la gestion des fournisseurs, des services de bureau et de la logistique en milieu de travail.
• Maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à travailler sur site à Montréal.

Atouts recherchés

• Expérience au sein d’une organisation œuvrant dans les secteurs du jeu vidéo, de la technologie, des médias, du divertissement ou de la création.
• Bonne connaissance des opérations en milieu de travail au Canada et au Québec.
• Excellente orientation vers le service à la clientèle et l’accueil.
• Capacité à demeurer calme, organisé·e et professionnel·le dans un environnement dynamique.
• Expérience dans la planification d’événements destinés au personnel et d’activités d’engagement en milieu de travail.
• Maîtrise de l’anglais requise; la connaissance du français constitue un atout important.
• Bilingue en français et en anglais, avec la capacité de communiquer couramment (à l’oral et à l’écrit) dans les deux langues afin de soutenir les employé·e·s et les candidat·e·s au Québec, partout au Canada et aux États-Unis

Exigences d’admissibilité:

• Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature afin d’être considérées.
• Doit être disposé·e à travailler dans nos bureaux de Montréal au minimum quatre (4) jours par semaine.
• Doit être disposé·e à effectuer des heures supplémentaires lorsque requis, conformément aux normes du travail du Québec.
• Doit être légalement autorisé·e à travailler au Canada.
• Doit être disposé·e à se déplacer pour des raisons professionnelles, au besoin.

Additional Information

As part of our selection process, external candidates may be required to attend an in-person interview with an NBCUniversal employee at one of our locations prior to a hiring decision. NBCUniversal's policy is to provide equal employment opportunities to all applicants and employees without regard to race, color, religion, creed, gender, gender identity or expression, age, national origin or ancestry, citizenship, disability, sexual orientation, marital status, pregnancy, veteran status, membership in the uniformed services, genetic information, or any other basis protected by applicable law.

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