Agent(e) administratif(ve)

OFFRE D’EMPLOI

Agent administratif / Agente administrative

Information sur l’employeur

Nom commercial de l’entreprise : Gestion Zagora

Adresse de l’entreprise : 1 Carré Westmount, Westmount, QC, H3Z 2P9 Lieu de travail : Westmount, Québec

Langue de travail : Français

Description du poste

Gestion Zagora est à la recherche d’un(e) agent administratif / agente administrative afin d’assurer la coordination, l’administration et l’amélioration continue des opérations administratives de l’entreprise.

La personne titulaire du poste sera responsable de la gestion autonome de plusieurs processus administratifs, de la coordination des dossiers internes, du contrôle documentaire, du suivi financier administratif ainsi que de la mise en œuvre de procédures visant à optimiser l’efficacité organisationnelle.

Il s’agit d’un poste permanent nécessitant une excellente capacité d’organisation, une grande autonomie, un sens élevé de la confidentialité et une aptitude à coordonner plusieurs dossiers simultanément.

Fonctions et responsabilités

Gestion et coordination des opérations administratives

• Administrer et coordonner les activités administratives quotidiennes de l’entreprise afin d’assurer l’efficacité des opérations internes.

• Analyser les processus administratifs existants, identifier les écarts opérationnels et mettre en œuvre des améliorations visant l’optimisation des méthodes de travail. • Élaborer, maintenir et actualiser les procédures administratives internes, les politiques de gestion documentaire et les outils de suivi opérationnel.

• Assurer le suivi des activités administratives et produire les rapports de contrôle nécessaires au bon fonctionnement des opérations.

Gestion documentaire et contrôle de l’information

• Concevoir, organiser et administrer des systèmes de classement, d’archivage et de gestion documentaire physiques et numériques.

• Assurer l’intégrité, l’accessibilité et la confidentialité des informations administratives, contractuelles et financières.

• Superviser le cycle de vie des documents administratifs, incluant leur création, leur conservation, leur mise à jour et leur archivage.

• Veiller au respect des pratiques de conservation documentaire et des exigences de protection des renseignements confidentiels.

Coordination financière et administrative

• Administrer les processus administratifs liés aux comptes fournisseurs et aux comptes clients.

• Effectuer le suivi des paiements, des encaissements, de la facturation et des rapports de dépenses.

• Réaliser des contrôles administratifs périodiques et préparer les informations requises pour les suivis financiers externes.

• Assurer le suivi administratif des engagements contractuels et des dossiers liés aux fournisseurs.

Gestion des fournisseurs et des ressources administratives

• Coordonner les relations administratives avec les fournisseurs de services et assurer le suivi des contrats, renouvellements et ententes.

• Évaluer les besoins opérationnels en matière de fournitures, d’équipements et de services administratifs.

• Participer à la sélection des fournisseurs et à la négociation des conditions administratives.

• Maintenir les dossiers administratifs liés aux fournisseurs et assurer leur conformité.

Coordination des communications et des intervenants

• Coordonner les communications administratives avec les intervenants internes et externes, incluant les fournisseurs, clients corporatifs, professionnels juridiques et partenaires d’affaires.

• Assurer le suivi des demandes administratives complexes et veiller à leur résolution dans les délais requis.

• Agir comme point de contact administratif principal pour faciliter la circulation de l’information entre les différents intervenants.

Organisation des réunions et suivi des décisions

• Coordonner la préparation logistique des réunions administratives, rencontres de gestion et assemblées.

• Préparer les documents nécessaires aux rencontres et assurer le suivi administratif des dossiers.

• Effectuer le suivi des décisions prises, des actions requises et des échéanciers associés.

Conditions d’emploi

Type d’emploi : Poste permanent à temps plein

Salaire : 36 $ de l’heure

Avantages sociaux

• Assurance maladie complémentaire;

• Assurance dentaire;

• Assurance vie;

• Assurance vision.

Compétences et exigences

Formation

• Minimum diplôme d’études secondaires

• Certificat ou diplôme en gestion des affaires, gestion des entreprises, bureautique, droit, économie ou dans un domaine connexe est un atout

Expérience professionnelle

• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste impliquant la gestion et la coordination de dossiers administratifs.

Compétences recherchées

• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités.

• Grande autonomie dans l’exécution des tâches administratives.

• Capacité d’analyse et d’amélioration des processus.

• Sens aigu de la confidentialité et de la gestion de renseignements sensibles. • Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français.

• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion administrative.

Coordonnées pour postuler

Gestion Zagora

1 Carré Westmount

Westmount, QC, H3Z 2P9

Téléphone : 438-795-2846

Courriel : rh@gestionzagora.com

Nous remercions toutes les personnes candidates pour leur intérêt. Seules les personnes retenues seront contactées.