Coordonnateur (trice) Technique bilingue

Description du poste

Sous la supervision du directeur des opérations, le titulaire du poste est responsable de la coordination et de l’exécution appropriée d’activités techniques plus complexes, ainsi que de la satisfaction du client.

Le titulaire doit effectuer diverses tâches liées à la coordination des activités quotidiennes et hebdomadaires, telles que l’examen du mandat, la planification, l’attribution des mandats, le maintien de relations d’affaires avec les clients, les fournisseurs et/ou les sous-traitants, et d’autres tâches connexes telles que la rédaction de courriels, des lettres et l’envoi de colis d’expédition.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

• Exécuter les tâches précisées par son superviseur immédiat;
• Première ligne de communication avec les clients et/ou les fournisseurs afin d’obtenir l’information requise pour effectuer les travaux et de bien comprendre l’étendue des travaux demandés;
• Identifier et analyser les besoins des clients et examiner les spécifications techniques;
• Responsable de la création de nouveaux comptes clients;
• Entrée de données dans MSFS ou KAES pour toutes les étapes des activités quotidiennes;
• En collaboration avec le coordonnateur, émettre des appels d’offres, selon les besoins;
• En collaboration avec le coordonnateur, planifiez et préparez les travaux à effectuer (affectation, documents, équipement);
• En collaboration avec le coordonnateur, coordonner les actions avec le client et/ou le fournisseur selon les besoins du client;
• Veiller à ce que les formulaires nécessaires pour finaliser les affectations soient dûment remplis;
• Examiner les bons de commande pour assurer le respect de la proposition et du mandat;
• Assurer la disponibilité de tout équipement nécessaire pour exécuter les travaux et aider le gestionnaire à s’assurer de la validité de l’étalonnage des équipements;
• Interagir régulièrement avec les clients afin d’assurer des communications adéquates et un flux de travail en douceur;
• Faire un suivi auprès des membres de l’équipe pour obtenir les rapports d’inspections quotidiens, vérifier, modifier et signer les rapports et les envoyer au client;
• Suivre et gérer les étapes des projets afin de s’assurer que toutes les activités sont exécutées en temps opportun et effectuer le suivi des heures d’inspections;
• Gestion/suivi de la facturation mensuelle des entrepreneurs, approbation et soumission au client;
• Effectuer le suivi des factures et de l’état de facturation;
• Effectuer le suivi des documents de fermeture des projets et gérer les rapports;
• Produire divers rapports à la fin du mois et fournir les rapports de suivi aux clients;
• Veiller à ce que le travail terminé soit conforme au mandat, qu’il soit terminé à temps et qu’il se déroule de façon professionnelle avec une attention méticuleuse aux détails afin d’offrir un excellent service au client;
• Au besoin, effectuer l’archivage électronique des documents techniques;
• Envoyer les rapports préliminaires au superviseur de l’inspection (le cas échéant) et transmettre les rapports d’inspection approuvés finaux aux clients;
• Préparer le projet de certificat d’inspection et le faire signer par le directeur des opérations;
• Enregistrer les documents en lien avec les projets, les normes applicables et les transmettre aux inspecteurs;
• Effectuer les audits techniques des inspecteurs (au besoin);
• Suivi de l’entretien de la flotte de véhicule de compagnie, si nécessaire;
• Préparer et réserver les voyages des inspecteurs via Egencia, si nécessaire;
• Effectuer la réconciliation des feuilles de temps, si nécessaire;
• Effectuer diverses tâches administratives de bureau telles que la tenue de dossiers, la saisie des données, le dépôt électronique, les expéditions de messagerie

Qualifications

• Formation : Diplôme d’études collégiales;
• Faire preuve d’excellentes habiletés de communications verbales et écrites, y compris la grammaire et la rédaction de textes, français et Anglais.
• PMP ou certificat en gestion de projet (Atout)
• Expérience : Plus de 3 ans d'expérience dans le domaine de la fabrication et/ou en supervision d’une équipe de travail;

Compétences techniques spécifiques

• Excellent travail d’équipe
• Excellent dans gestion de donnés de la qualité du travail et dans la supervision du processus de rapport de non-conformité.
• Expérience reconnue dans la gestion de dossiers (Entrées de données quotidiennes, classement des images/photos, des reçus, suivi des horaires de travail), capacité à communiquer l’avancement des travaux en s’assurant que le travail est bien exécuté, qu’il est exacte et effectué avec professionnalisme.
• Excellent dans l’élaboration de documents, de procédures AQ et CQ, capacité à remplir les formulaires qualités liés au travail de surveillance ou d’inspection; capacité à obtenir les informations requises pour effectuer les travaux
• Expérience dans vérification de qualité de fabricant, témoigner les tests de fabrication et assemblage
• Vouloir faire partie d’une équipe et avoir une attitude positive, le désir de contribuer, être organisé, bien fonctionner dans un environnement au rythme rapide avec la capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois;
• Excellent dans la gestion du temps et engagé à respecter les délais, capacité à fournir des commentaires sur le rendement et à faire un suivi aux gestionnaires sur l’avancement des travaux, capacité à résoudre des problèmes, capacité à travailler de façon indépendante avec une surveillance minimale, capacité à élaborer, examiner et à approuver des rapports internes/externes;
• Solides aptitudes à la communication en écriture, lecture, expression orale, rédaction de rapports, capacité à gérer les besoins changeants, à organiser des services sur le terrain, à préparer la clôture du projet et à tirer les enseignements du projet.
• Capacité d’écrire des rapports techniques détaillés et complets sous forme Word et/ou Excel
• La personne titulaire de ce poste doit être en mesure de lire, comprendre et bien suivre des instructions de travail de façon sécuritaire et en temps opportun.
• Maîtriser différents types de logiciels (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• Compétences reconnues à gérer et à coordonner plusieurs projets à la fois dans un environnement très dynamique et professionnel.
• Aptitude à travailler en situation de groupe et de façon autonome.
• Compétences reconnues en matière de gestion du temps et avoir le souci du détail.
• Capacité à travailler sous pression.
• Les heures de travail prolongées peuvent être nécessaires à l’occasion.
• Les déplacements vers d’autres emplacements de SGS sont à prévoir à l’occasion.
• Veiller au respect des politiques de l’entreprise à l’égard de la santé et sécurité au travail, du Code d’intégrité et du Code de conduite professionnelle.