Chargée ou chargé des opérations administratives – Institut quantique

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que Chargée ou chargé des opérations administratives à l’ÉTS?

Sous l’autorité du directeur scientifique de l’Institut quantique, la chargée ou chargé des opérations administratives contribue activement à la planification, à la coordination administrative et opérationnelle au développement des affaires des activités de l’Institut. La personne contribue à structurer les opérations, à assurer le suivi des projets et à soutenir la direction dans la mise en œuvre des activités, en collaboration avec les équipes de recherche, les partenaires et les services internes.

Au quotidien, vous:

Coordination administrative et opérationnelle

• Assurez la coordination des activités administratives de l’Institut.
• Planifiez, organisez et assurez le suivi des dossiers, activités et initiatives.
• Coordonnez les contributions des différents intervenants internes et externes.
• Assurez la circulation fluide de l’information entre les parties prenantes.

Gestion budgétaire

• Participez au suivi des budgets (compilation, mise à jour et suivi des dépenses).
• Recueillez et organisez l’information financière nécessaire à la gestion des activités.
• Produisez et mettez à jour des outils de suivi budgétaire.

Gestion des contrats et ententes

• Coordonnez la préparation, la documentation et le suivi des contrats et ententes, incluant ceux liés aux PHQ.
• Assurer le lien avec les services concernés (approvisionnement, juridique, etc.).
• Veillez au respect des procédures administratives et des exigences institutionnelles.

Organisation des rencontres et soutien aux activités

• Planifiez et organisez les réunions, comités et activités (logistique, convocations, documentation).
• Préparez les ordres du jour, assurez la prise de notes et effectuez les suivis requis.
• Soutenez l’organisation d’activités liées aux projets de l’Institut.

Soutien aux processus internes

• Participez à la coordination des processus administratifs (ex. : appels à projets, bourses, redditions de comptes).
• Assurez le suivi des dossiers et la conformité des documents.
• Contribuez à la mise en place et à l’amélioration des outils et pratiques de gestion.
• Recueillez, organisez et traitez l’information nécessaire à la gestion des dossiers.
• Préparez des documents administratifs, rapports et outils de suivi.
• Maintenez à jour les bases de données, tableaux de bord et documents de gestion.

Collaboration et relations de travail

• Collaborez avec les équipes de recherche, les services administratifs et les partenaires.
• Agissez comme point de contact pour les demandes de nature administrative.
• Maintenez des relations de travail efficaces avec les différents intervenants.

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?

Scolarité

• Vous détenez un Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée.
• Une formation en gestion de projet constitue un atout.
  

Expérience

• Vous détenez 3 ans d’expérience pertinente à la fonction, notamment en coordination administrative en lien avec des activités de recherche ou dans des écosystèmes d’innovation. Une expérience dans le secteur du quantique constitue un atout, sans être indispensable.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez et priorisez en plans d’action efficaces et en échéanciers réalistes.
• Vous faites preuve de proactivité et d’initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambigu.
• Vous identifiez les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à l’exécution efficace du travail et les utilisez adéquatement.
• Vous contribuez à l’atteinte des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en synergie avec vos collègues.
• Vous portez une attention aux détails et faites preuve d’exigence dans la réalisation de votre travail, afin de vous conformer aux pratiques organisationnelles.
• Vous avez une connaissance de l'anglais parlé et écrit de niveau intermédiaire.
  

Autres habiletés

• Vous détenez de bonnes capacités communicationnelles à l’oral et à l’écrit en français.
• Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de répondre efficacement à leurs besoins.
• Vous recueillez, partagez et diffusez des informations afin de favoriser la communication au sein de l'organisation.
• Vous conservez une performance stable et rencontrez les échéanciers fixés, même lorsque vous gérez plusieurs dossiers simultanément.
  

Prendre note que les personnes retenues seront invitées à passer un test linguistique d'anglais (niveau intermédiaire) relatif aux exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Catherine Gingras Charland, conseillère en acquisition de talents, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l’ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l’ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Attachée ou Attaché d'administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.