Administrateur des contrats l Contract Administrator

Job Details

Description

Medisca est une entreprise mondiale qui s’appuie sur des partenariats solides pour servir les professionnels de la santé dans diverses disciplines liées au bien-être. En proposant des solutions complètes et essentielles, y compris des ingrédients et des services pharmaceutiques, la fabrication de technologies de mélange, des tests analytiques et la formation, Medisca comble les lacunes en matière de soins de santé grâce à un engagement inébranlable en faveur de la précision, de l’innovation et de l’impact sociétal.

L'administrateur des contrats est responsable de la coordination, de la révision et de l'administration des ententes qui soutiennent les activités de l'organisation. Ce rôle assure la gestion du cycle de vie des contrats, en veillant à leur exactitude, à leur conformité aux politiques de l'entreprise et à leur exécution en temps opportun. L'administrateur des contrats collabore étroitement avec les différents services afin de soutenir les objectifs de l'organisation tout en réduisant les risques contractuels.

Responsabilités et fonctions:

• Rédiger, réviser et administrer une variété d'ententes commerciales, notamment des contrats de fabrication, d'approvisionnement, de distribution, de confidentialité, de qualité et de services.
• Coordonner le processus de révision et d'approbation des contrats avec les parties prenantes internes, notamment les services juridiques, commerciaux, de la chaîne d'approvisionnement, de l'assurance qualité, des affaires réglementaires et des finances.
• Examiner les contrats existants afin de repérer les incohérences, les renseignements manquants, les exigences de renouvellement et les risques de non-conformité.
• Assurer la gestion du système de gestion des contrats en veillant au suivi, à l'exécution et au renouvellement des contrats dans les délais établis.
• Effectuer le suivi des jalons contractuels, des principales obligations, des dates de renouvellement et des dispositions de résiliation, et communiquer les échéances à venir aux partenaires d'affaires.
• Préparer des résumés de contrats, des documents de soutien aux négociations et des rapports destinés à la direction.
• Effectuer, au besoin, des recherches afin de valider les renseignements contractuels, la documentation corporative et les exigences réglementaires.
• Veiller à ce que les contrats soient conformes aux lois et règlements applicables, aux politiques de l'entreprise et aux normes internes de gouvernance.
• Soutenir les négociations en préparant la documentation requise et en coordonnant les révisions entre les parties internes et externes.
• Maintenir des dossiers contractuels complets et bien organisés, tout en traitant les renseignements confidentiels et sensibles avec la plus grande discrétion.
• Fournir un soutien administratif et de gestion de projets au sein du service juridique, notamment en matière de propriété intellectuelle, de révision de documents de marketing et de publicité, de recherche juridique, de litiges et différends, de communications avec les cabinets d'avocats externes, ainsi que pour toute autre initiative juridique, selon les besoins.
• Contribuer aux initiatives d'amélioration continue visant les processus d'administration des contrats et la gestion documentaire.

Qualifications:

• Baccalauréat, études en droit, en études juridiques, en techniques juridiques ou dans un domaine connexe.
• Un certificat de parajuriste est considéré comme un atout.
• Minimum de cinq (5) années d'expérience en administration de contrats, en gestion de contrats, en soutien juridique ou dans un rôle connexe.
• Une expérience dans le soutien d'ententes commerciales avec des fabricants, des fournisseurs, des distributeurs ou des clients du secteur des soins de santé est considérée comme un atout.
• Solide compréhension de l'administration des contrats commerciaux et de la gestion du cycle de vie des contrats.
• Capacité à examiner les clauses contractuelles, à cerner les risques et à transmettre les enjeux aux personnes appropriées, au besoin.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
• Grand souci du détail et de l'exactitude.
• Capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve de discernement dans le traitement de renseignements sensibles.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, en français et anglais. La connaissance de l'anglais est requise au quotidien pour rédiger, réviser et apporter des modifications à des contrats conclus avec des fournisseurs, des fabricants, des distributeurs ou des clients situés à l'extérieur du Québec. La personne titulaire du poste doit être en mesure de comprendre avec précision le langage juridique utilisé en anglais et de cerner les risques contractuels sans avoir recours à la traduction.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook); une expérience avec un logiciel de gestion des contrats constitue un atout.

Ce que cela vous apporte...

Nous investissons du temps et des ressources pour nous assurer que Medisca est à la hauteur des personnes que nous embauchons.

• Équilibre vie professionnelle/vie personnelle - Semaine de travail de 37,50 heures avec des vendredis qui terminent plus tôt toute l'année, politique de congés payés et de vacances.
• Investissez dans votre santé - Choix de plans modulaires, compte de dépenses de santé et télémédecine gratuite.
• Votre bien-être est important – Programme bien-être offert
• Environnement de travail flexible - Horaire de travail hybride avec programme de remboursement du bureau à domicile.
• Votre avenir est prometteur - Opportunités d'apprentissage et d'évolution au sein de Medisca.
• Épargnez pour votre avenir - Medisca contribue à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) lorsque vous investissez dans des REER.
• Aidez-nous à grandir - Programme de recommandation des employés
• Un emplacement centralisé - Parking gratuit/accessible par les transports en commun ; un centre commercial accessible à pied pour le déjeuner ou l'épicerie.
• Nous aimons nous amuser - Événements d'entreprise tout au long de l'année

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour entrevue seront contactés.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination, et uniquement dans le but d’alléger le texte.

English

Medisca is a global company leveraging strong partnerships to serve healthcare professionals across diverse wellness disciplines. Offering extensive and essential solutions - including pharmaceutical ingredients and service, mixing technology manufacturing, analytical testing, and education – Medisca is bridging the gaps in healthcare with an unwavering commitment to precision, innovation, and societal impact.

The Contract Administrator is responsible for coordinating, reviewing, and administering agreements that support the organization's operations. This role manages the contract lifecycle for agreements ensuring contractual accuracy, compliance with company policies, and timely execution. The Contract Administrator works closely with various departments to support business objectives while mitigating contractual risk.

Responsibilities & Duties:

• Draft, review, and administer a variety of commercial agreements, including manufacturing, supply, distribution, confidentiality, quality, and service agreements.
• Coordinate the contract review and approval process with internal stakeholders, including Legal, Commercial, Supply Chain, Quality Assurance, Regulatory Affairs, and Finance.
• Review existing contracts to identify inconsistencies, missing information, renewal requirements, and compliance risks.
• Maintain the contract management system, ensuring contracts are accurately tracked, executed, and renewed within established timelines.
• Monitor contract milestones, key obligations, renewal dates, and termination provisions, and communicate upcoming deadlines to business partners.
• Prepare contract summaries, negotiation support documents, and reports for management.
• Conduct research to verify contractual information, corporate documentation, and regulatory requirements, as needed.
• Ensure contracts comply with applicable regulations, company policies, and internal governance standards.
• Support negotiations by preparing documentation and coordinating revisions between internal and external parties.
• Maintain complete and organized contract files while handling confidential and sensitive information with discretion.
• Provide administrative and project support across the Legal Department, including assistance with intellectual property matters, marketing and advertising reviews, legal research, litigation, disputes, communicating with external law firms, and other legal initiatives as required.
• Assist with continuous improvement initiatives related to contract administration processes and document management.

Qualifications:

• Bachelor's degree, Legal Studies, Paralegal Studies, or a related field.
• Paralegal certificate is considered an asset.
• Minimum five (5) years of experience in contract administration, contract management, legal support, or a related role.
• Experience supporting commercial agreements with manufacturers, suppliers, distributors, or healthcare customers is considered an asset.
• Strong understanding of commercial contract administration and contract lifecycle management.
• Ability to review contractual language, identify risks, and escalate issues appropriately.
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities and deadlines.
• Excellent attention to detail and accuracy.
• Ability to maintain confidentiality and exercise sound judgment when handling sensitive information.
• Excellent written and verbal communication skills in both French and English. English is required daily to draft, review and provide revisions contracts with suppliers, manufacturers, distributors or customers located outside of Québec. The employee needs to understand precise legal language and identify risks without relying on translation.
• Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook); experience with contract management software is an asset.

What’s in it for you…

We invest time and resources into making sure Medisca is as good as the people we hire.

• Work/Life Balance - 37.50 hour workweek with early Fridays all year long, PTO and vacation policy
• Invest in your health – Choice of modular plans, health spending account and free Telemedicine
• Flexible work environment – Hybrid work schedule with home office reimbursement program
• Your Future is Bright – Opportunities to learn and grow within Medisca
• Save for your Future – Medisca contributes to a deferred profit sharing plan (DPSP) when you invest in RRSPs
• Help us grow – Employee Referral Program
• Central location - Free parking/accessible by public transportation; a commercial center is within walking distance for lunch or groceries
• We like to have fun – company events throughout the year

We thank all applicants for their interest; however, only candidates to be interviewed will be contacted.

We are an equal opportunity employer.

#LI-Hybrid

Qualifications

Skills

Behaviors

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Motivations

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Education

Experience

Licenses & Certifications