Coordonnateur·rice des bénévoles

Détails du contrat :

Contrat temporaire ou à la pige | Août à décembre 2026 | Temps partiel 23,5 heures par semaine, pour un total estimé à 500 heures | Une journée en présentiel au bureau du Salon | Présence requise à temps plein au Palais du 23 au 29 novembre | Salaire de 25$ de l'heure selon expérience.

Tu as un bon sens de l’organisation, tu aimes coordonner des équipes et tu souhaites contribuer à offrir une expérience humaine, accueillante et valorisante aux bénévoles? Rejoins l’équipe du Salon du livre de Montréal pour coordonner le recrutement, la planification et l’encadrement des 400 bénévoles pour la prochaine édition du Salon qui se tiendra du 25 au 29 novembre 2026.

Qui sommes-nous?

Le Salon du livre de Montréal est le plus grand rassemblement littéraire francophone des Amériques. Il promeut le livre et le plaisir de la lecture en tant que biens culturels au sein de la société québécoise. Incontournable carrefour littéraire, il rassemble et mobilise les créateur·rice·s, les professionnel·le·s et le grand public. Le Salon fait découvrir et rayonner la richesse de la production éditoriale d'ici et d'ailleurs en offrant des espaces de rencontres et de découvertes.

Le rôle

Sous la supervision du directeur des opérations, le·la coordonnateur·rice des bénévoles pilote le recrutement, la planification, la formation et l’encadrement des bénévoles du Salon du livre de Montréal.

La personne assure la sélection des bénévoles, coordonne l’attribution des quarts de bénévolat, accompagne les responsables bénévoles et veille à offrir une expérience positive à l’ensemble des bénévoles.

Responsabilités

Recrutement et planification des bénévoles

• Planifier et rédiger les campagnes de recrutement des bénévoles.
• Gérer la plateforme de gestion des horaires bénévoles (Qoezion).
• Coordonner l’attribution de plus de 1000 quarts de bénévolat
• Développer des stratégies pour prévenir les désistements et les absences.
• Collaborer avec les responsables bénévoles.

Formation et encadrement

• Mettre à jour et produire les outils de formation: guide des bénévoles, protocoles, capsules vidéo, formulaires, etc.
• Organiser les formations des bénévoles, en ligne et en présentiel, en collaboration avec les responsables.

Suivi des opérations et expérience bénévole

• Coordonner les besoins logistiques liés aux bénévoles pour le Salon au Palais et le Salon dans la ville.
• Assurer un accueil des bénévoles pendant l’événement.
• Veiller au bien-être des bénévoles sur le terrain.
• Mettre en place des actions de reconnaissance.

Coordination interne et gestion de projet

• Suivre la planification dans Asana
• Gérer le budget, assurer le suivi des dépenses.
• Coordonner les rencontres et assurer une bonne circulation de l’information entre les parties prenantes.
• Rédiger un post-mortem.

Profil recherché

Expérience et formation

• Expérience pertinente en coordination de bénévoles, gestion d’équipes, service à la clientèle ou tout autre domaine connexe.
• Expérience dans un contexte événementiel, culturel ou communautaire, un atout.
• Expérience avec des plateformes de gestion d’horaires, de bénévoles ou de projet, un atout.

Compétences

• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de suivi.
• Capacité à coordonner plusieurs tâches et échéances simultanément.
• Grande aisance en communication écrite et orale.
• Capacité à encadrer, mobiliser et accompagner des bénévoles aux profils variés.
• Bon jugement, tact et capacité à gérer des imprévus.
• Aisance avec les outils numériques, notamment Google Workspace.
• Expérience de travail dans Asana ou un outil de gestion de projet similaire, un atout.

Qualités recherchées

• Sens de l’accueil, de l’écoute et du service.
• Rigueur, autonomie et proactivité.
• Capacité à travailler sous pression à l’approche et pendant l’événement.
• Esprit d’équipe et facilité à collaborer avec plusieurs départements.

Ce que nous offrons

• L’occasion de contribuer à un événement culturel majeur et de jouer un rôle central dans l’expérience des bénévoles.
• Un environnement de travail collaboratif, flexible et stimulant.
• Une expérience concrète en coordination événementielle, gestion de projet et ressources humaines.
• Un accès privilégié au Salon du livre de Montréal.
• La possibilité de travailler avec une équipe engagée dans la promotion du livre, de la lecture et de la culture.

Le Salon du livre de Montréal valorise l’équité, la diversité et l’inclusion dans ses structures de travail. Toutes les candidatures seront évaluées dans le respect de ces principes fondamentaux.