Spécialiste De La Facturation

Titre du poste: Spécialiste de la facturation
Description du poste

En tant que spécialiste de la facturation, vous préparez, vérifiez et traitez les factures clients tout en assurant un soutien administratif complet dans un environnement manufacturier. Vous jouez un rôle clé dans la précision des données financières, la vérification des commandes, la gestion des dossiers et la communication avec les clients, les fournisseurs et les différents départements internes.

Responsabilités

• Préparer, vérifier et traiter les factures clients avec exactitude et dans les délais requis.
• Effectuer l’entrée de données dans les différents systèmes de gestion et s’assurer de la fiabilité des informations saisies.
• Assurer le suivi administratif de divers dossiers liés à la facturation, aux comptes clients et au soutien comptable.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des clients et des fournisseurs de façon professionnelle et courtoise.
• Remplacer la réceptionniste au besoin, notamment pour l’accueil des visiteurs, la gestion des appels et le traitement du courrier.
• Vérifier les commandes dans le système afin de s’assurer de la concordance avec les bons de commande et les factures.
• Effectuer le classement électronique et papier des documents de facturation, de comptabilité et de suivi administratif.
• Collaborer étroitement avec les départements des ventes, des achats, de la production et de la comptabilité pour résoudre les enjeux de facturation et assurer un flux d’information efficace.
• Produire différents rapports administratifs et tableaux de suivi, notamment à l’aide de tableaux croisés dynamiques dans Excel.
• Identifier les erreurs potentielles dans les dossiers de facturation, les investiguer et proposer des corrections appropriées.
• Participer à l’amélioration continue des processus de facturation et de gestion administrative.
• Gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les échéanciers établis.

Compétences Essentielles

• Minimum de 2 à 4 ans d’expérience en facturation dans un environnement manufacturier.
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste administratif, de facturation ou de soutien comptable.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (bilinguisme).
• Certification ou formation en comptabilité ou en bureautique (DEP, DEC, AEC, certificat ou équivalent).
• DEC ou AEC en Techniques de bureautique ou DEP en comptabilité.
• Expérience en facturation, traitement de factures et gestion des comptes clients (accounts receivable).
• Expérience en vérification de commandes et en traitement de bons de commande (purchase orders).
• Compétences en entrée de données avec un haut niveau de précision et de rigueur.
• Très bonne connaissance de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
• Maîtrise des tableaux croisés dynamiques (pivot tables) dans Excel.
• Excellente capacité d’organisation et souci du détail.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Autonomie, professionnalisme et esprit d’équipe développés.

Compétences Supplémentaires & qualifications

• Expérience préalable dans une entreprise de plus petite taille ou dans un environnement entrepreneurial.
• Aisance à travailler dans un rôle de type « clock in, clock out » avec des tâches bien définies.
• Capacité à collaborer avec des équipes de ventes, d’achats, de production et de comptabilité.
• Aptitude à identifier les incohérences ou erreurs dans les dossiers et à mener des investigations pour les corriger.
• Sens aigu du service à la clientèle et capacité à communiquer clairement avec clients et fournisseurs.
• Capacité à s’adapter à un environnement manufacturier et à comprendre les particularités liées aux opérations.
• Motivation à travailler près de son domicile dans un environnement stable et convivial.
• Habileté à utiliser différents systèmes de gestion pour la facturation et le suivi administratif.

Environnement De Travail

Vous travaillez à temps plein dans un environnement de bureau situé au sein d’une entreprise manufacturière. L’horaire est de 8 h à 17 h, cinq jours par semaine, entièrement en présentiel. Le code vestimentaire est décontracté, ce qui permet de travailler dans une atmosphère confortable tout en demeurant professionnelle. Le milieu de travail offre un stationnement gratuit et une ambiance de petite entreprise dirigée par les propriétaires, favorisant des relations de travail directes et une communication simple. Le poste convient particulièrement à une personne qui recherche un emploi stable, près de la maison, avec des responsabilités claires et un environnement de type « clock in, clock out ».

Job Title: Billing Specialist
Job Description

As a Billing Specialist, you prepare, verify, and process customer invoices while providing comprehensive administrative support in a manufacturing environment. You play a key role in ensuring the accuracy of financial data, verifying orders, managing files, and communicating with customers, suppliers, and internal departments.

Responsibilities

• Prepare, verify, and process customer invoices accurately and within required timelines.
• Enter data into various management systems and ensure the reliability of all information entered.
• Provide administrative follow-up on various files related to billing, accounts receivable, and accounting support.
• Answer customer and supplier phone calls and emails in a professional and courteous manner.
• Provide receptionist coverage as needed, including greeting visitors, handling calls, and managing incoming mail.
• Verify orders in the system to ensure they match purchase orders and invoices.
• Perform electronic and paper filing of billing, accounting, and administrative documents.
• Collaborate closely with sales, purchasing, production, and accounting departments to resolve billing issues and maintain efficient information flow.
• Produce various administrative reports and tracking dashboards, including using Excel pivot tables.
• Identify potential errors in billing files, investigate discrepancies, and propose appropriate corrections.
• Contribute to the continuous improvement of billing and administrative processes.
• Manage multiple priorities simultaneously while meeting established deadlines.

Essential Skills

• 2 to 4 years of experience in billing within a manufacturing environment.
• At least 2 years of experience in an administrative, billing, or accounting support role.
• Excellent command of French and English, both spoken and written (bilingual).
• Certification or formal training in accounting or office administration (DEP, DEC, AEC, certificate, or equivalent).
• DEC or AEC in Office Technology or DEP in Accounting.
• Hands-on experience in invoicing, invoice processing, and accounts receivable.
• Experience with order verification and purchase order processing.
• Strong data entry skills with a high level of accuracy and attention to detail.
• Solid knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, and Outlook.
• Proficiency with Excel pivot tables.
• Excellent organizational skills and strong attention to detail.
• Proven ability to manage multiple priorities at the same time.
• High level of autonomy, professionalism, and team spirit.

Additional Skills and Qualifications

• Experience working in a smaller company or entrepreneurial environment.
• Comfort working in a clear, well-defined “clock in, clock out” type role.
• Ability to collaborate effectively with sales, purchasing, production, and accounting teams.
• Strong ability to identify inconsistencies or errors in records and investigate to resolve them.
• Customer service mindset and ability to communicate clearly with customers and suppliers.
• Comfort working in a manufacturing setting and understanding operations-related constraints.
• Motivation to work close to home in a stable and friendly environment.
• Ability to work with different management systems for billing and administrative tracking.

Work Environment

This is a full-time, on-site role in an office located within a manufacturing environment. The schedule is 8:00 . to 5:00 ., five days a week, with all work performed in the office. The dress code is casual, allowing you to work comfortably while maintaining a professional appearance. The workplace offers free parking and a relaxed office atmosphere within a smaller, owner-led company, fostering direct communication and close-knit working relationships. This position is well suited to someone seeking a stable role close to home, with clear responsibilities and a straightforward “clock in, clock out” work style.

Job Type & Location

This is a Contract position based out of Laval, QC.

Pay and Benefits

The pay range for this position is $23.00 - $27.00/hr.

Workplace Type

This is a fully onsite position in Laval,QC.

À propos d'Aston Carter

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, les achats, la chaine d’approvisionnement, et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l’industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre vaste réseau pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du classement Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté la désignation « Prix Platine » dans le cadre des prix Best of Staffing Client et Talent décernés par ClearlyRated.

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Utilisation de l’intelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche, notamment la recherche, la présélection et l’évaluation des candidatures. L’IA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à l’aide d’outils d’IA.

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