Coordonnatrice administrative: Développement professionnel, Contrat de 18 mois

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant en coordination d’événements, en conformité et en logistique administrative de haut niveau ? Vous êtes passionnée par le soutien au développement professionnel dans le secteur juridique ?Vous souhaitez rejoindre un cabinet prestigieux qui valorise le perfectionnement professionnel au sein d’une équipe dynamique, collaborative et axée sur l’excellence ?

Notre client, l’un des plus grands cabinets d’avocats au Canada, est à la recherche d’une coordonnatrice administrative – Développement professionnel pour son bureau du centre-ville de Montréal, dans le cadre d’un contrat de 18 mois. La candidate idéale pour ce poste est une professionnelle bilingue, hautement organisée et reconnue pour sa rigueur et son souci du détail. La coordonnatrice administrative sera au cœur de l'exécution des programmes de formation continue, du suivi de la conformité, de la logistique des séminaires et du soutien des cycles clés d’évaluation et de mentorat des avocats.

Si vous possédez un excellent sens du service à la clientèle, que vous vous épanouissez dans un environnement au rythme rapide et que vous souhaitez collaborer étroitement avec la direction du cabinet, ce poste est fait pour vous.

Avantages
- Poste à temps plein, 4 jours au bureau et un jour en télétravail
- Échelle salariale de 55000 $ à 60 000 $ par année (selon l'expérience)
- Assurance collective dès le premier jour, prise en charge par l'entreprise
- Programme d'aide aux employés, comprenant un programme de gestion du bien-être
- REER collectif avec cotisation de l'employeur
- 3 semaines de congés annuels


Responsabilités
-Planification des séminaires : Planifier le calendrier des formations continues internes pour les avocats.
-Suivi de la formation continue (FCO/CPD) : Préparer les attestations de participation, mettre à jour les dossiers internes et répondre aux questions de conformité des avocats.
-Communications internes : Informer les avocats et les adjointes des événements, gérer les listes d'invités/d'inscriptions, puis rédiger et réviser les invitations, rappels et confirmations.
-Coordination des conférenciers : Effectuer les suivis auprès des conférenciers pour obtenir le matériel (PowerPoints, bulletins, profils).
-Logistique et préparation du matériel : Uniformiser, imprimer et distribuer la documentation des séminaires ; préparer les salles et compiler les présences.
-Exécution d'événements : Superviser le déroulement des séminaires en direct, gérer les imprévus sur place et répondre aux questions logistiques des avocats.
-Veille de marché : Suivre les tendances et les offres de formation externes pertinentes pour la pratique du droit des affaires.
-Programme de mentorat : Assister la directrice principale dans la gestion, la mise à jour et le maintien du mentorat interne.
-Consolidation d'équipe : Concevoir, planifier et réaliser des événements de renforcement d'équipe internes pour les avocats.
-Évaluations et conformité : Soutenir la directrice principale lors des processus d’évaluation de mi-année et de fin d’année des avocats, des inscriptions annuelles au Barreau du Québec et des renouvellements à l’Association du Barreau canadien.
-Philanthropie : Aider la directrice à organiser et à lancer les campagnes philanthropiques annuelles du bureau.

Qualifications
-Minimum 1 à 2 ans d’expérience pertinente;
-Bilingue avec excellentes habiletés de communication écrite et verbale, autant en français qu’en anglais
-Bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office
-Aptitude et/ou expérience en développement professionnelle (atout)
-Aisance à communiquer avec des dirigeants et hauts placés au sein d’une entreprise
-Capacité à communiquer clairement les besoins et à faire respecter les échéances;
-Souci du détail et de la débrouillardise
-Excellent sens du service à la clientèle
-Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion
-Capacité de gérer les urgences et prioriser les tâches
-Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément
-Excellentes relations interpersonnelles
-Connaissance des règles applicables en matière d’obligations de formation continue des avocats (atout)
-Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire, si nécessaire.

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
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Veuillez postuler à cette offre directement ou envoyez-nous un courriel en tout temps à tamara.cobrin@randstad.ca.

Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!
Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.

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