Administrateur·rice national·e des opérations

Description du poste

TITRE DU POSTE : Administrateur·rice national·e des opérations

CONDITIONS:

• Poste temporaire à temps plein (34 heures par semaine, du lundi au jeudi) (remplacement pour congé de maternité)
• Période : du 17 août 2026 au 2 septembre 2027 (environ 1 an)
• Ce poste peut nécessiter des déplacements.

LIEU: À proximité de notre bureau de Vancouver (territoires de xʷməθkʷəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh et səlilwətaɬ). Une disponibilité est requise pour soutenir les opérations nationales dans l’ensemble des bureaux de la FDS.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride et combine le télétravail avec une journée obligatoire par semaine au bureau. Veuillez noter que cette exigence devrait éventuellement passer à deux journées de présence au bureau par semaine.

SOUS LA RESPONSABILITÉ DE: a gestionnaire principale, opérations stratégiques

TYPE: Poste syndiqué

SALAIRE : 63 825 $ (Administrateur(trice), niveau 2, échelon 1)

DATE LIMITE POUR POSTULER : Mardi 28 juillet 2026, 9 h, heure du Pacifique (HP) / 12 h, heure de l’Est (HE)

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION IDÉALE : 17 août 2026

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Administration nationale des opérations

• Travailler en étroite collaboration avec la personne gestionnaire principale, Opérations stratégiques, afin de soutenir les priorités opérationnelles nationales, coordonner les processus assignés, maintenir la documentation opérationnelle, soutenir l’administration budgétaire et faire progresser les travaux interfonctionnels dans les bureaux de la FDS.
• Administrer les processus opérationnels nationaux assignés dans les bureaux de Vancouver, Toronto et Montréal, en veillant au suivi et à l’achèvement des demandes, dossiers, approbations, fournisseurs, factures, processus d’accès et activités de suivi.
• Surveiller et gérer la boîte de réception partagée du soutien administratif, notamment les demandes du personnel, les demandes de fournisseurs, l’acheminement des factures, les enjeux liés aux installations, les commentaires sur les bureaux et les suivis opérationnels.
• Maintenir à jour les procédures opérationnelles approuvées, les consignes de bureau, les formulaires, les listes de vérification, les listes de contacts, les outils de suivi, les calendriers et les guides destinés au personnel afin que les processus demeurent actuels, accessibles et appliqués de manière uniforme.
• Repérer les problèmes récurrents, les lacunes procédurales, les besoins en services, les risques liés aux flux de travail ou les points nécessitant une décision et les porter à l’attention de la personne gestionnaire principale.
• Fournir un soutien administratif aux plans de travail des opérations nationales, aux processus récurrents et aux projets des Opérations stratégiques assignés.

Soutien à l’administration budgétaire

• Administrer les processus budgétaires attribués aux Opérations stratégiques et les activités financières connexes en collaboration avec l’équipe des finances, notamment le suivi des coûts, la surveillance des dépenses récurrentes, le rapprochement des dépenses, le traitement mensuel des cartes de crédit, les contrats de fournisseurs, le suivi des factures, les approbations, la codification et l’état des paiements.
• Coordonner le traitement des factures liées aux activités administratives, aux installations, aux opérations, à l’entreposage documentaire, aux rénovations et aux projets de bureau tout en assurant le suivi des dépenses pour maintenir le respect des budgets.
• Identifier et signaler à la personne gestionnaire principale tout écart de facturation, changement de coût, retard d’approbation, information manquante, facturation en double, problème de service ou risque lié aux budgets, fournisseurs, factures ou approbations.

Mise en œuvre et administration de la gestion documentaire

• Soutenir la mise en œuvre et l’administration de la gestion documentaire pour les documents physiques et numériques de l’organisation, y compris les dossiers conservés chez Iron Mountain et dans des installations externes.
• Maintenir les inventaires de dossiers, registres d’entreposage, documents de récupération, registres de destruction, suivis de numérisation et autres outils connexes; suivre les coûts d’entreposage, les activités de récupération, les destructions confidentielles et les dépenses liées à la numérisation.
• Soutenir les initiatives d’amélioration du cycle de vie documentaire, notamment l’optimisation de l’entreposage, le nettoyage des dossiers, la préparation à la numérisation, les examens annuels des dossiers et les mesures de contrôle des coûts.
• Participer à l’élaboration et au maintien d’une procédure normalisée de gestion documentaire comprenant le suivi des dossiers, les demandes de récupération, les demandes de numérisation, les approbations de destruction et les flux de travail associés.
• Coordonner les questions relatives aux dossiers avec les responsables des services concernés et transmettre à la personne gestionnaire principale toute question relative à la propriété des dossiers, à la confidentialité, à la conservation, aux coûts ou aux approbations de destruction.
• Soutenir les projets de numérisation en coordonnant la logistique avec les fournisseurs, en préparant les dossiers à examiner, en assurant le suivi des projets, en maintenant la documentation pertinente et en effectuant les suivis requis.66 67 68Administration des activités de lobbying
• Administrer les processus attribués liés au lobbying fédéral et provincial, notamment les calendriers de déclaration, les formulaires internes, les registres et les dossiers administratifs connexes.
• Maintenir et mettre à jour les formulaires internes de déclaration, en veillant à leur exactitude, leur accessibilité et leur conformité aux exigences en vigueur. Coordonner les contributions internes, suivre les échéances, assurer les relances au besoin et soutenir la transmission exacte et ponctuelle des informations requises.
• Soutenir les mises à jour des registres de lobbying, notamment en ce qui concerne les cadres supérieurs, les lobbyistes désignés, les sujets abordés, les institutions concernées et toute autre information administrative connexe.
• Signaler à la personne gestionnaire principale toute information manquante, risque d’échéance, question de déclaration ou préoccupation liée à la conformité.
• Assurer la confidentialité, l’exactitude et la documentation appropriée dans le traitement des renseignements liés au lobbying.

Administration des installations, de la sécurité et de l’accès aux bureaux

• Administrer les processus liés aux installations, à la sécurité et à l’accès aux bureaux dans l’ensemble des bureaux de la FDS, y compris les demandes d’entretien, les réparations, les communications avec les propriétaires immobiliers, le suivi auprès des fournisseurs, la coordination des prestataires de services, les registres d’accès et la documentation associée.
• Soutenir les processus liés aux systèmes d’alarme, aux cartes d’accès, à l’accès aux bureaux et à la sécurité en collaboration avec les TI, les gestionnaires d’immeubles et les fournisseurs de sécurité.
• Maintenir les listes d’accès, les listes d’appels d’urgence, les coordonnées d’urgence, les registres de cartes d’accès et la documentation connexe.
• Soutenir l’intégration, le départ et les changements de rôle du personnel dans toutes les régions en ce qui concerne l’installation et l’accès aux bureaux, notamment les cartes d’accès, les codes d’alarme, les outils de réservation de postes de travail, le courrier, la téléphonie, les visites des bureaux, les ententes relatives aux bureaux dégagés et aux clés ainsi que les procédures de travail.
• Soutenir les démarches liées aux permis d’exploitation, permis d’alarme, certificats d’assurance, coordonnées d’urgence et autres processus administratifs récurrents liés aux installations.
• Transmettre à la personne gestionnaire principale toute question liée aux installations, à la sécurité, aux accès, aux approbations, aux coûts ou aux décisions.
• Soutenir les opérations quotidiennes du siège social de Vancouver, notamment les fournitures de bureau, les fournitures de cuisine, le courrier, les services de messagerie, les espaces communs, les relations avec l’immeuble ainsi que les suivis auprès des fournisseurs.

Soutien au milieu de travail hybride et à l’utilisation des bureaux

• Administrer et maintenir les processus approuvés liés au travail hybride dans les bureaux de la FDS, notamment les outils de réservation de postes, les procédures relatives aux espaces partagés, les pratiques de bureau dégagé, les procédures pour les visiteurs et les événements internes, les listes de vérification, les renseignements sur les fournisseurs, les consignes d’utilisation des bureaux et les communications opérationnelles destinées au personnel.
• Fournir un soutien principal sur le terrain au siège social de Vancouver dans le cadre des opérations du milieu de travail hybride de la FDS, notamment la préparation des espaces partagés, les procédures d’utilisation des bureaux, l’accueil des visiteurs, les consignes destinées au personnel et l’utilisation des outils approuvés.
• Maintenir les guides approuvés d’utilisation des bureaux et les renseignements sur les fournisseurs conformément aux politiques opérationnelles de la FDS et soutenir le personnel dans l’application des procédures approuvées.
• Orienter le personnel vers les canaux de soutien TI appropriés pour toute question liée à la technologie, aux équipements audiovisuels, aux réunions hybrides, à l’installation d’équipements ou au dépannage.
• Assurer le suivi des enjeux récurrents liés au travail hybride, des commentaires du personnel, des préoccupations relatives à l’utilisation des bureaux, des lacunes procédurales et des besoins de mise en œuvre, puis signaler les tendances ou risques à la personne gestionnaire principale.
• Soutenir la mise en œuvre des améliorations du milieu de travail hybride, notamment la signalisation, les mises à jour des systèmes de réservation, les procédures d’utilisation, l’orientation dans les espaces, les fournitures de travail, les outils partagés et la documentation opérationnelle associée.

Soutien aux projets de rénovation, de réaménagement et d’aménagement de bureaux

• Coordonner et soutenir les projets de rénovation, de réaménagement, de relocalisation et d’amélioration des installations conformément aux plans approuvés.
• Agir comme point central de coordination entre les parties prenantes internes, les fournisseurs, les entrepreneur·es, les propriétaires immobiliers et les prestataires de services.
• Assurer le suivi de l’avancement des projets, des échéanciers et des livrables ainsi que la gestion des processus administratifs, notamment le suivi des coûts, l’acheminement des factures, le suivi des déficiences et les communications destinées au personnel.
• Veiller à ce que les suivis auprès des fournisseurs, des personnes approbatrices et de l’équipe des finances soient réalisés en temps opportun afin de maintenir l’avancement des services, de la documentation, des approbations et des paiements.
• Soutenir l’administration budgétaire des projets en assurant le suivi des coûts par rapport aux budgets approuvés, en maintenant la documentation des factures et des fournisseurs, en identifiant les écarts de facturation ou les changements de coûts et en signalant toute problématique budgétaire à la personne gestionnaire principale.
• Identifier et signaler les risques liés aux projets, les retards, les déficiences non résolues, les préoccupations financières ou les décisions nécessitant l’intervention de la personne gestionnaire principale.

Santé et sécurité au travail et préparation aux situations d’urgence

• Participer au comité de santé et sécurité au travail de la FDS à titre de représentant·e du bureau de Vancouver.
• Soutenir les processus de santé et sécurité du bureau de Vancouver, notamment les exercices d’évacuation, les inspections SST, la documentation des procédures d’urgence, l’acheminement des rapports d’incident, les registres de visiteurs et les communications en matière de sécurité.
• Maintenir à jour les documents liés aux premiers soins, aux DEA, aux contacts d’urgence, aux registres de visiteurs et à la sécurité des bureaux, selon les responsabilités attribuées.
• Soutenir les visites d’orientation en matière de sécurité pour les nouvelles personnes employées, en collaboration avec la SST, les PC&E et les TI, notamment concernant les sorties de secours, extincteurs, points de rassemblement, trousses de premiers soins, DEA, membres du comité SST, secouristes et responsables d’évacuation.
• Soutenir l’administration et le classement des formulaires de rapport SST et de la documentation connexe.
• Signaler les enjeux de sécurité, de préparation aux urgences ou de documentation à la personne gestionnaire principale et/ou au comité SST, selon le cas.

Qualifications

Nous savons que l’expérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes :

• Diplôme d’études postsecondaires, certificat, formation pertinente ou expérience équivalente en administration, opérations, gestion des installations, gestion documentaire, coordination de projets ou domaine connexe.
• Au moins deux années d’expérience en administration des opérations, administration de bureau, administration des installations, gestion documentaire, coordination de fournisseurs, soutien à l’administration budgétaire ou fonctions administratives similaires.
• Au moins deux années d’expérience dans l’administration de processus comportant de multiples composantes, incluant des fournisseurs, factures, calendriers, approbations, systèmes d’accès, enjeux liés aux installations, dossiers, données de déclaration, outils de gestion de bureau ou documentation opérationnelle.
• Une expérience dans des environnements multisites, interrégionaux, interfonctionnels, sans but lucratif, caritatifs, syndiqués ou axés sur une mission constitue un atout.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques numériques et des systèmes d’information, notamment Microsoft Office, SharePoint, Teams, Outlook, les boîtes de réception partagées, les formulaires, les outils de gestion de données, les logiciels de messagerie et les navigateurs Web.
• Certification en premiers soins et RCR, ainsi que la maîtrise du français ou d’une autre langue seconde, constituent des atouts.

CE QUE VOUS APPORTEZ AU RÔLE

• Solide jugement administratif, initiative et capacité à assurer le suivi.
• Excellentes aptitudes relationnelles et interpersonnelles, avec une approche axée sur l’équité dans la collaboration, la résolution de problèmes, l’établissement de relations de confiance et le travail avec les équipes, fournisseurs, propriétaires, prestataires de services et partenaires internes.
• Engagement envers l’équité, l’accessibilité, la réconciliation, la durabilité et les pratiques de travail alignées sur les valeurs de l’organisation, ainsi que la capacité d’appliquer cette perspective aux espaces partagés, aux procédures de travail, aux guides destinés au personnel et aux opérations quotidiennes.
• Capacité à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins, à repérer les lacunes et à faire progresser les processus assignés avec un minimum de supervision.
• Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs priorités, échéances, dossiers, approbations et détails opérationnels.
• Solides compétences en résolution de problèmes, avec la capacité de repérer rapidement les enjeux, de proposer des solutions réalistes, d’assurer les suivis appropriés et d’escalader les risques ou décisions au besoin.
• Communication claire, professionnelle et orientée vers le service, incluant la capacité d’expliquer les processus et attentes opérationnels dans un langage accessible et concret.
• Jugement sûr, discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement d’informations sensibles, urgentes, liées à la conformité ou aux coûts.
• Capacité à soutenir des processus interfonctionnels avec les équipes des finances et opérations, des TI, des PC&E, les équipes de personnel, les fournisseurs, les propriétaires immobiliers et les prestataires de services.

Informations complémentaires

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble d'avantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à l'amélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui s'y trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à l'adresse suivante : https://fr.davidsuzuki.org/emplois/

La Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de l'équité et de la diversité et de la création d'un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant l'équité, en particulier les Autochtones et les personnes racialisées, les membres des communautés 2ELGBTQIA+, les personnes trans et de la pluralité des genres, les femmes et les personnes ayant un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversité.