Adjointe exécutive, Bureau de la présidence

Sous la responsabilité de ladjointe à la présidente et Cheffe de la direction la titulaire du poste assure un soutien administratif organisationnel et logistique de haut niveau au Bureau de la présidence. Elle contribue à la fluidité des opérations exécutives au rayonnement de la PDG et au bon fonctionnement des activités institutionnelles.

Soutien administratif et organisationnel

• Gérer une partie de la correspondance et des invitations du Bureau de la présidence;
• Assurer lexécution et le suivi de certaines activités liées à lagenda de la PDG selon les priorités et directives établies;
• Assurer le soutien administratif à lagenda du chef de la direction financière (CFO);
• Préparer réviser et mettre en forme des documents de niveau exécutif;
• Organiser les déplacements daffaires;
• Préparer et traiter les notes de frais (CONCUR);
• Offrir un soutien administratif aux engagements de la PDG auprès de conseils dadministration externes;
• Coordonner les activités de fin de trimestre incluant la collecte le formatage limpression et les signatures requises;
• Optimiser et maintenir un classement structuré et efficace de la documentation sur OneDrive.
• Offrir un soutien administratif à léquipe Finances (gestion des réunions agendas suivis RH feuilles de temps);

Logistique et coordination du bureau

• Assurer la logistique quotidienne du Bureau de la présidence;
• Préparer approvisionner et remettre en état les salles de réunion;
• Accueillir les invités externes et assurer une expérience professionnelle et soignée.

Communications et rayonnement

• Assurer lapplication rigoureuse du protocole de reconnaissance de la PDG en collaboration avec les Communications internes;
• Fournir un soutien administratif à la préparation du rapport trimestriel de la PDG;
• Assurer la gestion opérationnelle de la messagerie LinkedIn de la PDG.

Projets et initiatives

• Collaborer avec le Bureau des initiatives stratégiques afin dassurer le suivi de projets et initiatives clés en veillant au respect des échéanciers et à la qualité des livrables;
• En collaboration avec ladjointe exécutive participer à la coordination dévénements et dinitiatives philanthropiques.

Qualifications :

• Diplôme détudes collégiales (DEC) en bureautique ou formation pertinente équivalente.
• Minimum de 5 ans dexpérience en soutien exécutif idéalement auprès de la haute direction.
• Expérience dans un environnement complexe matriciel ou en transformation.
• Excellentes compétences organisationnelles sens des priorités et jugement professionnel.
• Approche proactive rigoureuse et orientée solutions.
• Excellente maîtrise des outils MS Office (Word Excel Outlook Teams) et aisance démontrée avec les outils numériques collaboratifs et lIA (ex. Copilot).
• Capacité à apprendre rapidement et à sadapter aux nouvelles technologies.
• Maîtrise orale et écrite du français et de langlais*.

Informations complémentaires :

Présence au bureau (300 léo-pariseau) 4 jours par semaine.

Télétravail 1 journée par semaine possible.

*Une bonne maîtrise du français est requise pour les postes au Québec. La personne en poste devra communiquer fréquemment en anglais à loral et à lécrit avec des collègues des clients ou dautres parties prenantes tant au Québec quà linternational.

Des outils dintelligence artificielle sont utilisés pour lanalyse des candidatures que ce soit pour trier ou présélectionner les profils en fonction de critères liés aux exigences du poste. Toutes les candidatures sont ensuite examinées par notre équipe de recrutement afin dassurer un processus équitable et inclusif.

Équité en emploi

Transat sest engagée à favoriser un milieu inclusif et respectueux où léquité a primauté. Nous nous efforçons de manière à rassembler un effectif qui reflète la diversité de nos clients ainsi que des communautés dans lesquelles nous voyageons. Nous encourageons alors les femmes les minorités visibles les minorités ethniques les autochtones et les personnes avec des handicaps à soumettre leur candidature. Transat accommodera les personnes avec des handicaps tout au long du processus de sélection et dembauche. Si vous avez besoin des mesures dadaptation communiquez avec nous afin que nous puissions ensemble combler vos besoins convenablement.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time

Experience: years
Vacancy: 1