Coordonnateur·trice administratif·ive

Date d’entrée en poste : Dès que possible.

Le/la Coordonnateur.trice administratif.ve est responsable du soutien administratif du bureau. Nous recherchons une personne motivée et débrouillarde pour contribuer au succès des projets. Compte tenu de la portée des tâches, ce poste est 100% présentiel au bureau (Quartier des Spectacles).

Principales responsabilités

• Accueil des clients, livreurs, représentants, visiteurs, etc…;
• Traitement des courriels généraux, courrier et messagerie, système téléphonique
• Coordination quotidienne du bureau (classement, rangement, achats, réservations, abonnements, commandes) ;
• Collaboration avec les Associés et appui à l’équipe
• Collaboration avec la directrice des finances sur différentes tâches administratives;
• Aide à la mise en place d`un nouveau logiciel de gestion.
• Support à la facturation, rapports des heures facturables, fournisseurs, tenue de dossiers.
• Archivage et sauvegarde des données.

Développement des affaires

• Collaboration avec les Associés sur différentes tâches de relation Clients
• Assurer une veille sur les différents appels de proposition de services professionnels; SEAO et autres plateformes;
• Prendre en charge le montage des dossiers d’offres de services;
• Édition de texte et mise en page – maitrise logiciel Indesign impérative
• Coordonner les impressions et les dépôts;

Aptitude

• Prise en charge des tâches confiées, débrouillardise et initiative - Autonomie
• Ordonnée et structurée, sens des priorités – Rigueur
• Souci de l’image du bureau tant au niveau de l’environnement physique que des relations humaines - Courtoisie
• Respect du caractère confidentiel des informations - Discrétion
• Excellent niveau de communication en français et en anglais – Bilingue professionnel

Formation, expérience et compétences

• Expérience poste similaire : 2 à 5 ans
• Autonomie, courtoisie, rigueur, discrétion et initiative.
• Excellente connaissance d’Outlook et de la suite Office (MS Word et Excel).
• Connaissance du logiciel de comptabilité Sage (Simple comptable), un atout.
• Habileté à gérer plusieurs dossiers simultanément.