Gestionnaire administratif(ve)

Relevant du (de la) gestionnaire principal(e) administration et gestion de bureau dAECOM Canada le (la) gestionnaire administratif(ve) expérimenté(e) et très organisé(e) supervisera le fonctionnement quotidien du bureau et veillera au bon déroulement des fonctions administratives. Le (la) titulaire de ce poste est responsable de gérer les ressources du bureau de superviser et de coordonner le personnel administratif et dapporter un soutien opérationnel à la direction et aux employés. Il(elle) travaillera en collaboration avec les responsables locaux des secteurs daffaires et le (la) responsable de site afin daméliorer le soutien que nous apportons à léquipe composée de plus de 500 employés à Montréal ainsi quà ceux qui travaillent dans nos autres bureaux au Québec.

Le (la) candidat(e) idéal(e) possède de solides compétences de leadership de communication et de gestion déquipe; il (elle) est capable de travailler de façon autonome et sait établir des priorités face à des exigences concurrentes. Il (elle) doit faire preuve dadaptabilité et de résilience dans un milieu de travail dynamique en mettant à profit de solides compétences interpersonnelles et un esprit axé sur le service à la clientèle en plus dassumer les responsabilités énumérées ici.

Responsabilités :

Leadership et soutien stratégique

• Déterminer et mettre en œuvre des améliorations de processus afin daccroître lefficacité.
• Appuyer la direction et les autres services et collaborer avec eux dans le cadre dinitiatives organisationnelles et de projets spéciaux (p. ex. la mise en place de nouveaux outils et processus comme le déploiement de lIA les partenariats avec les Capacités dentreprise CE et la collaboration avec les Services généraux à lentreprise SGE).
• Faire preuve de professionnalisme lors des échanges avec les parties prenantes externes au nom de ladministration.
• Collaborer avec les autres membres des équipes administratives partout au Canada afin de partager et de mettre en œuvre les pratiques dexcellence.
• Soutenir la stratégie de travail hybride dAECOM le suivi du taux doccupation des bureaux et laménagement de lespace.
• Apporter son soutien au besoin au comité des activités sociales du bureau pour planifier et organiser des événements visant à renforcer et à promouvoir notre communauté et notre culture.

Soutien au personnel et à léquipe

• Encadrer optimiser et superviser le personnel administratif et de soutien en assurant la formation et la gestion de la performance afin de favoriser une culture dentreprise axée sur lexcellence.
• Servir de point de contact principal pour les demandes du personnel concernant le fonctionnement des bureaux.
• Assister les responsables et les services dans la gestion des calendriers et de la logistique et contribuer au besoin à la mise en forme de documents et de rapports grâce à une maîtrise avancée de MS Word.
• Coordonner lintégration à léchelle locale afin de garantir une première semaine et un premier mois accueillants et sans accroc pour les nouvelles personnes embauchées.

Communication et gestion des documents

• Rédiger et diffuser des communications et des annonces internes.
• Tenir à jour les dossiers administratifs et le système de gestion des documents (numériques et papier).
• Accompagner les RH dans la gestion des documents dintégration et la conformité administrative.

Exploitation et administration du bureau

• Superviser le fonctionnement quotidien du bureau afin de garantir un environnement de travail productif et professionnel.
• Gérer les fournitures de bureau le matériel les relations avec les fournisseurs et les budgets correspondants.
• Veiller au respect des réglementations relatives à la santé à la sûreté et à la sécurité et participer aux travaux du comité de sécurité du bureau en tant que membre.
• Agir comme point de contact pour le matériel de bureau les équipements techniques des salles de réunion et les fournitures utilisées au quotidien.
• Collaborer avec le (la) gestionnaire régional(e) des installations pour assurer la gestion courante des locaux du bureau.
• Assurer la coordination avec le service informatique concernant les dernières mises à jour et améliorations. Fournir une assistance sur place pour le dépannage selon les besoins.
• Gérer les places de stationnement le cas échéant.

Qualifications :

Exigences minimales :

• Au moins 6 ans dexpérience dans ladministration de bureau dont au moins 2 ans à un poste de supervision ou de direction.
• Maîtrise avancée des systèmes et outils bureautiques (MS Office Workday Teams système de sécurité etc.).
• Le bilinguisme (français et anglais) est indispensable pour assumer efficacement les responsabilités liées à ce poste qui consistent notamment à collaborer avec une équipe de plus de 20 collègues répartis dans tout le Canada ainsi quà interagir et à partager la charge de travail avec des équipes situées dans dautres pays où la langue principale utilisée dans le cadre professionnel est langlais.

Exigences privilégiées :

• Études en gestion dentreprise en gestion administrative ou dans un domaine connexe.
• Compétences avérées dans lamélioration des processus la mise en œuvre dinitiatives opérationnelles la gestion des fournisseurs et le contrôle budgétaire.
• Expérience avérée dans ladministration de bureau et la gestion opérationnelle.
• Solides compétences en gestion et coordination de projets notamment dans les tâches de planification de documentation et détablissement de rapports.
• Connaissances de la conformité de la santé et de la sécurité ainsi que de la réglementation relative au lieu de travail (un atout).

Informations complémentaires :

• Le parrainage pour lobtention dun permis de travail Canadien nest pas disponible pour ce poste.
  

À propos dAECOM

AECOM est le chef de file mondial des infrastructures déterminé à offrir un monde meilleur. En tant quentreprise de services professionnels de confiance dotée de vastes compétences techniques nous résolvons les défis complexes de nos clients dans les domaines de leau de lenvironnement de lénergie du transport et du bâtiment. Nos équipes collaborent avec des clients des secteurs public et privé pour créer des solutions novatrices durables et résilientes tout au long du cycle de vie des projets quil sagisse de services-conseils de planification de conception dingénierie de gestion de programmes ou de construction. AECOM est une entreprise du Fortune500 qui a généré des revenus de 161milliards$ au cours de lexercice2025. Apprenez-en plus sur .

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Toutes vos informations resteront confidentielles conformément aux directives dEEO.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time

Experience: years
Vacancy: 1