Adjoint administratif principal / adjointe administrative principale

Description du poste :

Sous la responsabilité immédiate du président et en collaboration avec le Conseil exécutif, la personne titulaire du poste assure un rôle central dans la gestion administrative, financière et opérationnelle de l’Association des étudiants de HEC Montréal.

Ce poste requiert une personne très autonome, rigoureuse et polyvalente, capable d’interagir avec des étudiants, des membres du Conseil exécutif, des comités, des fournisseurs, des partenaires institutionnels et des intervenants externes. La personne retenue devra être en mesure de gérer simultanément des tâches administratives courantes, du soutien comptable, du suivi budgétaire, de la coordination interne et de la documentation nécessaire aux obligations de l’association.

Le rôle exige une excellente capacité d’organisation, un haut niveau de confidentialité, une bonne compréhension des priorités d’une association étudiante universitaire ainsi qu’une forte capacité d’adaptation dans un environnement où les responsables élus changent régulièrement.

Principales responsabilités :

La personne titulaire du poste devra notamment :

• Assurer le secrétariat général de l’AEHEC, incluant l’accueil des membres et visiteurs, la réponse aux demandes courantes, la gestion des appels, du courrier, des télécommunications, de la papeterie, de la documentation et du local de l’association;
• Appuyer le président et les membres du Conseil exécutif dans l’exécution de leurs responsabilités administratives et opérationnelles;
• Assurer un suivi administratif continu malgré les changements annuels au sein des équipes étudiantes élues;
• Tenir les livres de l’association et appuyer le trésorier dans la gestion financière courante;
• Mettre à jour les budgets des comités et assurer le suivi des dépenses;
• Préparer le règlement des factures et effectuer les suivis requis auprès des fournisseurs;
• Effectuer les dépôts bancaires et assurer le classement des pièces justificatives;
• Préparer la documentation requise pour la mission d’examen et collaborer avec les vérificateurs;
• Préparer les rapports de taxes trimestriels et assurer le suivi des échéances administratives;
• Soutenir le vice-président aux affaires internes dans la coordination de la vie étudiante;
• Soutenir les comités de l’AEHEC dans leurs besoins administratifs;
• Participer à l’amélioration continue des procédures administratives, comptables et organisationnelles;
• Maintenir une documentation claire et à jour afin d’assurer la continuité des opérations;
• Réaliser tout autre mandat administratif, comptable ou organisationnel confié par le Conseil exécutif.

Qualifications requises :

La personne recherchée doit posséder :

• Un diplôme de niveau collégial ou une formation équivalente en administration, bureautique, comptabilité, gestion, secrétariat ou tout autre domaine pertinent;
• Un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans un rôle administratif, comptable, de coordination ou de gestion opérationnelle;
• Une excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Google Sheets, Word, Google Drive, Gmail ou outils équivalents;
• Une excellente maîtrise du logiciel SAGE et Quickbooks;
• Une grande autonomie dans l’organisation du travail et la priorisation des tâches;
• Une excellente rigueur administrative et un souci élevé du détail;
• Une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique;
• Un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité;
• L’autorisation de travailler légalement au Canada.

Atouts importants :

Les éléments suivants seront considérés comme des atouts significatifs :

• Expérience dans un organisme sans but lucratif, une association étudiante, un milieu universitaire ou un environnement institutionnel;
• Expérience en coordination administrative auprès d’un conseil d’administration, d’un comité exécutif ou d’une équipe de direction;
• Expérience en gestion d’entreprise, gestion d’équipe ou gestion opérationnelle;
• Connaissance des processus comptables de base applicables aux organismes ou associations;
• Capacité à accompagner des responsables élus ou des équipes renouvelées régulièrement;
• Bonne compréhension de la vie associative, étudiante ou communautaire;
• Anglais fonctionnel, à l’oral ou à l’écrit, considéré comme un atout.

Profil recherché :

L’AEHEC recherche une personne fiable, structurée et expérimentée, capable d’assurer la continuité administrative de l’organisation. Le poste convient à une personne ayant une forte capacité d’autonomie, une bonne maturité professionnelle et une expérience polyvalente en administration, soutien comptable et coordination d’activités.

La personne retenue devra être capable de travailler dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement et où la stabilité administrative est essentielle au bon fonctionnement de l’association.

Lieu de travail : 3000, chemin de la Côte-Sainte-Catherine, bureau RJ.741 Montréal, Québec, H3T 2A7

Type d’emploi : Temps plein, permanent 32 heures par semaine

Salaire et avantages : Salaire à discuter (58 000$ à 65 000$)

Avantages offerts :

• 7 semaines de vacances annuellement, dont deux semaines pendant la période des fêtes;
• 15 jours de congés personnels par année;
• Programme d’assurance collective incluant notamment médical, dentaire, invalidité et vie;
• Congés supplémentaires de maladie et personnels selon les politiques applicables.

Personne à contacter :

Victor Crest, Président de l’AEHEC

victorcrest34@gmail.com

514-430-6244