Superviseur(e) Service à la clientèle et logistique - Customer Service & Logistics Supervisor

Description du poste

Responsabilités

Service à la clientèle

• Maintenir un niveau élevé de satisfaction de la clientèle au sein du département.
• Assurer une communication efficace et développer des relations solides avec les clients.
• Agir comme personne-ressource entre les clients et les autres départements afin de répondre aux demandes et de résoudre les problèmes potentiels.
• Recevoir les bons de commande des clients et s'assurer qu'ils respectent les modalités des contrats en vigueur (prix, délais de livraison, modalités de paiement, etc.).
• Assurer la supervision quotidienne de l'équipe et offrir du coaching.
• Participer activement à toutes les activités liées au service à la clientèle.
• Aider à résoudre les problèmes liés aux commandes, aux livraisons ou aux écarts de facturation.
• Identifier les tendances et les lacunes dans les processus, puis contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de solutions.
• Participer aux prévisions afin de s'assurer que les niveaux d'inventaire sont suffisants.
• Recevoir et traiter toutes les plaintes des clients conformément au processus établi.

Logistique

• Superviser les activités du département, notamment :
  • La coordination des expéditions.
  • La préparation des documents d'exportation et des formalités douanières.
  • Les communications avec les transporteurs, les courtiers en douane et les services d'inspection des viandes.
• Participer à la planification de la consolidation des expéditions.
• Superviser les ramassages et les livraisons afin de respecter les rendez-vous de livraison.
• Rechercher des moyens de réduire les coûts sans compromettre les attentes des clients.
• Lancer et gérer les appels d'offres (RFP – Demande de prix) auprès des transporteurs.
• Rechercher en tout temps de meilleures options de transport afin d'améliorer les processus.
• Approuver les factures selon les tarifs négociés.
• Développer et entretenir des relations solides avec les fournisseurs actuels, notamment les transporteurs et les entrepôts.
• Collaborer avec les fournisseurs afin de résoudre les problèmes et de minimiser les impacts sur les opérations.

Autres responsabilités

• Respecter les exigences réglementaires et les procédures opérationnelles de l'entreprise afin d'assurer les plus hauts standards en matière de salubrité et de qualité des aliments.
• Être responsable d'assurer la qualité et la salubrité des produits ainsi que le respect des exigences du programme SQF dans le cadre des tâches assignées.
• Veiller en tout temps à ce que les postes clés soient remplacés lors des absences du personnel.
• Participer à des projets spéciaux.
• Démontrer sa capacité à atteindre les objectifs établis tout en gérant efficacement son temps et ses priorités.
• Contester les pénalités imposées par les clients en fournissant les pièces justificatives, la documentation et les explications nécessaires.

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Responsibilities

Customer Services:

• Maintain a high level of customer satisfaction within the department.
• Strong communication and build relationships with customers.
• Act as a liaison between customer and other departments to provide solutions to customer inquiries and possible issues.
• Receive customer purchase orders and ensure it respects the current contract in place: price, lead time, payment terms, etc.
• Manage daily supervision and provide coaching.
• Practical involvement in all aspects of customer service.
• Assists in resolving issues that may arise from product orders, deliveries, or invoicing discrepancies.
• Report trends, process flaws, and work toward developing and implementing solutions.
• Assist in forecasting to ensure sufficient inventory is available.
• Receive and treat all customer complaints following the established process.

Logistics:

• Supervise within the department:
  • Coordinating shipments.
  • Export and customs paperwork.
  • Communication with carriers/custom brokers/meat inspection.
• Assist with planning on consolidation of shipment.
• Oversee pickups & deliveries to ensure delivery appointments are respected.
• Look to decrease costs without affecting customers expectations.
• Launch and execute an RFP (Request For Price) with carriers.
• Always look for better freight option to improve the process.
• Approval of invoices with set rates as negotiated.
• Build and grow relationships with current suppliers: carriers and warehouses.
• Work with suppliers when problem arise and find solutions to minimize disruption with operations.

Other responsibilities

• Comply with the company's regulatory requirements and operational procedures to ensure a high standard of food safety and quality.
• Be responsible for ensuring product quality and safety, and meeting SQF program requirements during assigned tasks.
• Always ensure the replacement of key personnel during time off.
• Special projects.
• Demonstrates ability to meet set goals and effectively manages time as well as priorities.
• Dispute penalties handed by clients by providing the necessary back ups, documentation and explanation.

Qualifications

Compétences

• Minimum de 3 à 5 années d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience dans l'industrie alimentaire, un atout.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, en français et en anglais.
• Bonne maîtrise des applications Microsoft, notamment Outlook, Word et Excel.

Qualités recherchées

• Excellentes habiletés interpersonnelles permettant de collaborer avec divers intervenants.
• Esprit critique, analytique et orienté vers l'amélioration continue.
• Dynamisme et grand professionnalisme.
• Solides aptitudes en leadership.
• Capacité à former, coacher et offrir une rétroaction constructive.
• Sens de l'organisation et souci du détail.
• Remet constamment en question le statu quo afin de favoriser l'amélioration continue.

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Skills and Abilities

• Minimum 3 to 5 years of experience in a similar role.
• Food industry experience, an asset.
• Good written & oral communication in both English and French.
• Basic knowledge with Microsoft applications: Outlook, Word, Excel.

Characteristics

• Strong interpersonal skills to work with different stakeholders.
• Critical, Analytical and forward-thinking skills.
• Energetic and demonstrates a high level of professionalism.
• Strong leadership skills.
• Ability to teach, coach, and provide feedback effectively.
• Organized, attention to detail.
• Always challenging the status quo.