Legal Secretary | Secrétaire Juridique

Legal Secretary | Secrétaire Juridique

Join a Growing Firm

Chalati Notaires Avocats is a growing corporate and notarial law firm. We are seeking a meticulous, organized, and service-minded legal secretary to support our corporate law team. This is an opportunity for an administrative professional who enjoys working closely with lawyers, paralegals and clients and playing a key role in the smooth running of sophisticated transactions and business matters.

Why Join Chalati Notaires Avocats?

• Competitive salary based on years of experience;
• Group insurance benefits;
• Hybrid work environment;
• Summer schedule;
• Modern, well-appointed offices in Ville Saint-Laurent, accessible by car and public transit;
• Direct client contact and significant responsibility from day one;
• Diverse and stimulating practice areas;
• Collaborative team culture;
• Opportunity for professional growth and long-term career development.

Your Role

We are looking for a Legal Secretary to support our corporate law team at our firm. This position can be either full-time or part-time and is offered on a hybrid basis. As a member of our corporate law team, you will provide administrative and document support to lawyers and paralegals at our office.

Your key responsibilities will include:

• Formatting, typing, and proofreading complex legal documents using Word, Excel, and PowerPoint;
• Managing internal and client deadlines;
• Preparing resolutions;
• Preparing minute books;
• Maintaining, closing, and purging files, and scanning and filing firm and client correspondence and legal documents into the firm’s client management software;
• Ensuring diligent follow-up on a variety of department activities and files;
• Creating, organizing, and maintaining databases and business records;
• Adhering to the file opening process;
• Scheduling meetings;
• Answering calls and leads, distributing messages, setting up conference calls, sending and receiving emails, resolving issues as needed;
• Opening, sorting, and distributing mail, and sending correspondence to clients;
• Managing and transferring incoming calls at reception, and forwarding emails efficiently, courteously, and professionally;
• Preparing and sending service contracts and estimates to clients;
• Preparing closing binders;
• Contacting clients regarding invoicing;
• Maintaining lawyers' calendars and coordinating agendas and meetings (internal and external), including supporting material preparation and attending to logistics;
• Welcoming clients and other visitors at reception and answering their questions;
• Accomplishing any other related administrative tasks, which require a good understanding of the firm's business activities and department practices.

What We Are Looking For

• Experience in a professional services environment (an asset).
• Bilingual, written and spoken (French and English), given the firm's clientele and mandates, with excellent grammar;
• Mastery of the advanced tools of the Microsoft Office suite;
• Ability to accomplish tasks for several people simultaneously with minimal supervision;
• Ability to meet deadlines and work under pressure while remaining calm, including availability to provide support outside of usual business hours, if and when required;
• Great attention to detail, working with rigor and discipline, with a strong professional work ethic, integrity, and confidentiality;
• Team player who appreciates the dynamic of working as part of a group;
• Discreet and professional;
• Strong communicator, comfortable interacting with all levels of the organization;
• Flexible, able to manage rapidly changing and time-sensitive demands;
• Autonomous and self-driven;
• Excellent at identifying and managing priorities;

Who Thrives Here?

The ideal candidate is detail-oriented, dependable, and proactive, and thrives in a fast-paced environment. You take pride in your organizational skills, communicate professionally with clients and colleagues, and juggle competing priorities with discretion and a calm, solution-oriented attitude.

If you are looking for a role that offers meaningful responsibility, professional growth, and the opportunity to support a dynamic team in a boutique law firm, we would welcome your application.

Version française

Secrétaire Juridique

Joignez-vous à un cabinet en croissance

Chalati Notaires Avocats est un cabinet en pleine croissance exerçant en droit corporatif et en droit notarial. Nous sommes à la recherche d’une secrétaire juridique méticuleuse, organisée et axée sur le service afin de soutenir notre équipe en droit corporatif. Il s’agit d’une occasion pour une professionnelle administrative qui aime travailler en étroite collaboration avec des avocats, des parajuristes et des clients, et jouer un rôle clé dans le bon déroulement de transactions sophistiquées et de dossiers d’affaires.

Pourquoi vous joindre à Chalati Notaires Avocats?

• Salaire concurrentiel selon les années d’expérience;
• Assurances collectives;
• Environnement de travail hybride;
• Horaire d’été;
• Bureaux modernes et bien aménagés à Ville Saint-Laurent, accessibles en voiture et en transport en commun;
• Contact direct avec la clientèle et responsabilités importantes dès le premier jour;
• Domaines de pratique variés et stimulants;
• Culture d’équipe collaborative;
• Possibilités de croissance professionnelle et de développement de carrière à long terme.

Votre rôle

À titre de membre de notre équipe en droit corporatif, vous fournirez un soutien administratif et documentaire aux avocats et aux parajuristes de l’équipe en droit corporatif à notre bureau.

Vos principales responsabilités comprendront notamment :

• Mettre en forme, dactylographier et réviser des documents juridiques complexes à l’aide de Word, Excel et PowerPoint;
• Gérer les échéances internes et celles des clients;
• Préparer des résolutions;
• Préparer des livres de procès-verbaux;
• Maintenir, fermer et épurer les dossiers, ainsi que numériser et classer la correspondance du cabinet et des clients et les documents juridiques dans le logiciel de gestion des dossiers clients du cabinet;
• Respecter le processus d’ouverture de dossiers;
• Planifier des réunions;
• Répondre aux appels et distribuer les messages, organiser des conférences téléphoniques, envoyer et recevoir des courriels et résoudre les problèmes au besoin;
• Ouvrir, trier et distribuer le courrier, et envoyer la correspondance aux clients;
• Gérer et transférer les appels entrants à la réception, et transmettre les courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle;
• Préparer et envoyer les contrats de service et les soumissions aux clients;
• Prépration des relieurs de clôtures;
• Ouvrir les dossiers avec la documentation requise par le Barreau;
• Communiquer avec les clients relativement à la facturation.
• Tenir à jour les calendriers des avocats et coordonner les agendas et les réunions, tant internes qu’externes, y compris la préparation du matériel de soutien et la gestion de la logistique;
• Accueillir les clients et les autres visiteurs à la réception et répondre à leurs questions;
• Accomplir toute autre tâche administrative connexe nécessitant une bonne compréhension des activités du cabinet et des pratiques du département.

Profil recherché

• Expérience dans un environnement de services professionnels, un atout;
• Bilinguisme, à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais, compte tenu de la clientèle et des mandats du cabinet, avec une excellente maîtrise de la grammaire;
• Maîtrise des outils avancés de la suite Microsoft Office;
• Capacité d’accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision;
• Capacité de respecter les échéances et de travailler sous pression tout en demeurant calme, y compris la disponibilité pour offrir du soutien en dehors des heures normales de bureau, lorsque requis;
• Grande attention aux détails, travail effectué avec rigueur et discipline, ainsi qu’une solide éthique professionnelle, intégrité et confidentialité;
• Esprit d’équipe et appréciation du travail en groupe;
• Discrétion et professionnalisme;
• Excellentes aptitudes en communication et aisance à interagir avec tous les niveaux de l’organisation;
• Flexibilité et capacité de gérer des demandes changeantes, urgentes et sensibles au temps;
• Autonomie et sens de l’initiative;
• Excellente capacité à identifier et à gérer les priorités.

Qui s’épanouit chez nous?

La candidate idéale est minutieuse, fiable et proactive, et s’épanouit dans un environnement au rythme soutenu. Vous êtes fière de vos compétences organisationnelles, vous communiquez de façon professionnelle avec les clients et les collègues, et vous savez gérer des priorités concurrentes avec discrétion et une attitude calme axée sur les solutions.

Si vous recherchez un poste offrant des responsabilités significatives, des possibilités de croissance professionnelle et l’occasion de soutenir une équipe dynamique au sein d’un cabinet boutique, nous serions heureux de recevoir votre candidature.