Réceptionniste et gestionnaire de bureau

La Maison MD est à la recherche d’un(e) réceptionniste et gestionnaire de bureau bilingue, organisé(e) et professionnel(le) pour se joindre à son équipe à Westmount.

Ce rôle représente le premier point de contact de la clinique et joue un rôle clé dans l’expérience patient, tout en assurant le bon fonctionnement administratif et organisationnel du bureau au quotidien.

Le ou la candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), structuré(e) et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Il s’agit d’un poste à temps plein, avec des possibilités d’évolution au sein de la clinique.

Veuillez noter que ce poste est prévu pour débuter en septembre 2026.

Responsabilités principales

• Accueillir les patients et visiteurs de façon professionnelle, chaleureuse
• Répondre aux appels téléphoniques et gérer une ligne multi-appels avec efficacité
• Répondre aux courriels de manière rapide, claire et professionnelle
• Planifier, organiser et optimiser les rendez-vous et les calendriers de la clinique
• Assurer les tâches générales de réception et d’administration (classement, numérisation, organisation de documents)
• Maintenir des dossiers patients et administratifs précis et bien structurés
• Soutenir les opérations quotidiennes afin d’assurer un flux de travail fluide et efficace
• Participer à l’organisation du bureau et à la gestion des fournitures
• Utiliser la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) dans les tâches quotidiennes

Qualifications

• Bilinguisme français et anglais (obligatoire)
• Expérience préalable en réception, administration ou gestion de bureau
• Expérience en milieu médical ou clinique et familiarité avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME)
• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Grand sens de l’organisation et souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• À l’aise de travailler de façon autonome et en équipe

Rénumération et horaire

• 25 $ à 30 $ de l’heure (selon l’expérience)
• Poste à temps plein (35 à 40 heures par semaine)
• Mode hybride (présentiel à Westmount + flexibilité télétravail selon les besoins)
• Possibilités d’évolution au sein de La Maison MD

Ce que nous offrons

• Environnement de travail professionnel, structuré et collaboratif
• Implication directe dans les opérations cliniques et administratives
• Possibilités d’évolution vers des responsabilités accrues en gestion de bureau
• Horaire stable à temps plein avec flexibilité intégrée

La Maison MD is seeking a bilingual, organized, and professional Receptionist and Office Manager to join its Westmount team.

This role serves as the first point of contact for the clinic and plays a key part in delivering an exceptional patient experience, while ensuring the smooth day-to-day administrative and operational functioning of the office. The ideal candidate is proactive, structured, and capable of managing multiple priorities in a dynamic and constantly evolving environment. This is a full-time position with opportunities for growth within the clinic.

Please note that this position is expected to begin in September 2026.

Key Responsibilities

• Greet patients and visitors in a professional, welcoming manner
• Answer and manage multi-line phone systems efficiently
• Respond to emails in a timely, clear, and professional manner
• Schedule, organize, and optimize clinic appointments and calendars
• Perform general reception and administrative duties (filing, scanning, document organization)
• Maintain accurate and well-structured patient and administrative records
• Support daily operations to ensure smooth workflow and efficiency
• Assist with office organization and supply management
• Use Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) in daily tasks

Qualifications

• Bilingual in French and English (required)
• Previous experience in reception, administration, or office management
• Experience in a medical or clinical setting and familiarity with electronic medical records (EMR) systems
• Strong communication and customer service skills
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook)
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to manage multiple priorities in a dynamic environment
• Comfortable working both independently and within a team

Compensation & Schedule

• $25–$30 per hour (based on experience)
• Full-time position (35–40 hours per week)
• Hybrid work model (in-office in Westmount + remote flexibility as needed)
• Opportunities for growth within La Maison MD

What We Offer

• Professional, structured, and collaborative work environment
• Direct involvement in clinical and administrative operations
• Opportunity to grow into expanded office management responsibilities
• Stable full-time schedule with built-in flexibility