Adjoint(e) de direction Executive assistant

Job description

English will follow

AJW Group est un leader mondial indépendant spécialisé dans la chaine dapprovisionnement léchange la réparation et la location de composants davions. Riche de plus de 90 ans dexpérience dans le domaine de laviation AJW soutient plus de 1000 compagnies aériennes dans 100 pays. Lune des principales divisions du groupe AJW est AJW Technique une installation de pointe pour lentretien la réparation et la révision (MRO) qui compte plus de 160 techniciens expérimentés et passionnés à Montréal.

LAdjoint(e) de direction agit comme un partenaire stratégique du président en fournissant un soutien administratif organisationnel et de coordination de projets complet. Le rôle consiste à optimiser lefficacité de la direction en gérant les agendas les communications les déplacements les réunions et les initiatives spéciales tout en assurant une coordination fluide entre les parties prenantes internes et externes et en maintenant une stricte confidentialité.

Rôle :

• Gérer lagenda du Président y compris la planification des réunions des rendez-vous et des événements corporatifs.

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux incluant les vols lhébergement le transport et la préparation ditinéraires détaillés.

• Surveiller et prioriser les communications entrantes en assurant des réponses rapides et en escaladant les dossiers urgents au besoin.

• Agir comme point de contact principal entre le Président et les parties prenantes internes et externes.

• Préparer relire corriger et mettre en forme les correspondances les rapports les présentations et autres documents de niveau exécutif.

• Participer aux réunions clés au besoin; préparer les ordres du jour rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions afin den garantir la réalisation.

• Gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec professionnalisme et discrétion.

• Gérer les rapports de dépenses les factures et les processus de rapprochement conformément aux politiques de lentreprise.

• Appuyer la coordination de projets le suivi de lavancement et le soutien administratif des initiatives stratégiques.

• Organiser et coordonner la logistique des réunions du conseil dadministration des réunions de direction des retraites exécutives et des événements spéciaux.

• Maintenir des dossiers fichiers et documents organisés afin de soutenir lefficacité des opérations de direction.

• Anticiper les besoins administratifs et identifier de manière proactive des occasions daméliorer lefficacité et la performance du Président.

Ce que nous offrons :

• Salaire concurrentiel

• Avantages sociaux dès lembauche (assurance collective fonds de pension etc.)

• Journées personnelles

• Jours de maladie

• Horaire de travail flexible

• Formation continue

• Programme daide aux employés

• Et plus

Nous sommes fiers dattirer et de retenir les meilleurs talents. Venez rejoindre notre équipe dynamique.

Nous souscrivons également aux principes de léquité en matière demploi et nous nous employons à ce que notre effectif soit représentatif de la communauté du grand Montréal.

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AJW Group is a world-leading independent specialist in the supply exchange repair and lease of aircraft spare parts. With over 90 years of aviation experience AJW supports over 1000 airlines across 100 countries. One of the main divisions of the AJW Group is AJW Technique a state-of-the-art component Maintenance Repair and Overhaul (MRO) facility with over 160 experienced and passionate technicians in Montreal.

The Executive Assistant acts as a strategic partner to the President providing comprehensive administrative organizational and project coordination support. The role is responsible for optimizing executive effectiveness through the management of schedules communications travel meetings and special initiatives while ensuring seamless coordination across internal and external stakeholders and maintaining strict confidentiality.

Main responsibilities:

• Manage the Presidents calendar including scheduling meetings appointments and corporate events.

• Coordinate domestic and international travel arrangements including flights accommodations transportation and detailed itineraries.

• Monitor and prioritize incoming communications ensuring timely responses and escalating urgent matters as required.

• Serve as a primary point of contact between the President and internal and external stakeholders.

• Prepare proofread edit and format executive-level correspondence reports presentations and other business documents.

• Attend key meetings as required; prepare agendas record meeting minutes and follow up on action items to ensure completion.

• Handle highly confidential and sensitive information with professionalism and discretion.

• Manage expense reports invoices and reconciliation processes in accordance with company policies.

• Assist with project coordination progress tracking and administrative support for strategic initiatives.

• Organize and coordinate logistics for board meetings leadership meetings executive retreats and special events.

• Maintain organized records files and documentation to support efficient executive operations.

• Anticipate administrative needs and proactively identify opportunities to improve executive efficiency and effectiveness.
  

We offer:

• Competitive salary

• Full benefits upon hiring (group insurance pension plan etc.)

• Personal days

• Sick days

• Flexible work schedule

• On-going training

• Employee assistance program

• And more

We pride ourselves in attracting and retaining top talent; come and join our dynamic team.

We adhere to the principles of employment equity and we strive to ensure that our workforce is representative of the Greater Montreal area.

Job requirements

English will follow

Exigences:

• Diplôme en administration en gestion des affaires ou dans un domaine connexe.

• 10 ans dexpérience auprès de cadres supérieurs.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais afin de pouvoir communiquer efficacement avec les parties prenantes internes et externes.

• Solide maîtrise de la suite MS Office (Outlook Word Excel PowerPoint) et des outils de collaboration (ex. Teams Zoom etc).

• Capacité à gérer des priorités multiples à travailler sous pression et à sadapter à des besoins changeants.

• Expérience en coordination de projets.

• Grande proactivité autonomie et orientation solutions.

• Haut niveau de discrétion de professionnalisme et de rigueur.

• Solides compétences en organisation gestion du temps et résolution de problèmes.

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Job requirements:

• Degree in administration business or related field.

• 10 years of experience supporting senior executives.

• Excellent verbal and written communication in both French and English skills in to be able to communicate efficiently with internal and external stakeholders.

• Strong proficiency in MS Office Suite (Outlook Word Excel PowerPoint) and collaboration tools (e.g. Teams Zoom etc).

• Ability to manage competing priorities work under pressure and adapt to changing needs.

• Experience in project coordination

• You are highly proactive autonomous and solution-oriented

• High level of discretion professionalism and attention to detail.

• Strong organizational time management and problem-solving skills.

All done!

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Required Experience:

IC

Employment Type : Full-Time
Experience: years
Vacancy: 1