Agent(e) soutien aux opérations

Description

de l'emploi:Agent(e) soutien aux opérationsLaval, QC (Hybride)Ce poste sert de point unique de propriété pour les nouveaux magasins jusqu’à ce qu’ils soient correctement ajoutés à notre système et au processus d’audit et de correction des factures de bout en bout à travers le réseau de franchises.Le/la coordonnateur(trice) veille à une base de données de magasin propre, à la précision de la facturation, favorise la résolution rapide des écarts de facture et identifie de manière proactive les causes profondes afin d’éviter les erreurs récurrentes. Responsabilités :

• Prendre en charge l’intégralité de l’audit des factures; de la réception de rapports d’écart des partenaires Finance/Assurance à la résolution

• Maintenir et gérer le fichier de suivi centralisé partagé

• Attribuer et acheminer les demandes de correction aux magasins appropriés, en faisant un suivi pour assurer une résolution rapide

• Développer une solide connaissance pratique du système de point de vente (POS) afin de comprendre comment les factures sont créées, modifiées, annulées et refacturées au niveau du magasin

• Examiner directement les erreurs de facture avec le personnel du magasin, en les guidant étape par étape dans le processus de correction dans le POS

• Suivre et catégoriser les causes des erreurs de facture (PO#, prix, informations incorrectes sur le transporteur, erreurs de saisie manuelle) afin d’identifier les motifs et de fournir des guides de référence rapide pour prévenir de futures erreurs

• Proposer et mettre en œuvre des améliorations des processus, y compris des possibilités d’automatisation, des formations pour les magasins et des ajustements de configuration sur la rue principale

• Créer et intégrer de nouveaux profils de vendeur sur le portail Uniban (Conversence).

• Maintenir et mettre à jour régulièrement la base de données du magasin afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité

• Collaborer avec les magasins pour recueillir toute la documentation requise pour l’intégration dans la base de données

• Soumettre les demandes d’ouverture d’un nouveau magasin à MDM et au support technique, et faire un suivi pour assurer l’ouverture dans les délais

• Aider les assureurs dans le processus de paiements (OPC)

Qualifications et exigences :

• 1 à 3+ ans d'expérience dans un rôle administratif ou en opérations

• Bonne maîtrise de Microsoft Excel / Microsoft 365

• Excellentes compétences organisationnelles avec une grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs fichiers de transporteurs simultanément

• Solides compétences en communication écrite et orale en français et en anglais (bilingue requis)

• Expérience pratique des systèmes de point de vente (POS), capacité à naviguer, dépanner et guider le personnel du magasin lors des corrections de facturation – un atout important

• Capacité à travailler de façon autonome, à prioriser les tâches et à suivre des processus structurés avec une supervision minimale

Operations Support SpecialistLaval, QC (Hybrid)This position serves as the single point of ownership for the new stores until they are correctly added to our system and end-to-end invoice audit and correction process across the franchise network. The coordinator ensures clean store database, billing accuracy, drives timely resolution of invoice discrepancies, and proactively identifies root causes to prevent recurring errors.Key Responsibilities:

• Own the full invoice audit lifecycle; from receiving discrepancy reports from Finance/Insurance partners to confirmed resolution

• Maintain and manage the centralized shared tracking file

• Assign and route correction requests to the appropriate stores, following up directly to ensure timely resolution

• Develop a strong working knowledge of the Point of Sale (POS) system to understand how invoices are created, modified, voided, and rebilled at the store level

• Review invoice errors directly with store personnel, walking them through the correction process step by step within the POS

• Track and categorize root causes of invoice errors (PO#, pricing, incorrect carrier info, manual entry mistakes) to identify patterns and provide quick-reference guides to prevent future errors

• Propose and implement process improvements, including automation opportunities, training for stores, and Mainstreet configuration adjustments

• Create and onboard new store profiles in the Uniban Portal upon request

• Maintain and regularly update the store database to ensure accuracy and completeness

• Liaise with stores to collect all required documentation for database onboarding

• Submit requests for new store setup to MDM and Technical Support, and follow up to ensure timely completion

• Assist with the Open, Pay and Close process with insurance carriers

Qualifications & Requirements:

• 1-3+ years of experience in an administrative or operations role

• Strong proficiency with Microsoft Excel / Microsoft 365

• Excellent organizational skills with high attention to detail and ability to manage multiple carrier files simultaneously

• Strong written and verbal communication skills in both French and English (bilingual required)

• Hands-on experience with Point-of-Sale (POS) systems, ability to navigate, troubleshoot, and guide store personnel through billing corrections – strongly preferred

• Ability to work autonomously, prioritize tasks, and follow structured processes with minimal supervision

#LI-AS1#DBCORP#HYBRID