Adjoint.e Administratif.ve / Gestion Immobilière

Job Description

Claria est une société d’investissements privée basée au centre-ville de Montréal, active dans la gestion d’un portefeuille diversifié d’investissements immobiliers. Claria est également développeur, propriétaire et gestionnaire de projets immobiliers résidentiels haut de gamme.

Entreprise dynamique, Claria offre un environnement de travail stimulant, humain et collaboratif, axé sur l’excellence du service, la qualité de vie des résidents et le développement de ses équipes.

Le poste

Nous sommes à la recherche d’une Adjointe administrative organisée, proactive et orientée service à la clientèle pour soutenir la gestionnaire de propriété du projet Astoria Laval, un immeuble résidentiel haut de gamme d’environ 340 unités.

La personne jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel du projet, tout en contribuant à offrir une expérience résident exceptionnelle aux locataires.

Responsabilités principales

• Assurer le soutien administratif quotidien à la gestionnaire de propriété
  
• Répondre aux appels, courriels et demandes des résidents avec professionnalisme et efficacité
  
• Effectuer les suivis administratifs liés aux locations, renouvellements de baux et dossiers des locataires
  
• Préparer les baux, documents administratifs, avis et communications aux résidents
  
• Effectuer l’entrée de données et maintenir les dossiers à jour dans Yardi
  
• Assurer le suivi des loyers, paiements, arrérages et dossiers administratifs des locataires
  
• Préparer et organiser les dossiers et documents pour les dossiers et audiences au TAL
  
• Coordonner les demandes de service, suivis d’entretien et communications avec les fournisseurs
  
• Planifier les visites, inspections, emménagements et déménagements
  
• Soutenir la coordination des périodes d’emménagement à haut volume lors des phases de livraison et de stabilisation du projet
  
• Soutenir l’organisation des événements résidents et initiatives communautaires du projet
  
• Participer au maintien des standards élevés de présentation, de service et d’expérience client du projet
  

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Claria is a private investment company based in downtown Montreal, active in the management of a diversified real estate investment portfolio. Claria is also a developer, owner, and manager of high-quality residential real estate projects.

As a dynamic and growing company, Claria offers a stimulating, collaborative, and people-focused work environment centered around service excellence, resident experience, and team development.

The Position

We are seeking a highly organized, proactive, and customer service-oriented Administrative Assistant to support the Property Manager of Astoria Laval, a luxury residential rental property of approximately 340 units.

The successful candidate will play a key role in supporting the daily administrative and operational activities of the property while contributing to an exceptional resident experience.

Main Responsibilities

• Provide daily administrative support to the Property Manager
  
• Respond to resident inquiries, calls, and emails in a professional and timely manner
  
• Handle administrative follow-ups related to leasing, lease renewals, and tenant files
  
• Prepare leases, notices, resident communications, and various administrative documents
  
• Enter and maintain accurate information in Yardi
  
• Assist with rent collection follow-ups, payments, arrears, and tenant administrative records
  
• Prepare and organize files and documentation for TAL cases and hearings
  
• Coordinate service requests, maintenance follow-ups, and communications with suppliers and contractors
  
• Schedule visits, inspections, move-ins, and move-outs
  
• Support high-volume move-in coordination during project delivery and stabilization phases
  
• Support resident events and community initiatives within the property
  
• Help maintain the high standards of presentation, service, and resident experience associated with the project
  

Profil

Profil recherché

• DEC ou AEC en administration, gestion immobilière, bureautique ou domaine connexe
  
• Minimum de 2 ans d’expérience en administration, immobilier résidentiel, hôtellerie ou service à la clientèle
  
• Expérience dans la gestion ou l’administration d’immeubles résidentiels haut de gamme de 300 unités et plus
  
• Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail
  
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
  
• Approche professionnelle, positive et orientée service client
  
• Excellentes habiletés en communication en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit
  
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
  
• Maîtrise du logiciel Yardi (essentiel)
  
• Expérience avec des plateformes immobilières telles que Building Stack (un atout)
  
• Sens de l’initiative, autonomie et esprit d’équipe
  

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail dynamique et humain
  
• L’opportunité de participer à la croissance d’un projet résidentiel haut de gamme
  
• Une équipe collaborative et passionnée
  
• Des possibilités d’évolution au sein de l’entreprise
  
• Salaire compétitif et avantages sociaux
  

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Profile & Qualifications

• DEC, AEC, or relevant education in administration, real estate, office management, or a related field
  
• Minimum of 2 years of experience in administration, residential real estate, hospitality, or customer service
  
• Experience working in or supporting luxury residential buildings of 300 units or more
  
• Strong organizational skills and attention to detail
  
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
  
• Professional, positive, and customer-focused attitude
  
• Excellent communication skills in both French and English, written and spoken
  
• Strong knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
  
• Proficiency with Yardi is essential
  
• Experience with property management platforms such as Building Stack is considered an asset
  
• Strong sense of initiative, autonomy, and teamwork
  

What We Offer

• A dynamic and people-oriented work environment
  
• The opportunity to contribute to the growth of a luxury residential project
  
• A collaborative and passionate team
  
• Growth and advancement opportunities within the company
  
• Competitive compensation and benefits package
  

Informations contractuelles

Avantages sociaux :

• Événements d’entreprise
  
• Soins dentaires
  
• Assurance invalidité
  
• Assurance maladie complémentaire
  
• Assurance vie
  
• Congés payés
  
• Soins de la vue
  

Benefits:

• Company events
  
• Dental care
  
• Disability insurance
  
• Extended health care
  
• Life insurance
  
• Paid time off
  
• Vision care
  

Requirements
Profil recherché DEC ou AEC en administration, gestion immobilière, bureautique ou domaine connexe Minimum de 2 ans d’expérience en administration, immobilier résidentiel, hôtellerie ou service à la clientèle Expérience dans la gestion ou l’administration d’immeubles résidentiels haut de gamme de 300 unités et plus Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique Approche professionnelle, positive et orientée service client Excellentes habiletés en communication en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) Maîtrise du logiciel Yardi (essentiel) Expérience avec des plateformes immobilières telles que Building Stack (un atout) Sens de l’initiative, autonomie et esprit d’équipe Ce que nous offrons Un environnement de travail dynamique et humain L’opportunité de participer à la croissance d’un projet résidentiel haut de gamme Une équipe collaborative et passionnée Des possibilités d’évolution au sein de l’entreprise Salaire compétitif et avantages sociaux ---------------------------------------------------------------------- Profile & Qualifications DEC, AEC, or relevant education in administration, real estate, office management, or a related field Minimum of 2 years of experience in administration, residential real estate, hospitality, or customer service Experience working in or supporting luxury residential buildings of 300 units or more Strong organizational skills and attention to detail Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment Professional, positive, and customer-focused attitude Excellent communication skills in both French and English, written and spoken Strong knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) Proficiency with Yardi is essential Experience with property management platforms such as Building Stack is considered an asset Strong sense of initiative, autonomy, and teamwork What We Offer A dynamic and people-oriented work environment The opportunity to contribute to the growth of a luxury residential project A collaborative and passionate team Growth and advancement opportunities within the company Competitive compensation and benefits package