Adjointe administrative

Adjointe administrative Direction exécutive de l'exploitation et des affaires immobilières Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience) Ce que nous vous offrons : • Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride; • Conciliation travail / vie personnelle; • Programme d’assurance collective complet; • Régime de retraite à prestations déterminées; • Accès à un gym 7 jours sur 7; • Carte OPUS. SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous la supervision du directeur de division - livraison du service, la personne assume le secrétariat du Service en supportant son supérieur dans ses activités et en assistant le personnel du Service. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS • Produit à l’aide d’outils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle. • Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentation et de rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles. • Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents. • Tient à jour l’agenda du ou de la chef : organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents. • Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus et fait le suivi de certaines actions à prendre. • Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du Service en utilisant les outils requis. • Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires. • Recueille de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie. • Procède au classement, à l’archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire. • Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites. • Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour l’achat de fournitures et autre matériel requis. • Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs. Tâches spécifiques • Fait l’extraction hebdomadaire de la liste d’adresses du dossier chauffeurs et avise les personnes concernées lorsque requis. • Prépare et fait la mise en page de « La Consigne » pour les chauffeurs pour la distribution chaque semaine. • Saisit les informations relatives aux griefs et transmet les documents requis aux parties concernées. • Rédige les lettres de félicitations pour les chauffeurs et met à jour le fichier mensuel des événements recensés pour affichage sur le tableau reconnaissance. • À partir des informations fournies par les superviseurs, rédige les lettres d’accidents évitables et inévitables. • À la réception des nouveaux groupes chauffeurs, attribue un superviseur par chauffeur, dresse le calendrier de probation et procède à l’ouverture des dossiers. • Publie sur les écrans aux dépôts chauffeurs toute information pertinente, soit départ à la retraite, travaux sur le réseau, etc. • Assure un soutien administratif à toute l’équipe de la supervision. • Assure un soutien administratif à l’équipe responsable de la gestion des uniformes et du matériel chauffeur (au besoin). DATE LIMITE POUR POSTULER : 4 JUIN 2026 • D.E.P. en secrétariat • 2 ans d’expérience pertinente • Connaissance approfondie du français écrit • Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)