Agente, agent de secrétariat - B2627-04

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Département Éducation

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Assister le directeur dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion de sa direction et plus particulièrement à celles des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique visant la réalisation de la mission de l’unité.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Collaborer à la bonne marche de son secteur en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à votre domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de votre secteur.

Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.

Assister aux réunions, aux assemblées départementales, aux comités, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

Seconder le directeur dans la préparation des dossiers devant être soumis aux instances, obtenir les résolutions et assurer le suivi requis par ces dossiers.

Tenir à jour le calendrier de planification des activités de l’unité et gérer l'agenda de son supérieur, recevoir et filtrer les appels.

Initier et saisir les transactions budgétaires et financières dans le système de gestion administrative. Faire les suivis appropriés; enregistrer les dépenses effectuées, participer à la planification et à la révision des budgets du département, tenir à jour le registre des dépenses et informer les personnes concernées des disponibilités budgétaires.

Tenir à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, des engagements, des évaluations, des promotions, des nominations, des affectations, des congés divers, des absences, etc.; veiller au respect des échéanciers et des directives.

Organiser des réunions (convocations, réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires).

Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d'archivage.

Effectuer la mise en page de divers documents, tels que lettres, rapports, mémos et en vérifier l'orthographe et la grammaire. Signer certains documents relevant de sa compétence.

Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

EXIGENCES

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, AEC ou DEC en bureautique ou scolarité équivalente

5 ans d’expérience pertinente

AUTRES

Maîtrise des logiciels de la Suite Office 365 (Outlook, Word, Teams)

Esprit d’initiative et autonomie

Capacité à collaborer et à travailler en équipe

Sens de l’organisation et gestion des priorités

Habiletés dans les relations interpersonnelles

Discrétion et professionnalisme

Très bonne compétence linguistique en français écrit (70 %)

Connaissance du milieu universitaire, un atout important

MODE DE TRAVAIL

Travail hybride avec présence au bureau de Québec ou Montréal 1 jour par semaine et au besoin

TYPE DE POSTE

Poste régulier

MILIEU INCLUSIF

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.

Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com