Agent de bureau, Réseau régional (Remplacement + 1 an) (Québec ou autre région)

Notre équipe joue un rôle de premier plan dans le développement économique régional avec une présence active aux quatre coins du Québec. Nos experts accompagnent les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs avec des services-conseils en affaires, des produits financiers et des conseils technologiques sur mesure. Nous sommes également de précieux alliés pour guider nos clients vers d’autres expertises au sein d’Investissement Québec ou vers l’un ou l’autre de nos partenaires dans le marché.

Votre rôle :

Effectuer des attributions de niveau administratif dans le cadre de la gestion et du suivi des demandes de financement et autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau.

Vos responsabilités principales :

Interventions financières

• Recueillir, colliger et saisir diverses informations nécessaires à la préparation des documents relatifs aux dossiers traités par les professionnels.
• Lors de la réception d’une demande, vérifier si toutes les pièces requises ont été produites, s’assurer de l’exactitude des données, transmettre les lettres d’accusé réception d’une demande aux personnes concernées et, s’il y a lieu, recueillir les informations et les documents manquants en effectuant les recherches nécessaires.
• Responsable d’effectuer des demandes d’information quant au rapport de crédit Equifax, les plumitifs civils et criminels, registres fonciers et RDPRM, etc.
• Assurer le suivi des dossiers sur les éléments suivants : communiquer avec les entreprises pour obtenir les documents nécessaires au suivi adéquat des dossiers de la direction; faire les mises à jour des dossiers informatisés en apportant des corrections mineures en fonction des changements indiqués ou communiquer avec les personnes concernées.
• Responsable de rédiger les documents légaux finaux (lettre d’offre, convention de cautionnement, lettre de changement, etc.).
• Responsable de rédiger les documents nécessaires à la prise de sûreté.
• Responsable de la saisie exacte des soldes bancaires préalable à la facturation des honoraires de garantie.

Administratif

• Compléter, au besoin, divers formulaires, rapports d’analyse, tableaux, notes de service ou toutes autres formes de lettres.
• Traiter la correspondance et coordonner la réception et la distribution de tous les documents pour signatures (s’il y a lieu).
• Tenir à jour différents registres, systèmes de classement, numérisation ou archivage.
• Peut être appelé au besoin à gérer l’agenda du directeur régional en planifiant les rencontres, en évaluant l’importance et la priorité des demandes reçues, en sensibilisant le directeur régional aux urgences à régler et en réglant les problèmes soumis à son attention.
• Assurer les activités de secrétariat et de nature administrative telles que réaliser des requêtes ou des recherches informatiques dans SYGIC, monter des présentations sur PowerPoint, préparer des tableaux sur Excel, préparer les lettres, notes de service, accusés de réception, comptes rendus.
• Organiser les déplacements en effectuant les réservations requises. Appuyer l’équipe dans l’organisation d’événements, les convocations, les réservations et confirmations de présence à des réunions ou autres activités.
• Responsable de la mise à jour des outils de gestion visuel en faisant l’extraction de données et en s’assurant de la transmission d’informations spécifiques à l’équipe.
• Responsable de générer et transmettre les rapports hebdomadaires et mensuels (suivi et contrôle opérationnel).
• Remplir, à partir d’informations reçues, des registres, des formulaires, des rapports ou des documents relatifs, notamment à des autorisations d’actes administratifs et de déplacement conformément aux directives en vigueur et en assurer le suivi.

Communication

• Assurer les communications avec la clientèle, nouvelle ou existante et fournir les informations demandées verbalement ou en transmettant la documentation pertinente au demandeur.
• Recevoir les appels téléphoniques et courriels, identifier leurs besoins et diriger les appels.
• Responsable d’assurer le suivi des demandes provenant du service d’accueil et d’information (SAI) et les demandes d’immigrants investisseurs et s’assurer de respecter le standard de qualité requis.
• Peut être appelé à collaborer avec le directeur régional ou le directeur régional adjoint à la gestion du flux de travail.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Vos qualifications spécifiques requises :

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) auquel s’ajoute un programme de formation d’une durée d’au moins 1 an ou l’équivalent au DEC en bureautique, en technique juridique et/ou notarial et/ou financement.
• Posséder trois (3) années d’expérience dans le domaine du secrétariat, dont une (1) année en financement, en secrétariat de droit notarial ou en secrétariat de droit des affaires.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Posséder une connaissance fonctionnelle de l’anglais.
• Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• Connecte avec tes collègues : Travaille de la maison jusqu’à trois jours par semaine et profite de l’énergie du bureau pour créer, t’inspirer, collaborer et avoir du plaisir!

  • Plusieurs formules d’horaires flexibles te permettant de mieux concilier vie personnelle et professionnelle, tout en respectant ton profil d’emploi.

    • Allonge tes journées de travail pendant quatre jours pour obtenir une demi-journée de congé.

    • Évite le trafic en réalisant tes 7 heures de travail entre 7 h 30 et 18 h.

    • Profite de congés payés un vendredi après-midi sur deux durant l’été

    • Bénéficie de 2 semaines complètes en télétravail au Québec par année

• Dépasse-toi : Plusieurs options te sont offertes pour parfaire tes connaissances, améliorer tes compétences professionnelles ou tes habiletés de gestion. S’ajoutent à cela des congés pour études, le remboursement des frais pour l’obtention d’une attestation professionnelle, le remboursement de matériel de cours, et encore plus.

• Prends soin de ta santé : Nous offrons des services de télémédecine tout à fait gratuitement. Notre programme de santé-mieux-être TonIQ, te permet également de profiter de conférences et de suggestions d’activités favorisant un bel équilibre de vie.

• Reste actif : Nous remboursons une partie des frais d’inscription à ton programme de santé physique.

• Sens-toi soutenu en toutes circonstances : Notre programme d’aide aux employés et à la famille t’apporte un soutien gratuit, immédiat et confidentiel.

• Réalise-toi maintenant et prépare ton avenir en même temps! Nos employés adhèrent automatiquement à notre régime de retraite à prestations déterminées, l’un des plus généreux de notre secteur d’activité.

• Sois rassuré, tu seras assuré Nous offrons un régime d’assurances collectives flexibles pouvant être modulés en fonction des besoins (selon admisibilité).

• Vois la vie en vert Plusieurs initiatives en développement durable s’ajoutent à notre bilan chaque année : remboursement d’une partie de tes titres de transport, stationnement à vélos gratuit, distributrices à eau pour éviter le gaspillage de plastique