Service Coordinator

Location Dorval, QC FRANCAIS Résumé du Poste En tant que Coordonnateur de Service, vous serez responsable de la gestion des demandes de maintenance et de réparation provenant de clients commerciaux et de détail à travers le Canada, en français et en anglais. Ce rôle consiste à coordonner les activités quotidiennes afin d’assurer une prestation de service efficace et rentable tout en réduisant au minimum les perturbations opérationnelles pour les clients. L’objectif principal est de maintenir des normes élevées de qualité de service et de satisfaction client. Responsabilités Clés Gestion des Demandes de Service - Traiter les demandes de réparation et de maintenance, y compris les situations d’urgence. - Documenter et traiter les demandes de service de manière claire et rapide. Coordination et Résolution de Problèmes - Analyser et résoudre les demandes pour s'assurer que le sous-traitant le plus approprié est envoyé. - Surveiller et gérer les retours d’information pour éviter les problèmes potentiels, en respectant les termes des clients et les délais de résolution. - Fournir des devis de base pour les interventions dépassant la limite Not-To-Exceed (NTE) du client. Suivi du Flux de Travail - Suivre et superviser les travaux des sous-traitants jusqu’à leur achèvement. - Coordonner les plannings et fournir des mises à jour régulières aux clients. Tâches Administratives - Émettre des bons de commande aux sous-traitants. - Traiter les factures des sous-traitants et préparer les factures pour les clients. Disponibilité et Réponse en Urgence - Participer à une rotation pour gérer les appels d’urgence en dehors des heures de bureau, y compris les nuits, les week-ends et les jours fériés. - Rester joignable au besoin en dehors des heures de bureau pour soutenir les projets en cours. Collaboration et Développement - Contribuer aux déploiements et à de petits projets spéciaux. - Identifier de nouvelles ressources pour nous aider à maintenir un avantage concurrentiel dans l’industrie (au niveau national). Qualifications et Compétences - Au moins deux ans d’expérience technique dans la construction, les installations ou la maintenance. - Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral. - Bonne maîtrise d’Excel et d’Outlook ; capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels. - Solides compétences en coordination des ressources et des activités quotidiennes. - Aptitudes organisationnelles et analytiques avec la capacité de travailler de manière autonome. - Capacité à identifier des axes d’amélioration, proposer des suggestions et résoudre des problèmes. - Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Compétences Comportementales - Capacité à prendre des décisions réfléchies et bien fondées. - Être à l’aise avec le changement et faire preuve d’un fort sens de l’urgence. - Remettre en question le statu quo en proposant des idées et solutions appropriées. - Favoriser les partenariats et prioriser la collaboration. - Présenter les informations de manière efficace et concise. - Être proactif et gérer les attentes des clients. ***** ENGLISH Job Summary As a Service Coordinator, you will manage maintenance and repair service requests from retail and commercial clients across Canada in both French and English. This role involves coordinating day-to-day activities to ensure efficient and cost-effective service delivery while minimizing operational disruptions for clients. The focus is on maintaining high standards of service quality and customer satisfaction. Key Responsibilities Service Request Management - Handle repair and maintenance requests, including emergency situations. - Process and document incoming service requests clearly and promptly. Coordination and Troubleshooting - Analyze and troubleshoot requests to ensure the most suitable subcontractor is dispatched. - Monitor and address feedback to mitigate potential issues, ensuring adherence to client terms and resolution timelines. - Provide basic quotations for service calls exceeding the client’s Not-To-Exceed (NTE) limit. Workflow Oversight - Track and follow up on subcontractor work in progress until job completion. - Coordinate schedules and provide regular updates to clients. Administrative Duties - Issue purchase orders to subcontractors. - Process invoices from subcontractors and prepare invoices for clients. Availability and Emergency Response - Participate in a rotation to handle emergency calls during off-hours, including nights, weekends, and holidays. - Remain reachable as needed during off hours to support ongoing projects. Collaboration and Growth - Contribute to roll-outs and minor special projects. · Responsible for finding new resources to help us maintain a competitive edge in the industry (nationally). Qualifications and Skills - At least two years of technical experience in Construction, Facilities, or Maintenance - Fluent in French and English both verbal and written - Proficient knowledge of Excel and Outlook; ease of learning new software’s - Strong abilities in coordinating resources and day-to-day activities. - Strong organizational and analytical skills with the ability to work independently. - Ability to recognize improvement areas, offer suggestions and resolve problems. - Capable of handling multiple priorities. Competencies - Ability to make well thought out decisions. - Be comfortable with change and have a strong sense of urgency. - Challenge the status quo by contributing appropriate ideas and solutions. - Build partnerships and prioritize collaboration. - Present information in an effective and concise manner. - Be proactive and manage client expectations. Job Type: Full-time Pay: $55,000.00- $60000 Benefits: - Casual dress - Company events - Dental care - Disability insurance - Discounted or free food - Employee assistance program - Extended health care - Flexible schedule - Life insurance - On-site parking - Paid time off - RRSP match Experience: - Facilities maintenance: 2 years (required) Work Location: In person