Praticien(ne) de la paie

Titre du poste : Praticien(ne) de la paie – Spécialiste multi-provinces et CCQ

Fréquence : Paie hebdomadaire

Volume : 850 employés (320 non syndiqués, 530 Syndiqués, Paie CCQ, Multi-provinces)

Système : ADP Workforce Now

Aperçu du rôle

En tant que Praticien(ne) de la paie, et se rapportant à la Gestionnaire de la Paie (PLP), vous serez le pivot de la rémunération pour nos 850 employés à travers le Canada. Sous un rythme hebdomadaire, vous assurez la production hebdomadaire du cycle de paie, de l'entrée de données à la conformité législative.

Responsabilités principales

Production de la paie hebdomadaire :

• Produire le cycle complet de la paie chaque semaine pour l'ensemble du personnel canadien sur ADP Workforce Now.

• Effectuer la saisie et le traitement rigoureux des mouvements de personnel :

• Entrée au dossier : Création des profils pour les nouvelles embauches.

• Changements : Modifications salariales, promotions et transferts.

• Départs : Calcul des soldes finaux et émission des relevés d'emploi (RE).

• Gérer les banques de temps et absences : traitement du temps personnel payé, suivi et paiement des vacances, congés de maladie et autres congés spéciaux.

• Valider et traiter les feuilles de temps et les heures travaillées.

Transfert des données de paie et journaux comptables :

• Assurer le transfert exact et complet des données de paie vers les journaux comptables, selon les échéanciers établis avec le service des Finances.

• Produire, valider et transmettre les rapports de paie requis pour l’imputation comptable, incluant :

• Salaires et heures régulières

• Heures supplémentaires

• Charges sociales employeur (RPC/RRQ, AE, RQAP, WSIB, CNESST, etc.)

• Avantages imposables

• Vacances et indemnités

• Cotisations syndicales et CCQ

• S’assurer que les données exportées d’ADP Workforce Now sont conformes aux structures de comptes comptables en place (GL).

• Effectuer les conciliations de paie entre ADP, les rapports de paie et le grand livre général.

• Identifier, analyser et corriger rapidement toute écart ou anomalie comptable liée à la paie.

• Collaborer étroitement avec l’équipe Finance/Comptabilité afin d’assurer une intégration fluide et fiable des données de paie.

• Participer aux audits financiers et de paie, incluant la préparation de documents justificatifs.

• Maintenir une documentation rigoureuse des processus de transfert comptable de la paie et proposer des améliorations continues.

Conformité et Audit :

• Concilier les rapports de paie et préparer les remises gouvernementales et syndicales.

• Répondre aux questions des employés concernant leur bulletin de paie avec clarté et professionnalisme.

• Participer activement à la préparation des dossiers de fin d’année (T4/Relevé 1) et aux audits de paie.

Qualifications requises

• Expérience : Minimum de 5 ans d'expérience en paie, Système : Maîtrise avancée de la plateforme ADP Workforce Now.

• Expertise : Solide connaissance des normes du travail de toutes les provinces canadiennes et de la gestion de paie syndiquée.

• Langues : Bilinguisme (français et anglais) essentiel pour couvrir l'ensemble de nos bureaux canadiens.

• Titre : Accréditation PCP (Praticien en conformité de la paie) de l'Institut national de la paie, un atout majeur.

Profil recherché

Nous recherchons une personne capable de garder son calme sous la pression d'un cycle hebdomadaire. Vous avez l'œil pour le détail (le "zéro erreur" est votre standard).

Horaire et conditions de travail

• Lundi au vendredi, de 8h à 17h pour 40 heures par semaines

• travail hybride, jusqu’à 2 jours par semaines au bureau selon les semaines (6 à 8 jours par mois)

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Job Title: Payroll Practitioner – Multi-Province & CCQ Specialist

Frequency: Weekly payroll

Volume: 850 employees (320 non-unionized, 530 unionized, CCQ payroll, multi-province)

System: ADP Workforce Now

Role Overview

As a Payroll Practitioner, reporting to the Payroll Manager (PLP), you will be the central point of compensation for our 850 employees across Canada. Working within a weekly cycle, you will manage the full payroll process—from data entry to legislative compliance.

Key Responsibilities

Weekly Payroll Processing:

• Process the full payroll cycle each week for all Canadian employees using ADP Workforce Now.

Employee Data Management:

• Accurately input and process employee changes:

  • Onboarding: Create employee profiles for new hires
  • Changes: Salary adjustments, promotions, and transfers
  • Offboarding: Calculate final balances and issue Records of Employment (ROE)

• Manage time banks and absences, including personal paid time, vacation tracking and payouts, sick leave, and other special leaves.

• Validate and process timesheets and hours worked.

Payroll Data & Accounting Integration:

• Ensure accurate and complete transfer of payroll data to accounting journals, according to timelines established with the Finance department.

• Produce, validate, and submit payroll reports for accounting allocation, including:

  • Regular wages and hours
  • Overtime
  • Employer payroll taxes (CPP/QPP, EI, QPIP, WSIB, CNESST, etc.)
  • Taxable benefits
  • Vacation and allowances
  • Union and CCQ contributions

• Ensure data exported from ADP Workforce Now aligns with the existing general ledger (GL) account structure.

• Perform payroll reconciliations between ADP reports and the general ledger.

• Identify, analyze, and resolve payroll-related discrepancies or accounting anomalies in a timely manner.

• Collaborate closely with the Finance/Accounting team to ensure smooth and accurate payroll data integration.

• Participate in financial and payroll audits, including preparing supporting documentation.

• Maintain thorough documentation of payroll-to-accounting transfer processes and suggest continuous improvements.

Compliance & Audit:

• Reconcile payroll reports and prepare government and union remittances.
• Respond to employee payroll inquiries clearly and professionally.
• Actively participate in year-end processes (T4 / Relevé 1) and payroll audits.

Required Qualifications

• Experience: Minimum 5 years of payroll experience
• System Expertise: Advanced proficiency in ADP Workforce Now
• Expertise: Strong knowledge of labor standards across all Canadian provinces and unionized payroll management
• Languages: Bilingualism (French and English) required to support all Canadian offices
• Certification: PCP (Payroll Compliance Practitioner) designation from the National Payroll Institute is a strong asset

Ideal Profile

We are looking for someone who can remain calm under the pressure of a weekly payroll cycle. You have strong attention to detail—“zero error” is your standard.

Schedule & Working Conditions

• Monday to Friday, 8:00 AM to 5:00 PM (40 hours per week)
• Hybrid work model: up to 2 days per week in the office (6–8 days per month)

La santé et la sécurité sont une valeur primordiale de Carmichael Engineering. Compte tenu de l’importance d’assurer la sécurité de chacun, vous devez vous conformer à tout moment à nos politiques de santé et de sécurité ainsi qu’aux politiques de santé et de sécurité des clients lorsque vous travaillez sur les sites des clients.

Carmichael Engineering accueille et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à tous les aspects du processus de sélection.