RÔLE
Sous la responsabilité du directeur des opérations et des ressources humaines, l’agent administratif ou agente administrative des opérations assure un soutien administratif, technique et opérationnel aux coordonnateurs et aux conseillers. Il ou elle intervient en appui afin de faciliter la logistique, la documentation et la standardisation des outils.
VALEUR AJOUTÉE DU POSTE
L’agent administratif ou agente administrative des opérations veille à la fluidité administrative, à la rigueur des suivis et à la cohérence des informations entre les projets et les directions concernées.
Il ou elle agit comme pivot opérationnel entre les différents secteurs et contribue directement à l’efficacité de l’organisation, à la qualité de l’exécution quotidienne et à la continuité des activités.
Le poste s’inscrit dans un cadre structuré, axé sur l’application des processus, la conformité documentaire et le respect des méthodes établies.
CONTRIBUTION À LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE
L’agent(e) administratif(ve) contribue directement à la mise en oeuvre de l’Itinéraire stratégique de la destination 2022-2030 et de la planification stratégique organisationnelle 2026–2030.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
•Préparer et organiser certaines rencontres ou comité de coordination de projets;
•Appuyer la rédaction de comptes rendus et assurer la circulation de l’information entre les équipes et les directions;
•Réunir les documents et informations nécessaires aux suivis de projets;
•Assurer le suivi administratif des actions convenues (appels, courriels, échéances);
•Maintenir la traçabilité des décisions et des suivis dans les outils internes (Wrike, SharePoint, M365);
•Mettre à jour les fichiers partagés, procédures, modèles et outils;
•Appliquer les règles de classification, de conformité et de mise à jour de l’information;
•Assurer le relais des informations entre les projets et les directions concernées;
•Organiser les dossiers administratifs liés aux projets et aux opérations;
•Soutient, lorsque requis, la logistique de certains événements et comités, incluant la préparation de la salle et du matériel.
SAVOIR-FAIRE
•Appliquer rigoureusement les procédures et les méthodes de travail établies;
•Structurer l’information de façon claire, logique et cohérente;
•Planifier son travail et gérer efficacement ses priorités;
•Assurer des suivis constants et fiables;
•Utiliser efficacement les outils numériques et collaboratifs.
QUALITÉS PERSONNELLES, HABILETÉS ET APTITUDES NÉCESSAIRES
•Rigueur, minutie et sens du détail;
•Approche méthodique et structurée;
•Fiabilité et sens des responsabilités;
•Discrétion et respect de la confidentialité;
•Capacité à travailler dans un cadre clair et encadré;
•Calme, constance et stabilité dans l’exécution;
•Esprit de collaboration et sens du service interne.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
•Formation collégiale ou universitaire en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience;
•Expérience pertinente en soutien administratif, en environnement opérationnel ou en gestion documentaire;
•Bonne maîtrise du français oral et écrit;
•Aisance avec les outils numériques, notamment SharePoint et la suite M365.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste syndiqué régulier à temps complet : 35 heures par semaine de jour
Environnement de travail nouvelle tendance (nouveaux locaux)
Nombreux avantages sociaux (congés de maladie et familiaux), contribution de l’employeur à un RÉER, assurance collective (soins dentaires, médicaments, professionnels de la santé, lunettes, assurance-vie, voyage, massothérapie, etc.), comité mieux-être, club social. Stationnement gratuit.
CANDIDATURE
Agent.e administratif.ve aux opérations • Québec, Canada
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