Description du poste
L’adjoint(e) administratif(ve) soutient le directeur de l’approvisionnement dans la gestion quotidienne des priorités, des suivis et des communications.
Agissant à titre de bras droit, elle contribue à la coordination entre les sites et les équipes, prépare les rencontres et veille au suivi des décisions, des projets et des indicateurs.
Responsabilités principales
Structuration de l’information
· Centraliser, classer et maintenir à jour l’information du département (documents, procédures, tableaux de suivi).
· Standardiser et faire évoluer les outils et méthodes de travail (gabarits, processus, suivis).
· Maintenir une vision claire des activités multi-sites et soutenir la priorisation des dossiers.
Coordination et communication
· Assurer la circulation de l’information (comptes rendus, suivis, rappels) auprès des parties prenantes.
· Maintenir l’alignement entre les équipes et les sites en clarifiant les priorités et les échéanciers.
· Faciliter la collaboration interne et contribuer à l’amélioration continue des communications.
Soutien au directeur
· Organiser et prioriser les dossiers du directeur (suivis, échéanciers, documents de référence).
· Planifier l’agenda, coordonner les réunions et préparer la documentation (ordres du jour, convocations, logistique).
· Rédiger les comptes rendus au besoin et assurer le suivi des décisions et des actions (rappels, relances, statuts).
· Gérer certaines communications administratives (courriels, demandes internes) et assurer un service professionnel et discret.
· Produire et/ou consolider des rapports de suivi (mensuels ou ponctuels) et soutenir la préparation de présentations.
· Effectuer le traitement et le suivi administratif de factures, dépenses et documents connexes, selon les processus internes.
· Assurer le suivi de projets et d’initiatives du département (statuts, échéances, livrables) en collaboration avec les équipes.
· Organiser au besoin des déplacements et participer à la logistique liée à certains événements (ex. congrès), de façon occasionnelle.
Exigences et profil recherché
· 3 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire (soutien administratif à une direction, coordination).
· Proactivité, sens de l’organisation et approche structurée.
· Expérience en coordination, suivi d’actions et soutien à la gestion (plusieurs intervenants).
· Excellente maîtrise d’Excel et de la suite Microsoft (Outlook, Teams, Word, PowerPoint).
· Disponibilité pour des déplacements occasionnels et/ou participation à des événements (ex. congrès), selon les besoins.
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