(Une version française suivra)
We’re looking for an Office Coordinator to be the face of our office and ensure a smooth, organized day-to-day environment.
This role is ideal for someone who enjoys being at the center of the action; welcoming people, keeping things running efficiently, and supporting multiple teams across the business.
This is a front-facing role, with reception coverage as the top priority, along with administrative and operational support across teams.
What You’ll Be Doing
Reception & Office Coordination
- Welcome candidates, employees, and visitors and create a great first impression
- Maintain a consistent presence at reception during working hours
- Answer and direct incoming calls and inquiries
- Manage deliveries, mail, and general office coordination
- Keep the reception area organized and professional
Administrative & Team Support
- Support Recruiters, HR Ops, and Sales with day-to-day coordination
- Assist with referral and signing bonus processing
- Help with basic administrative tasks (expenses, follow-ups, scheduling, etc.)
- Complete data entry and general support tasks across departments as needed
What We’re Looking For
- 1–3 years of experience in a receptionist, office coordinator, or admin role
- Bilingual (English & French), both spoken and written
- Strong communication skills and a customer-first mindset
- Organized, reliable, and able to multitask in a fast-paced environment
- Professional and comfortable working in a highly visible, front-facing role
- Discreet and able to handle sensitive information with professionalism
Why Join Us
- Be the face of a fast-growing, dynamic office
- Work closely with multiple teams across the business
- Play a key role in shaping the employee and candidate experience
**Version française**
Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau qui sera le visage de notre bureau et qui contribuera à assurer un environnement de travail fluide, organisé et accueillant au quotidien.
Ce rôle est idéal pour une personne qui aime être au cœur de l’action; accueillir les gens, coordonner les activités du bureau et soutenir plusieurs équipes à travers l’entreprise.
Il s’agit d’un poste en contact direct avec les employés et visiteurs, où la présence à la réception constitue la priorité principale, en plus d’un soutien administratif et opérationnel aux différentes équipes.
Responsabilités
Réception et coordination du bureau
- Accueillir les candidats, employés et visiteurs et offrir une excellente première impression
- Assurer une présence constante à la réception durant les heures de travail
- Répondre aux appels entrants et rediriger les demandes au besoin
- Gérer les livraisons, le courrier et la coordination générale du bureau
- Maintenir un espace de réception propre, organisé et professionnel
Soutien administratif et aux équipes
- Soutenir les recruteurs, les opérations RH et les équipes de ventes dans leurs activités quotidiennes
- Participer au traitement des primes de référence et de signature
- Aider avec certaines tâches administratives (dépenses, suivis, coordination, etc.)
- Effectuer de la saisie de données et offrir un soutien administratif à différents départements au besoin
Profil recherché
- 1 à 3 ans d’expérience dans un rôle de réception, coordination de bureau ou soutien administratif
- Bilingue (français et anglais), à l’oral et à l’écrit
- Excellentes compétences en communication et approche axée sur le service
- Personne organisée, fiable et capable de gérer plusieurs priorités
- À l’aise dans un rôle visible et en interaction constante avec les employés et visiteurs
- Professionnalisme et discrétion dans le traitement d’informations sensibles
Pourquoi se joindre à nous
- Être le point central d’un environnement de travail dynamique
- Collaborer avec plusieurs équipes à travers l’entreprise
- Jouer un rôle clé dans l’expérience des employés et des candidats