Coordinateur.rice, Climat et Durabilité / Climate and Sustainability

Poste temporaire jusqu'à avril 2028

Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en apprendre plus, vititez https://mila.quebec/fr

Votre rôle

Relevant de David Rolnick, vous serez responsable de soutenir les activités du laboratoire académique de David Rolnick et les initiatives internes en matière de durabilité et de climat.

En tant que Coordinateur.rice des opérations, Climat et Durabilité, vos responsabilités seront:

• Coordonner les activités entre les différents acteurs qui interagissent quotidiennement avec notre groupe de chercheurs (universités, étudiants, collaborateurs externes, partenaires internes, etc.).
• Rédiger et/ou créer une variété de documents selon les besoins spécifiques (lettres, rapports, formulaires, soutien aux mandats des chercheurs, sondages, Doodle, etc.).
• Appuyer la planification des réunions, des ordres du jour et de l'organisation.
• Accueillir les nouveaux étudiants, stagiaires et collaborateurs.
• Planifier et organiser des événements académiques (soutenances de thèse, examens doctoraux, etc.), des réunions hebdomadaires et des événements sociaux pour le laboratoire.
• Soutenir les demandes de subventions et de bourses.
• Assurer l'organisation et l'archivage des documents et des répertoires conformément aux politiques et directives en vigueur.
• Effectuer diverses tâches administratives en soutien au département des Affaires académiques et du Soutien administratif à la recherche.
• Apporter un soutien à l’équipe d'Antenna (Antenna https://www.insectai.org/) est une initiative de recherche qui assure le suivi des populations d'insectes grâce à des caméras-pièges autonomes et à l'IA) sur différents aspects : gestion des partenaires, communication et hiérarchisation des priorités.

Requirements

• Diplôme collégial ou universitaire en administration ou toute autre discipline pertinente, ou niveau équivalent de qualifications professionnelles et/ou d'expérience.
• Au moins 3 ans d'expérience en coordination de bureau, impliquant des partenaires externes et internes, idéalement dans un milieu universitaire ou de recherche.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome.
• Capacité à évaluer et gérer efficacement les priorités pour respecter les échéances et les objectifs.
• Capacité à résoudre de manière autonome des problèmes simples et à signaler les problèmes complexes de manière appropriée.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité démontrée à travailler en collaboration et à établir des relations positives avec diverses parties prenantes.
• Bilinguisme (français et anglais), en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec différents partenaires et intervenants.
• Une expérience de travail avec des équipes ou des projets technologiques est un atout.
• Un intérêt pour les projets de conservation de la biodiversité, ou une expérience dans ce domaine, est un atout.

Benefits

De bonnes raison pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître!

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne stimulée à œuvrer dans un écosystème en progression continu et à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

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Temporary position until April 2028

Mila, a global hub in artificial intelligence

Founded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its significant contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the result of a collaboration between the Université de Montréal and McGill University, in close collaboration with Polytechnique Montréal and HEC Montréal.

Mila's mission is to be a global hub for scientific advances that inspires innovation and the growth of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.

To learn more, please visit https://mila.quebec/en

Summary

Reporting to David Rolnick, you will be responsible for supporting David Rolnick academic lab activities and internal sustainability and climate initiatives.

Core responsibilities

• Coordinate the activities between the various players who interact on a daily basis with our group of researchers (universities, students, external collaborators, internal partners, etc.).
• Draft and/or create a variety of documents according to specific needs (letters, reports, forms, support for researchers mandates, surveys, Doodle, etc.).
• Support with the scheduling of meetings, agendas, and planning.
• Onboard new students, interns and collaborators.
• Plan and organize academic events (thesis defense, doctoral exams, etc.), weekly meetings, and social events for the laboratory.
• Support grant and fellowship applications.
• Ensure the organization and archiving of documents and directories in accordance with current policies and guidelines.
• Perform various administrative tasks in support of the Academic Affairs and Research Administrative Support Department.
• Support Antenna’s team (Antenna (https://www.insectai.org/) is a research initiative that monitors insect populations using autonomous camera traps and AI) on different aspects: partner’s management, communications, prioritization

Qualifications sought

• College or university diploma in administration or any other relevant discipline, or equivalent level of professional qualifications and/or experience;
• At least 3 years of experience in office coordination or project management, involving external and internal partners, ideally in an academic or research setting;
• Excellent organizational skills and ability to work independently
• Ability to effectively assess and manage priorities to meet deadlines and objectives
• Ability to independently resolve simple problems and escalate complex issues appropriately
• Excellent written and oral communication skills
• Demonstrated ability to work collaboratively and build positive relationships with various stakeholders
• Bilingual ability in French and English, due to the interactions you will have in the course of your employment with different partners and stakeholders
• Experience working with tech teams or projects is a plus
• Interest or experience in biodiversity conservation projects is a plus

Good reasons to work at Mila:

• The opportunity to contribute to a unique mission with a significant impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel insurance and additional benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• An annual leave policy offering a base of 20 days of vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible envelope allowing you to customize your benefits according to what contributes to your well-being. You can select and combine the options that correspond to your needs among lifestyle credits, enhanced insurance, additional vacation days and an enriched contribution to the pension plan;
• A flexible schedule, a summer schedule;
• A workplace in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of experts in their field, passionate and exciting people;
• A collaborative and inclusive work environment

We want to know you

Mila is an equal opportunity employer and is committed to diversity. We value the development of ideas in teams and cultivate an open and respectful work environment. The masculine gender is used for the sake of brevity only. We encourage all candidates to apply, however only those selected will be contacted. Thank you for your interest in Mila!